Állásra jelentkezéshez írt kommunikáció angolul: hivatalos levél és e-mail

Az angol hivatalos levél és e-mail a leggyakrabban használt kommunikációs formák az üzleti életben. A sikeres állásra jelentkezéshez fontos, hogy a levél vagy e-mail felépítése, megszólítása, hangvétele és zárása egyaránt megfeleljen a hivatalos angol kommunikáció szabályainak.

Az angol nyelvű álláspályázati kommunikációban világosan kell bemutatkoznod, meg kell nevezned az üzenet célját, röviden ismertetned kell a releváns információkat, és udvariasan kell utalnod a csatolt önéletrajzra vagy a következő kapcsolatfelvételre.

Az angol hivatalos levél alapvető felépítése

Sokan úgy gondolják, hogy a levél halott, mint kommunikációs forma, azonban ez csak annyiban igaz, hogy az email sokkal gyakrabban használt mára. A hivatalos levél még ma is sok helyen használt és elvárt, így érdemes ismerned formai követelményeit és a levélhez használt angol kifejezéseket.

Ráadásul mind a használt kifejezések, mind a formai követelmények szempontjából rengeteg hasonlóság van a levél és az email között. Természetesen minden hivatalos levél különböző és a témája a célodtól függ.

Az angol álláspályázati levélben általában a következő elemek jelennek meg:

1. A levél küldőjének címe.
2. A dátum.
3. A címzett neve és címe.
4. A megszólítás.
5. A bemutatkozás és a levél tárgyának megfogalmazása.
6. A levél fő tartalma.
7. A rövid összefoglalás.
8. Válasz vagy további kapcsolatfelvétel kérése.
9. A hivatalos elköszönés.
10. Az aláírás és a pozíció megadása.

Az angol hivatalos levél címzése

A feladó címe

A jobb felső sarokban helyezkedik a levelet küldő címe: Tehát, ha te küldöd a levelet, akkor a jobb felső sarokba írd a saját vagy céged címét.

Az angol hivatalos levélforma szerint sorrendileg a következőket kell írnod: a) Házszám és utcanév - egy sorba és a magyarral ellentétben nincs a házszám után pont.

Valamint, ha cég nevében írod és a céges címet adod meg, akkor a cég nevét írd fel első sorba és csak utána a házszámot és az utcanevet.

A következő sorba írod a kerületet, az ez utáni sorba a város neve kerül, majd az utolsó sorba a postai irányítószám.

Ne lepődj meg akkor sem, ha a várossal egy sorban látod az irányítószámot. Továbbá angoloknál post code néven találkozhatsz vele, míg az amerikaiaknál zip code a neve.

Az angol hivatalos levél címzésekor ne feledd a küldő címét jobbra zártan írni, tehát a fenti felsorolt elemek a levél jobb oldalán helyezkedjen el.

A dátum

A levél következő eleme a dátumozás. Az angol dátum írása szintén jobbra zártan történik és a levél küldőjének címe alá.

Figyelj arra is, hogy az angol levél dátumozása a következő sorrendben van: NAP/HÓNAP/ÉV, pont fordítva, mint magyarul. Továbbá angol dátum írásakor elegendő az évnek az utolsó két számjegyét kiírni.

A címzett adatai

A levél címzésének következő része a címzett adatai. Az angol hivatalos levélforma szerint sorrendileg a következőket kell írnod: A címzett neve. Beosztása a levelet fogadó félnek, amennyiben ismert. Cégnév, ahol dolgozik a címzett.

Címe: ez az előzőekhez hasonlóan házszám (pont nélkül) és utca név. Város neve következő sorba, ahol a cég található.

Ezt már az előzőekkel ellentétben balra zártan kell írni és lehetőleg az első sora essen a dátum alá.

Megszólítás állásra jelentkezéskor

Amennyiben ismered a címzett nevét, megszólításként írd azt, hogy: Dear + Mr (ha férfi) / Mrs (ha nő) + Családnév.

Például: Dear Mr Smith - Kedves Kovács Úr. Ha felmerülne kérdésként, melyik a családnév az angolban, akkor mindig az utolsó, mert az angoloknál az “első név” a keresztnév.

Továbbá az angol megszólítás után vesszőt teszünk és nem felkiáltójelet, mint magyarul. Figyelem a Mr / Mrs (Uram / Hölgyem) megszólítás után nem teszünk pontot az angol nyelvben.

Ennél egy sokkal hasznosabb második verzió angol hivatalos levél megszólításakor a Dear Sir or Madam. Ezt akkor használhatod, ha nem ismered a címzett nevét.

Minden más esetben, ha nem tudod a nevet Dear Sir or Madam.

A To whom it may concern túlzóan hivatalos megszólítási forma, így csak akkor használd, ha direkt ilyen hangvételben szeretnéd a leveled írni.

Bemutatkozás és a levél tárgya

Fontos, hogy a megszólítás után habár vessző van, a bemutatkozó szöveget mégis nagy betűvel kezd.

Ezután nincs is egyszerűbb és egyértelműbb bemutatkozási forma egy hivatalos levélben vagy emailben, minthogy: My name is ………………

Ez teljesen elegendő, esetleg kiegészítheted azzal, hogy milyen pozícióban és melyik cégnél dolgozol.

Ezen kívül még előfordulhat, hogy valaki más, például egyik főnököd nevében kell megírnod egy angol hivatalos levelet.

Ekkor a következőt használd bemutatkozásnál: My name is Gareth White and I am writing to you on behalf of ………

Az angol hivatalos levél esetében nincs tárgy mező, mint az emailnél, így itt az elején meg kell fogalmaznod, mi az üzleti levél tárgya, miért írsz az adott illetőnek.

Erre a következő kifejezéseket használhatod: regarding; in reference to; concerning; in relation to… majd ez után leírod leveled fő célját 1-2 mondatban.

My name is Gareth White and I am writing to you regarding…

Lényegében ezekkel a kifejezésekkel helyettesíted a kevésbé hivatalos “about” szót, amit kollégákkal való emailezések során továbbra is használj nyugodtan.

Az állásra jelentkezéshez írt levél tartalma

Ezután leírod részleteiben, mit is szeretnél leveleddel, emaileddel. Lehet az egy árajánlatkérés vagy egy panaszlevél, ez teljesen tőled függ.

Állásra jelentkezés esetén a levélben világosan kell utalnod arra, melyik pozícióra jelentkezel, hogyan szereztél tudomást a lehetőségről, és milyen dokumentumokat csatoltál.

A bemutatkozás után megnevezheted a pozíciót, amelyre jelentkezel, majd röviden ismertetheted szakmai tapasztalatodat és a jelentkezésed szempontjából fontos képességeidet.

Az álláspályázati levél célja nem az önéletrajz teljes megismétlése, hanem annak tömör kiegészítése, hogy a címzett megértse, miért tartod magad megfelelő jelöltnek.

Korábbi kapcsolatfelvételre utaló kifejezések

Ezekkel az angol kifejezésekkel utalhatsz korábbi kapcsolatfelvételre hivatalos levélben vagy emailben:

• I am writing to you in response to your previous email…
• I am writing to you in connection with yesterday’s meeting…
• I am writing to you regarding our telephone conversation last week…

Udvarias kérések angolul

Hogyan fogalmazz meg egy kérést:

• I would like to…
• Could I…?
• Could you…?
• Would it be possible to…?
• I would be grateful if you could…

Ez az utolsó a legudvariasabb és leghivatalosabb kifejezés, amit levélben vagy emailben használhatsz a legtöbb esetben.

Például gyakran használt így: I would be grateful if you could forward the documents.

További információ kérése

Ezekkel a kifejezésekkel kérj további információkat valamiről, amiről például korábban nem kaptál elegendőt és szeretnéd jobban látni az összképet valamit illetően.

• I was hoping to ask you for more information regarding…
• I would be grateful if you could elaborate upon…
• Would you be able to expand upon…

Az álláspályázatban ezek a fordulatok akkor lehetnek hasznosak, ha a munkaköri leírásról, a fizetésről vagy a pozíció további részleteiről szeretnél udvariasan érdeklődni.

A levél befejezése

Összefoglalás

Ebben a részben összefoglaljuk és emlékeztetjük a címzettet, hogy miért is írtuk levelünket. Röviden, tömören, lehetőleg egy mondatban.

Gyakran használt kifejezés ilyenkor, hogy I hope that you have the time to… (do sg) (remélem lesz ideje arra, hogy …).

Ezután megismétled a fő okot, amiért írtad a levelet, a példánk szerint: …review my attached curriculum vitae (átnézni a csatolt önéletrajzomat).

Válasz kérése

Azért, hogy a hivatalos leveledre mindenképp kapj választ érdemes ezt szavakban is kifejezni.

• I look forward to receiving your reply - Várom a válaszát
• I look forward to hearing from you soon - Várom, hogy mielőbb halljak Ön felől
• I look forward to meeting you in person - Várom, hogy személyesen is találkozzunk

Az “I look forward to + ige ING-es alakja” a leggyakrabban használt kifejezés ilyenkor. Ez egy udvarias és kellően személyes megfogalmazása annak, hogy valamilyen folytatásra (legtöbbször válaszra) várunk a címzettől.

Egy másik hasznos befejezése az angol hivatalos levelednek ez lehet: please reply/respond at your earliest convenience - Várom mielőbbi válaszát.

Ez sokkal konkrétabb befejezése egy levél szövegének és egyértelműen kifejezi, hogy elvárjuk, hogy a másik fél mielőbb válaszoljon.

Hivatalos elköszönés

Vitathatatlanul kétféle elköszönés lehetséges hivatalos üzleti levél esetén.

Az angol email írás esetén megszokott elköszönések, mint a Kind regards, Best regards stb. hivatalos levél esetén nem használatosak.

Aláírás

Végül írd alá a levelet. Ne feledd fordítva írni a neved “angolosan”, tehát először keresztnév és utána a családnév/utónév.

Ez alá még odaírhatod jelenlegi pozíciódat is, ha szeretnéd.

Az angol hivatalos e-mail formai követelményei

A fenti angol levélminta alapján megkülönböztetett 10 pont nagy részét teljes mértékben alkalmazhatod angol email írása esetén. Azonban az első 3 pontra ez egyáltalán nem igaz.

Feladó, dátum és címzett

Az emailben nem kell saját címedet részletesen feltüntetni. Vagy ha ezt meg akarod tenni, akkor is az aláírásba szokás beletenni általában az email végére.

Az email-ben ez a rész lesz egyszerűen a te email címed, amelyet a FROM mező jelöl. Az angol dátumozásra sem kell itt neked ügyelned, hiszen ezt az email kezelő szoftvered automatikusan elvégzi.

Végül az email címzése is sokkal egyszerűbb a levélhez képest, hiszen csak az email címét kell megadnod annak, akinek küldöd az emailt a „TO” sorba.

A tárgysor

Az email esetén bejön egy plusz elem a tárgysor (SUBJECT). Itt nevezed meg, miről szól értelemszerűen az emailed.

Annyi még a különbség, hogy angol (hivatalos) email esetén nem szükséges a tárgysorban a kerek egész mondat, elég annyi például a fenti levél minta alapján, hogy: Job Application - Gareth White.

A lényeg az email tárgyásoránál, hogy az üzenet fő mondandóját, célját a lehető legjobban sugallja.

Megszólítás az első kapcsolatfelvételkor

Vannak, akik az emailre egy kevésbé hivatalos kommunikációs formaként tekintenek. Azonban az angol hivatalos email esetében is - különösen az első kapcsolatfelvételkor - érdemes követned az angol hivatalos levél által támasztott protokolláris követelményeket.

Angol nyelvű email megszólításakor, az első kapcsolatfelvételkor használd a Dear Gareth megszólítást, ahol Gareth helyére a címzett nevét kell beírnod.

Csak az első emailezések után válts üzleti partnereddel egy könnyedebb, barátságosabb hangvételű megszólításra az angol emailekben, amennyiben látod, hogy nyitott erre.

Ilyen esetekben használhatod a Hello Gareth / Hi Gareth megszólításokat.

Elköszönés az angol hivatalos e-mail végén

Itt is használatos a hivatalos levél végén használt Yours sincerely (ha ismered a címzettet) / Yours faithfully (ha nem ismered).

Azonban az emailt sokan nem tekintik kellően hivatalosnak, ezért sokszor találkozhatsz a következőkkel:

• Best Regards
• Kind Regards
• Kindest Regards
• Regards

Ezek mind használatosak az üzleti életben, azonban ezek kevésbé hatnak hivatalosan, mint a Yours sincerely / Yours faithfully elköszönések.

Ha szigorúan hivatalos emailről van szó, akkor mindenképp ez utóbbiakat használd, minden más esetben nyugodtan vegyítheted a fentiekkel.

Hasznos kommunikációs szempontok angolul

Az angol kommunikáció sok embernek probléma. Sok ember érzi azt, hogy nem tud könnyen beszélgetni angolul.

Ennek egyik oldalról lehet oka az, hogy technikailag nem megy jól az angol. Esetleg még túl kevés szót ismersz, kevés megoldást arra, hogy hogyan fejezd ki magad.

De mi van akkor, ha úgy érzed, valamilyen szinten már tudsz, esetleg írásban jól megy az angol, megszólalni mégis nehéz?

Egy külföldi emberrel beszélni csak annyira lehet könnyű, mint amennyire egy magyarral tudnál.

A kommunikáció oda-vissza működése

A kommunikáció gyakorlatilag annyi, hogy egy ember a fejében lévő képet úgy adja át valaki másnak, hogy pontosan ugyanaz a kép jelenjen meg az ő fejében.

A beszéd során a képet a nyelv segítségével átküldve a másik személynek az ő fejében is megjelenhet ugyanez a kép. Ekkor történik a megértés.

Akkor lesz kellemes a kommunikáció, ha ő erről küld egy visszajelzést neked, hogy felfogta.

A válasszal, vagy a visszajelzéssel, nyugtázással van egy lezárt oda-vissza kör, és mindenki elégedett.

Tehát, ha nem igazán szokásod, akkor már azzal nagymértékben javíthatod a kommunikációdat, ha küldesz egy nyugtázást arról, hogy fogadtad, amit mondtak neked.

A kommunikáció ugyanilyen elveken működne angolban is.

A beszélgetés egyensúlya

Az sem jó, ha az egyik fél folyamatosan csak kérdez. Ez is egyirányúvá teszi a beszélgetést.

Keresd a közös témát. Tudj kérdezni, ezzel tudod egy bizonyos témánál tartani a beszélgetést!

És néha ossz meg magadról is valamit, hogy ne legyél totál idegen.

Figyeld, hogy mi az, amiről szívesen beszélget, mert felcsillan a szeme, amikor az kerül szóba.

A beszélgetés lezárása

És persze egyszer véget kell érnie a beszélgetésnek. Ha nem tudod kényelmesen lezárni, és elköszönni akármikor, amikor csak akarod, akkor megint csak nem érzed úgy, hogy tudnád irányítani.

Az a jó, ha igaz, amit mondasz, mert érezhető, ha nem. Néha az is elég, ha annyit mondasz, menned kell.

A lényeg, hogy kezdj el kommunikálni!

tags: #ala #fole #rendelt #kommunikacio #angolul