Amerikai címre angol levelet írva a legfontosabb különbség a címzés, a dátum amerikai sorrendje, valamint a hivatalos és a magánlevél eltérő hangneme. A hivatalos levél legyen tárgyilagos, udvarias és személytelen, míg a magánlevél közvetlenebb, rövidebb és személyesebb lehet.
Az amerikai címzésben a saját címet a levél jobb felső sarkában, név nélkül kell feltüntetni, majd alá kerül a teljes dátum. A címzett nevét és beosztását a bal oldalon, a saját címnél lejjebb kell megadni, ezután következik a címzett címe.
Az amerikai címzés alapvető sorrendje
Az angol hivatalos levél címzésekor ne feledd a küldő címét jobbra zártan írni, tehát a fenti felsorolt elemek a levél jobb oldalán helyezkedjen el.
A saját cím a levél jobb felső sarkában szerepel, név nélkül. A címben fel kell tüntetni a házszámot, az utcanevet, az irányítószámot és a várost.
- Házszám és utcanév egy sorban
- Város
- Állam rövidítése
- Irányítószám
- Ország, ha nemzetközi levélről van szó
Az amerikai címzésben a város és az állam általában egy sorban szerepel, az irányítószám pedig az állam rövidítése után áll.
A házszám után nem teszünk pontot, és az utcanév rövidíthető: Street helyett Str, Road helyett Rd használható.
Amerikában az irányítószám neve zip code, míg Angliában post code néven találkozhatsz vele.
Saját cím a jobb felső sarokban
A saját cím név nélkül, jobb oldalon például így rendezhető el:
123 Maple Street
New York, NY 10001
USA
Vagy az utcanév rövidítésével:
123 Maple Str
New York, NY 10001
USA
A saját cím után egy sor kimarad, majd alá kerül a dátum.
Amerikai dátumformátum
Az amerikai angolban a dátum sorrendje: hónap, nap, év.
- October 12, 2021
- June 12th, 2006
- 06/12/2006
A brit angolban ezzel szemben a nap kerül előre: 12 June 2006 vagy 12th June 2006.
Az angol nyelvű dátumozás eltér a magyarban használttól, formátuma többféle lehet, attól függően, hogy brit vagy amerikai stílust használunk.
| Változat | Dátumformátum |
|---|---|
| Brit angol | 12 June 2006 |
| Amerikai angol | June 12, 2006 |
| Amerikai számformátum | 06/12/2006 |
Az amerikai levélnél a dátum a saját cím alá, jobb oldalon helyezkedik el, majd egy üres sor után következik a címzett adata.
A címzett adatainak elhelyezése
A címzett nevét és beosztását, ha ismert, a bal oldalra, a saját címünknél lejjebb kell írni.
Hivatalos levél esetében a címzett adatai a következő sorrendben szerepelnek:
- A címzett teljes neve
- Beosztása, ha ismert
- A cég vagy intézmény neve
- Házszám és utcanév
- Város, állam rövidítése és irányítószám
- Ország, ha a levél külföldről érkezik
A címzett címét a dátum után, balra zártan kell írni.
Fontos különbség, hogy a címzett nevét és címét nem a saját címzésben kell feltüntetni, hanem a levél belső címzésében, a dátum alatt.
Címzett neve és beosztása
A címzett nevét, beosztását, ha ismert, írjuk a bal oldalra a saját címünknél lejjebb.
Ha a címzett beosztása ismert, azt a név alatti sorban kell megadni, például:
Ms. Sarah Brown
Customer Relations Manager
XYZ Corporation
456 Oak Avenue
New York, NY 10001
USA
Amerikai levélben a név sorrendje a keresztnév, majd a családnév.
Amerikai címzésben a Mr, Mrs, Ms és Miss rövidítések után általában nem teszünk pontot.
A hivatalos levél felépítése
A hivatalos levél részei egymásra épülnek: üdvözlés, a levél célja, kifejtés, esetleges kérés, záró sorok és elköszönés.
Minden gondolati egység külön bekezdésbe kerüljön.
- Feladó címe a jobb felső sarokban
- Dátum a feladó címe alatt
- Címzett neve, beosztása és címe bal oldalon
- Tárgy, ha szükséges
- Megszólítás
- A levél céljának rövid közlése
- A tények és részletek kifejtése
- Esetleges kérés vagy további lépés
- Záró mondatok
- Elköszönés és teljes név
Megszólítás ismert címzett esetén
Ha ismered a címzett nevét, használd a Dear szót, majd a megfelelő titulust és a vezetéknevet:
- Dear Mr Smith,
- Dear Mrs Smith,
- Dear Ms Smith,
- Dear Miss Smith,
- Dear Dr Smith,
Ha a címzett neve ismert, a megszólítás végére vessző kerül, nem felkiáltójel.
A hivatalos levélben a keresztnevet nem szokás hozzátenni a titulussal együtt, ezért a megszólításban a vezetéknevet használd.
Megszólítás ismeretlen címzett esetén
Ha nem tudod, pontosan ki fogja olvasni a levelet, a következő megszólítások használhatók:
- Dear Sir/Madam,
- Dear Sir or Madam,
- To whom it may concern:
A Dear Sir or Madam a leggyakrabban használatos megoldás akkor, ha nem ismered a címzett nevét.
A To whom it may concern túlzottan hivatalos és személytelen megszólítási forma, ezért csak különösen formális helyzetben célszerű használni.
A „Tisztelt Címzett!” kerülendő, mert modoros.
A hivatalos levél stílusa
Hivatalos levél esetén formális nyelvezetet használunk, kerülünk összevont alakokat, rövidítéseket, valamint a hétköznapi kifejezéseket és az idiómákat.
Hivatalos levélben például ezeket a formákat használd:
- I am a rövidített I’m helyett
- We are a rövidített We’re helyett
- Do not a rövidített Don’t helyett
- Cannot a rövidített Can’t helyett
A hivatalos levelek általában személytelenek és pusztán információközlést szolgálnak.
Használj szenvedő szerkezetet, hosszabb mondatokat és udvarias fordulatokat.
A hivatalos levél tartalmának tárgyilagosnak, lényegre törőnek és érzelemmentesnek kell lennie.
A hivatalos levélben kerüld a szlenget, a túlzottan közvetlen fordulatokat és az idiómákat.
A hivatalos levél legyen udvarias, de ne barokkos körmondatokból álljon, hanem tényközlő, lényegre törő módon fogalmazd meg.
A mondatok és bekezdések legyenek rövidek, lényegre törők.
A hivatalos levél bevezetése
A bevezetésben röviden ismertetjük a levél célját.
A levél elején egyértelműen közöld, miért írsz, mire szeretnél választ vagy intézkedést kapni.
- I am writing to enquire…
- I am writing to you regarding…
- I am writing to you in reference to…
- I am writing to you concerning…
- I am writing to you in relation to…
- I would like to express my interest in…
- I am reaching out to inquire about…
- I am contacting you on behalf of…
- Further to our previous correspondence…
Az about szónál formálisabb megoldások a regarding, az in reference to, a concerning és az in relation to.
Bemutatkozásként használható a következő mondat:
My name is …
Ha valaki más nevében írsz, ezt a formulát használhatod:
My name is Gareth White and I am writing to you on behalf of …
A levél céljának megfogalmazása
A levél célját már az első bekezdésben világosan meg kell nevezni.
- I am writing to confirm my telephone order of this morning.
- I would like to order …
- I am writing to complain about the cleanness of your hotel room.
- I would like to apply for the post of full-time teacher at your school.
- I am writing to confirm my booking of one double room for three nights.
- I am writing to bring to your attention a discrepancy in the invoice.
Jelentkezés esetén a levél elején világosan közöld a pályázat célját:
I would like to apply for the post of full-time teacher at your school.
Panasz esetén nevezd meg pontosan a problémát:
I am writing to complain about the cleanness of your hotel room.
A fő tartalom és a részletek
A tárgyalási részben részletesen kifejtjük a levél tárgyát.
Kapcsolódj a bevezetőhöz, és lépésről lépésre haladj a részletek felé.
A legfontosabb információval érdemes kezdeni, majd haladni a részletek felé.
Használj átvezető mondatokat, hogy a gondolatmenet követhető maradjon:
- Moving on to the next point…
- Let me now address…
- Turning our attention to…
- In addition to that…
- Furthermore…
- Another important aspect is…
- However…
- On the other hand…
- Nevertheless…
A tartalmi egység, a precizitás, az átgondolt stilisztika és a helyesírás, valamint a nyelvtanilag helyes megfogalmazás alapkritériumok.
Ha korábbi kommunikációra hivatkozol, használd az alábbi fordulatokat:
- I am writing to you in response to your previous email…
- I am writing to you in connection with yesterday’s meeting…
- I am writing to you regarding our telephone conversation last week…
- Further to your conversation with my assistant, I would like to confirm our meeting on Friday.
Hivatalos előzményre történő hivatkozáskor mindenképp add meg az iktatószámot, hogy az illetékesek vissza tudják keresni az ügyet.
Kérés megfogalmazása
A kéréseket udvarias, távolságtartó formában kell megfogalmazni.
- I would like to…
- Could I…?
- Could you…?
- Would it be possible to…?
- I would be grateful if you could…
Az I would be grateful if you could… az egyik legudvariasabb és leghivatalosabb kifejezés, amely levélben vagy e-mailben használható.
I would be grateful if you could forward the documents.
További információ kérésekor a következő fordulatok használhatók:
- I was hoping to ask you for more information regarding…
- I would be grateful if you could elaborate upon…
- Would you be able to expand upon…
- I would appreciate your advice on my case.
Segítségkérés esetén például ezt írhatod:
I would be grateful if you could inform me about the details.
A mellékletek megemlítése
Ha csatolsz mellékletet, akkor a levélben ezt fel kell tüntetni, a melléklet megnevezésével együtt.
Hivatalos levélben a mellékletre a következőképpen hivatkozhatsz:
- I have attached a copy of the invoice along with our contract for your reference.
- I would appreciate it if you could review the attached document.
- See attached.
- Attached below.
A mellékletek megnevezését és az oldalak számát a levél alján is fel lehet tüntetni.
A hivatalos levél lezárása
A befejezésben zárjuk le a levelet egy összegzéssel vagy a további lépések ismertetésével.
Köszönjük meg a címzettnek az idejét és a segítségét, majd fejezzük ki, hogy várjuk a választ vagy a további kommunikációt.
- I look forward to hearing from you.
- I look forward to receiving your reply.
- I look forward to hearing from you soon.
- I look forward to meeting you in person.
- Please reply/respond at your earliest convenience.
- Should you require any further information, do not hesitate to contact me.
- Please let me know if you require any additional information.
- Thank you for your time and consideration.
- I appreciate your assistance in this matter.
- I would appreciate your prompt attention to this matter.
Az I look forward to után az ige inges alakja áll:
I look forward to receiving your reply.
Ez udvarias és kellően személyes módja annak, hogy jelezd: választ vagy további lépést vársz a címzettől.
A hivatalos levél végén használható például a következő zárás:
Thank you for your prompt attention to this matter. I appreciate your assistance and look forward to your response.
Elköszönés és aláírás
Ha ismered a címzett nevét, az elköszönés:
Yours sincerely,
Ha nem ismered a címzett nevét, és a levél Dear Sir or Madam megszólítással kezdődött, az elköszönés:
Yours faithfully,
| Megszólítás | Elköszönés |
|---|---|
| Dear Mr Smith, | Yours sincerely, |
| Dear Ms Brown, | Yours sincerely, |
| Dear Sir or Madam, | Yours faithfully, |
A hivatalos levél végén a teljes nevedet írd ki.
Yours sincerely,
John Smith
Az aláírás alatt feltüntetheted a beosztásodat is.
Hivatalos amerikai levél mintája
Az alábbi minta az amerikai címzést, a dátum amerikai formáját, a hivatalos megszólítást, a tárgyilagos kifejtést és a hivatalos elköszönést mutatja be.
123 Maple Street
New York, NY 10001
USA
April 21, 2025
Ms. Sarah Brown
Customer Relations Manager
XYZ Corporation
456 Oak Avenue
New York, NY 10001
USA
Subject: Inquiry Regarding Invoice Discrepancy
Dear Ms. Brown,
I hope this message finds you well. I am writing to bring to your attention a discrepancy in the invoice issued by XYZ Corporation on April 15, 2025, for our recent purchase order.
The total amount stated on the invoice appears to differ from the agreed-upon price outlined in our contract. Specifically, the invoice total indicates £5,000, whereas the contract specifies £4,800.
I kindly request that you review this matter and confirm the correct amount at your earliest convenience.
I have attached a copy of the invoice along with our contract for your reference. If you require any additional information or documentation to assist with the review, please do not hesitate to reach out to me.
Thank you for your prompt attention to this matter. I appreciate your assistance and look forward to your response.
Yours sincerely,
John Smith
A magánlevél felépítése
A magánlevél hangneme közvetlenebb, személyesebb és kötetlenebb, mint a hivatalos levélé.
A magánlevélben használhatunk összevont alakokat, rövidítéseket, többszavas igéket, hétköznapi kifejezéseket, kötőszavakat, idiómákat és rövidebb, személyes jellegű mondatokat.
A magánlevélben használhatjuk az I és we személyes névmásokat.
A dátum magánlevélben fakultatív, és elhelyezhető a levél elején vagy a végén.
Magánlevél megszólítása
Magánlevél esetén a megszólítás általában a Dear és a címzett keresztneve:
- Dear John,
- Dear Emily,
- Dear Suzy,
A megszólítás végére itt is vessző kerül.
Baráti levélben a Hi vagy a Hello is használható, különösen e-mailben:
- Hi John,
- Hello Emily,
A magánlevél tartalma
A bevezetésben röviden fejezd ki a jókívánságaidat, kérdezz rá a címzett helyzetére, majd vezesd be a levél témáját.
- I hope you're doing well and that everything is great on your end!
- It's been such a long time since we last spoke, and I wanted to catch up!
- I was just thinking about you and wanted to say hi.
- How have things been with you lately?
- I hope this letter brings a smile to your face!
A levél fő részében személyes élményeket, eseményeket, terveket és híreket oszthatsz meg.
A magánlevélben lehetőség van személyes hangvételre, humorra és némi szlengre is.
Ha például sikerült valami, nem kell mereven a success szóhoz ragaszkodnod:
I nailed it!
A közvetlen hangnem kötetlenebb nyelvhasználatot tesz lehetővé.
Magánlevél lezárása
A baráti levél végén közvetlenebb és melegebb elköszönést használhatsz.
- Yours,
- Love from,
- Best wishes,
- All the best,
- Take care,
- Love,
- Cheers,
Az elköszönés után általában csak a keresztnevet írd:
All the best,
Alex
Ha nagyon közeli kapcsolatban vagytok, a Love is használható.
Angol magánlevél minta amerikai címzetthez
April 21, 2025
Dear Emily,
I hope you're doing well and that everything is great on your end! It's been such a long time since we last caught up, and I just wanted to take a moment to reconnect and share some updates from my side.
Things have been pretty busy here lately, but in a good way. Last weekend, I finally got the chance to visit that little café I told you about-it was even better than I expected! They make the best pastries, and I couldn't help but think how much you’d love it.
We have to plan a visit together next time you're in town! On another note, how have you been? What’s new in your world?
I’d love to hear all about your latest adventures, especially that trip you mentioned last time. It sounded amazing!
Anyway, I won’t keep you too long, but I just wanted to let you know I’m thinking about you. Please write back when you have a chance-I miss hearing from you!
Take care, and sending you lots of love!
All the best,
Alex
Hivatalos levél és e-mail közötti különbségek
Az angol hivatalos levél és e-mail felépítésében sok hasonlóság van, de a papíralapú levél esetében szükség van a feladó és a címzett postai címére, valamint a dátumra.
E-mailben nem kell a saját címedet részletesen feltüntetni, mert ezt az e-mail-cím és az aláírás tartalmazza.
E-mailben a dátumot az e-mail-kezelő szoftver automatikusan megadja.
Az e-mail címzéséhez csak a címzett e-mail-címét kell beírni a To mezőbe.
Az e-mailben külön tárgysor, vagyis Subject szerepel.
A tárgysorban nem szükséges teljes mondatot írni, elég röviden megnevezni az üzenet célját:
- Job Application - Gareth White
- Inquiry Regarding Invoice Discrepancy
- Request for Further Information
A tárgy pontosan és érthetően fejtse ki, mi a levél célja és rendeltetése.
Megszólítás hivatalos e-mailben
Az első kapcsolatfelvételkor az e-mailben is érdemes követni a hivatalos levél által támasztott követelményeket.
Első kapcsolatfelvételkor használd a Dear megszólítást a címzett nevével:
Dear Gareth,
Csak az első e-mailezések után válts könnyedebb, barátságosabb hangvételre, amennyiben látod, hogy a másik fél nyitott erre.
Ilyen esetekben használhatod a Hello Gareth vagy a Hi Gareth megszólítást.
Elköszönés hivatalos e-mailben
Szigorúan hivatalos e-mailben a Yours sincerely és a Yours faithfully továbbra is használható.
Üzleti e-mailben gyakran előfordulnak az alábbi, kissé kevésbé formális elköszönések:
- Best regards,
- Kind regards,
- Kindest regards,
- Regards,
Az e-mail végén mindig szerepeljen a teljes neved és az elérhetőséged.
Ha egy szervezet nevében írsz, annak a nevét is tüntesd fel.
Gyakori hivatalos levélfordulatok
Érdeklődés és információkérés
- I am writing to enquire…
- I would like to be informed of…
- I was hoping to ask you for more information regarding…
- I would be grateful if you could elaborate upon…
- Would you be able to expand upon…
- I hope I can ask your help for further information.
Kérés és segítségkérés
- I would like to…
- Could I…?
- Could you…?
- Would it be possible to…?
- I would be grateful if you could…
- I would appreciate your advice on my case.
Köszönetnyilvánítás
- I would like to thank you for letter dated the 4th of November.
- Thank you for your time and consideration.
- I appreciate your assistance in this matter.
Jó hír közlése
I am very pleased to tell you that your application to our position was successful.
Rossz hír közlése
Unfortunately, I must tell you, that our company cannot offer you the job.
Bocsánatkérés
I would like to apologize for my behavior on the meeting.
Válasz kérése
- I look forward to your early reply.
- I look forward to receiving your reply.
- I look forward to hearing from you soon.
- Please reply at your earliest convenience.
A levél ellenőrzése elküldés előtt
A pontos adatokat mindig alaposan ellenőrizd.
Az elkészült levelet érdemes többször átolvasni, hogy ne legyenek benne oda nem illő szavak, kifejezések, helyesírási hibák vagy nyelvtani pontatlanságok.
Ügyelj a mondatok felépítésére, a ragozásra és az igeidőkre.
Hivatalos levélnél különösen ellenőrizd a címzett nevét, titulust, a címet, az állam rövidítését, az irányítószámot és az amerikai dátumformátumot.
Tartsd a mértéket: a levél ne legyen se túl rövid, se túl hosszú, hanem a lényeget tartalmazza.
Mielőtt belevágsz a levélírásba, gondolatban szedd össze, hogy mit szeretnél közölni.
Ha ezt pontokba szedve felírod egy papírra, máris megvan a szöveged vázlata.
A hivatalos levélben végig maradj tárgyilagos, udvarias és következetesen formális.
