Az elektronikus levélírás lépései

Az elektronikus levélírás első lépése a levél céljának, címzettjének és hangnemének meghatározása. Hivatalos ügyben udvariasan, tárgyilagosan, lényegre törően és magázó formában kell fogalmazni, míg baráti levélben közvetlenebb nyelvhasználat is megengedett.

Az elektronikus levélben különösen fontos az egyértelmű tárgy, a megfelelő megszólítás, a jól tagolt szöveg, a szükséges mellékletek csatolása, valamint a teljes név és az elérhetőségek feltüntetése. Hivatalos ügyintézéshez az e-Papír vagy az adott intézmény elektronikus űrlapja használható, ha hitelesített beadványt kell benyújtani.

1. A levél céljának meghatározása

Bármikor előfordulhat olyan élethelyzet, hogy hivatalos levelet kell írnod, legyen szó valamilyen kérvényről vagy levelezésről a tanulmányi osztállyal, esetleg a tanárokkal, netán önéletrajzhoz csatolandó motivációs levélről. Panasz benyújtása esetén vagy hibabejelentéskor, hivatali szervekkel, szolgáltatóval történő kommunikációhoz is elengedhetetlen a hivatalos forma (pl. közüzemi ügyintézés, parkolási bírság, társasházi képviselet stb.).

Köszönetnyilvánítás, ajánlatkérés vagy reklamáció benyújtása esetén sem árt, ha tudsz hivatalosan fogalmazni. Az élet megannyi területén van szükség arra, hogy jól és helyesen tudj egy hivatalos levelet megírni.

Ha levelet írsz, alighanem elektronikus formában teszed majd. Az e-mailen keresztül ma már hivatalos ügyeket is el tudsz intézni, a megfelelő szóhasználatra és formulákra azonban ebben az esetben is ügyelned kell.

2. A levél típusának kiválasztása

Hivatalos elektronikus levél

Az első és talán legfontosabb szabály, hogy egy hivatalos levél mindig legyen udvarias. Ezt azt jelenti, hogy kérésedet, mondanivalódat ne nyersen, de ne is barokkos körmondatokban, hanem tényközlő, lényegre törő módon fogalmazd meg, nem rabolva az olvasó idejét.

Emellett mindig figyelj oda a választékos, szabatos fogalmazásra. A levél tartalmilag és formailag is feleljen meg az elvárásoknak - szerencsére ennek kötött szabályai vannak, így nehéz mellényúlni. A tartalmi egység, a precizitás, az átgondolt stilisztika és természetesen a helyesírás, nyelvtanilag helyes megfogalmazás szintén alapkritériumok.

Baráti elektronikus levél

A baráti levél természetesen sokkal kötetlenebb, mint a hivatalos, így aztán sokkal kevesebb szabályt is kell ismerned. Ami a megszólítást illeti, a legelterjedtebb megoldás a Dear, ami után szintén vessző következik.

A közvetlen hangnem kötetlenebb nyelvhasználatot tesz lehetővé. A baráti levélben nyugodtan csillogtathatod a tudásod szlenggel és idiómákkal.

3. A címzett és az e-mail-cím ellenőrzése

A pontos adatokat mindig alaposan ellenőrizd! A levél fejlécében érdemes a saját elérhetőségeidet is megadni, hiszen a boríték elkallódhat.

Ha egy szervezet nevében írsz, annak a nevét is tüntesd fel, a könnyű kommunikáció érdekében pedig beírhatod a telefonszámodat vagy a postai címedet is.

Amennyiben pedig egy hosszabb e-mail-folyamban veszel részt, amiben esetleg többen is érintettek, mindig jelöld pontosan és érthetően, melyik levélre és kinek válaszolsz.

4. A tárgy megadása

Az udvariasság alapja, hogy a tárgyban pontosan és érthetően kifejted, mi a leveled célja és rendeltetése.

A fejrészben a bal oldalon tüntesd fel a címzettet és a címzést,alatta a tárgyat - ez a hivatalos levélben kötelező elem (pl. Tárgy: Ajánlattétel). A tárgy után nem kell pont.

A tárgy legyen rövid, de informatív, hogy a címzett már a levél megnyitása előtt megértse annak célját.

5. A megszólítás megválasztása

Magyar hivatalos megszólítás

Jótanács: erre figyelj oda a legjobban, hiszen senki sem szereti, ha a nevét vagy a titulusát valaki pontatlanul írja le. Ha ez mégis megtörténik, már a levél elején rossz benyomást kelthetsz, ezért inkább többször is ellenőrizd.

Akkor van a legkönnyebb dolgod, ha tudod, kinek írsz, például: „Tisztelt Szabó Úr!” vagy „Tisztelt Pálkovics Tanárnő!” - a keresztnevet nem szokás hozzátenni.

Ha csak a titulust ismered, akkor a „Tisztelt Tanárnő!” vagy a „Tisztelt Osztályvezető Asszony!” a megfelelő megszólítás. Ebben az esetben is nagyon figyelj arra, hogy a pontos megnevezést használd.

Ha nem tudod pontosan, hogy kit kell megszólítanod, akkor ezeket az általános formulákat használd: „Tisztelt Hölgyem/Uram!” vagy „Tisztelt Ügyintéző!”.A „Tisztelt Címzett!” kerülendő, mert modoros. A „Kedves X. Y.!” megszólítást hivatalos levélben nem illik használni, mert túl személyes hangvételű.

Angol megszólítás

Ha tudod a címzett nevét, használhatod is: Dear Mr/Mrs Smith. Ha ismeretlennek szánod a levelet, a magyarból is ismert Tisztelt Hölgyem/Uram megoldás megállja a helyét: Dear Madam or Sir.

Baráti levelekben, esetleg hivatalos e-mailekben: Dear John, - Kedves John! Hivatalos levelekben: Dear Mr. Smith, - Kedves Mr. Smith!

E-mailben a fent részletezett megszólítások sokszor túlságosan modorosnak hatnak. Ha például ismered a címzettet, használhatod a keresztnevét (a Dear szócskával megspékelve) is a megszólításnál.

6. A levél vázlatának elkészítése

Mielőtt belevágsz a levélírásba, gondolatban szedd össze, hogy mit szeretnél közölni. Ha ezt pontokba szedve felírod egy papírra, máris megvan a szöveged vázlata - ezután nincs más dolgod, mint hivatalos formába átültetni.

Egy rövid levelet is érdemes a megszokott módon tagolni, azaz legyen bevezetés, tárgyalás és befejezés.

A bevezetésben érdemes ismertetni a levél célját, a tárgyalásban ezt bővebben - de nem túl hosszan - ki kell fejteni, majd a lezárásban meg lehet köszönni az esetleges közbenjárást, a levél témájától függően.

7. A levél szövegének megírása

Hivatalos hangnem

Aranyszabály, hogy minden hivatalos levélben magázódunk, még akkor is, ha jól ismerjük a levél címzettjét.A tartalomnak személytelennek, tárgyilagosnak, lényegre törőnek és érzelemmentesnek kell lennie.

Tartsd a mértéket! A mértékletesség a tartalmat és a levél hosszát illetően is igen fontos. A levél ne legyen se túl rövid, se túl hosszú, a lényeget tartalmazza.

Előfordulhat, hogy olyan esetben kell hivatalos levelet írnod, amikor érzelmileg érintett vagy, ám még ekkor is törekedned kell a tárgyilagosságra.

Közérthetőség és tömörség

A hagyományos papíralapú levelekhez képest itt közvetlenebb hangnemet is megüthetsz. Kicsit tehát félúton jársz a hivatalos és a baráti levél között.

Ami közös a papíralapú és az elektronikus hivatalos levelek között, hogy a lényegre kell törekedned és közérthetően kell fogalmaznod. A kisregényeket hagyd meg a barátaidnak, az ügyintézésnél a hatékonyság a fő szempont.

Ebben ugyanakkor sok minden belefér: felsorolások, kiemelések, listázások. A rövid bekezdések és a logikus sorrend megkönnyítik a levél gyors áttekintését.

Kerülendő nyelvi elemek

Kerüld a hétköznapi beszélt nyelvet! Napjainkban nagyon sokat kommunikálunk írásban olyan módon, mintha beszélgetnénk, például chaten, e-mailben és különböző appokon keresztül.

Hozzászoktunk, hogy írásban is alkalmazunk szlengszavakat, beszélt nyelvi kifejezéseket, ezért egy hivatalos levélnél fokozottan oda kell figyelni a szabatos, választékos megfogalmazásra.

Talán nem kell hangsúlyozni, hogy egy hivatalos levélben a szlengnek sincs helye, ezeket tartogasd a barátaidnak, akik viszont értékelni fogják. Ugyanígy kerülnöd kell a hétköznapi kifejezéseket és az idiómákat is.

8. Bevált fordulatok használata

Használj bevált fordulatokat! Jó néhány olyan szófordulat van, amelyet felhasználhatsz egy hivatalos levélhez, így nem is kell gondolkodnod azon, hogy mit írj.

Kezdhetsz például ezzel: „Ezen levelemmel…” vagy „Ezúton értesítem/kérem, hogy…”, esetleg „Azzal a kéréssel fordulok Önhöz…” stb.

Gyakori hivatalos fordulatok

• I would like to thank you for letter dated the 4th of November. - Szeretném megköszönni a november 4-én küldött levelét.
• I would be grateful if you could inform me about the details. - Hálás lennék, ha tájékoztatna a részletekről.
• I hope I can ask your help for further information. - Bízom benne, hogy további információkkal is a segítségemre lesz.
• I would appreciate your advice on my case. - Szívesen venném tanácsát az ügyemmel kapcsolatban.
• I am pleased to offer you Mr. István Kovács for the position. - Örömmel ajánlom Kovács István Urat a pozícióra.
• I would like to apply for the post of full-time teacher at your school. - Ezúton szeretnék jelentkezni az Önök iskolájában meghirdetett teljes állású tanári pozícióra.
• I would like to convey my congratulations to your promotion. - Szeretnék gratulálni az előléptetéséhez.
• I am writing to complain about the cleanness of your hotel room. - A hotelszoba tisztaságával kapcsolatban írom panaszomat.
• I am very pleased to tell you that your application to our position was successful. - Örömmel értesítem, hogy jelentkezését az állásajánlatunkra elfogadtuk.
• Unfortunately, I must tell you, that our company cannot offer you the job. - Sajnálattal értesítem, hogy az állásra nem Önt választottuk.
• I would like to apologize for my behavior on the meeting. - Szeretnék elnézést kérni a megbeszélésen tanúsított viselkedésem miatt.
• Further to your conversation with my assistant, I would like to confirm our meeting on Friday. - Az asszisztensemmel folytatott megbeszélése nyomán szeretném megerősíteni a pénteki találkozónkat.
• I look forward to your early reply. - Várom mihamarabbi válaszát.

9. Mellékletek hozzáadása

És persze a mellékletek. Ha csatolsz valamit, erre mindig hívd fel a másik figyelmét: see attached, attached below stb.

Ha csatolsz mellékletet, akkor a levél alján ezt fel kell tüntetni, a mellékletek megnevezésével és az oldalak számával együtt.

A csatolt fájlok nevét és formátumát ellenőrizd, és csak a levél tartalmához szükséges dokumentumokat küldd el.

10. Az elköszönés és az aláírás megírása

Magyar hivatalos zárás

Vannak olyan formulák, amelyek bármely levél végére beilleszthetők, például a „Várom mielőbbi válaszát. Tisztelettel: X. Y.” vagy az „Előre is köszönöm válaszát. Tisztelettel: X. Y”.

Elköszönéskor minden esetben írd ki a teljes nevedet. Hasonló paneleket használhatsz az elköszönéskor is: „Segítségét előre is megköszönve, tisztelettel: X. Y.” vagy „Válaszát előre is köszönöm, tisztelettel: X. Y.”.

Angol zárás

Ha névvel szólítottad meg a címzettet, a Yours sincerely kifejezéssel zárd a levelet, ellenkező esetben pedig használd a Yours faithfully-t.

Se a megszólításnál, se az elköszönésnél ne tegyél felkiáltójelet: ide ugyanis vesszőt raknak az angolok.

Baráti levelekben: Love, István, - Szeretettel, István! Best wishes, István, - Üdvözlettel, István! Hivatalosan: Yours sincerely, István Kovács, - Üdvözlettel, Kovács István! Yours faithfully, István Kovács, - Tisztelettel, Kovács István!

Az elköszönésnél is kicsit lazább lehetsz: Regards, Kind vagy Best regards.

11. Dátum és aláírás feltüntetése

A dátum egy baráti levél esetében fakultatív, odabiggyesztheted az írás végére, de abból sem lesz harag, ha esetleg lemarad.

A keltezést a szövegtől minimum egy sorral lejjebb, bal oldalon kell elhelyezni, az aláírásnak pedig a jobb oldalon kell szerepelnie.

Az e-mail végén mindig szerepeljen a teljes neved és az elérhetőségeid is.

12. A levél átolvasása és ellenőrzése

Az elkészült levelet érdemes többször átolvasni, hogy ne legyenek benne nem odaillő szavak, kifejezések.

A kész levelet többször át kell olvasnod, hiszen mindig maradhatnak benne hibák. Ügyelj a mondatok felépítésére, a ragozásra, az igeidőkre. Ne feledd, hogy végig magázódnod kell!

Ha tartasz attól, hogy valami felett átsiklasz, akkor kérj segítséget: egy friss szem olyasmit is észrevehet, ami a te figyelmedet elkerülte.

Ha sok múlik a levélen, akkor nem biztos, hogy elég a „friss szem”. Ebben az esetben olyasvalakit kérj meg az átolvasásra, aki jó helyesíró, esetleg még a levél témájában is jártas, így nagy eséllyel nem marad hiba a szövegben.

13. A levél elküldése

Az elektronikus levelet az elküldés előtt ellenőrizd még egyszer: megfelelő-e a címzett, pontos-e a tárgy, szerepel-e a melléklet, és tartalmazza-e az üzenet a szükséges adatokat.

Ha hosszabb e-mail-folyamban válaszolsz, mindig ellenőrizd, hogy a megfelelő üzenetre válaszolsz-e, és hogy minden érintett címzett szerepel-e a címzettek között.

Ne felejts el visszajelzést kérni! A hivatalos levélre mindig választ várunk. Ezt az elköszönéskor akár nyomatékosíthatod is, sőt azt is megfogalmazhatod, hogy pozitív és negatív eredmény esetén egyaránt számítasz a visszajelzésre.

14. Levélsablon használata Webes Word-ben

Az ehhez hasonló levelek írása gyors és egyszerű, ha online állapotban van. Válasszon levelezési sablonjaink közül, és nyissa meg a Webes Word-ben, hogy személyre szabhassa.

Tipp: Ha már a Webes Word-et használja, a Fájl>- Új>sablonok tallózása - lehetőség kiválasztásával érheti el a levélsablonokat. A Word-sablonok keresése mezőbe írja be a Betűk szót. Ekkor megjelennek a levélsablonok.

A levél létrehozásakor célszerű átnevezni azt.

15. Nyomtatás vagy elektronikus megosztás

Nyomtatás

Amikor elkészült, nyomtassa ki vagy küldje el elektronikusan. Ezt úgy teheti meg, hogy a levél továbbra is nyitva van a Webes Word-ben. Nem szükséges menteni sem (ezt már megtette a program).

A nyomtatáshoz nyomja le a Ctrl+P billentyűkombinációt, és várja meg a Nyomtatás párbeszédpanel megjelenését.

Megjegyzés Ha nem jelenik meg a Nyomtatás párbeszédpanel, kattintson a levél PDF-verzióját megnyitó hivatkozásra. Innen a PDF-olvasó program Nyomtatás parancsát használhatja.

A levélre mutató hivatkozás elküldése

A levél elektronikus verziójához küldjön el egy hivatkozást:

1. A képernyő tetején kattintson a Megosztás elemre.
2. A Megosztás csoportban válassza a Hivatkozás másolása lehetőséget.
3. (Nem kötelező) Válassza a Beállítások lehetőséget, majd válassza ki, hogy kik használhatják a hivatkozást, és mit tehetnek az Ön által hivatkozott levéllel (például szerkesztés, véleményezés vagy megtekintés).
4. Válassza az Alkalmaz gombot.
5. A hivatkozás automatikusan a vágólapra kerül, ezért illessze be (nyomja le a Ctrl+V billentyűkombinációt) egy e-mailbe, üzenetbe vagy bejegyzésbe.

16. Mikor érdemes e-Papír szolgáltatást használni?

Az e-Papír egy ingyenes, hitelesített üzenetküldő alkalmazás, amely internetkapcsolaton keresztül, elektronikus úton összeköti az elektronikus kézbesítési tárhellyel rendelkező ügyfeleket a szolgáltatáshoz csatlakozott intézményekkel.

Az e-Papír szolgáltatást akkor érdemes használni, ha az OHP oldalán nem található olyan űrlap, ami megfelelő lenne az ügy indításához.

Egyszerű levelet szeretne hitelesítve beküldeni az adott önkormányzathoz/hivatalhoz.

Ha letöltött az önkormányzat honlapjáról egy nyomtatványt (akár word, akár pdf formátumban) amit kitöltött (akár elektronikusan, akár kinyomtatva majd beszkennelve), akkor fájl csatolással beküldheti.

Az e-papír használatához ügyélkapu, cégkapu vagy hivatali kapu szükséges.

17. Az e-Papír beküldésének lépései

1. A portál megnyitása

Az ePapír szolgáltatás eléréséhez keresse fel a címet böngészőprogramon keresztül.

2. Bejelentkezés

A bejelentkezést választva a KAÜ szolgáltatás jelenik meg, ahol többféle azonosítási mód közül választhat.

A legegyszerűbb bejelentkezés mód az Ügyfélkapun keresztül történő azonosítás. Ezt választva meg kell adnunk az ügyfélkapu létrehozásakor kapott felhasználónevet és jelszót.

Lehetőség van eSzemélyi használatával azonosítást elvégezni. Ehhez szükséges, hogy elektronikus személyi igazolvánnyal rendelkezzen, valamint az ezt olvasni képes eszköz a számítógéphez legyen csatlakoztatva.

A harmadik lehetőség a telefonos azonosítás.

3. Az e-Papír levél megírása

A megjelenő űrlap több elkülönített részből áll.

Személyi adatok: ePapírt beküldő személyi adatai jelennek meg. Az adatok a bejelentkezésből származnak.

• Viselt név
• Születési név
• Anyja neve
• Születési hely
• Születési idő

Témacsoport és ügytípus kiválasztása: Válasszon a legördülő listából megfelelő témát és ügytípust.

Címezett kiválasztása: Melyik önkormányzatnak kívánja elküldeni az ePapírt. Kezdje el gépelni az önkormányzat nevét és válasszon a legördülő menüpből.

Hivatkozási szám: kitöltendő, ha az ePapírt egy folyamatban lévő ügyhöz kapcsolódóan nyújtja be. Ez lehet egy iktatószám.

Levél tárgya

Levél szövege: Szabadszöveg.

4. Csatolmány hozzáadása

Tovább a csatolmányok megadásához: Ha minden adatot kitöltött a levél beküldéséhez, akkor tovább léphet a csatolmány megadásához.

Ha valami még hiányos, akkor a rendszer piros kerettel kiemeli az ellenőrizendő adatokat.

Húzza ide, vagy tallózza a feltöltendő fájlt.

Ha megtörtént, akkor tovább léphet a véglegesítéshez.

5. Hitelesítés és véglegesítés

Az e-papír típusú ügyintézésnél lehetőség van csatolmányok, mellékletek AVDH-bélyegzővel ellátott hitelesítésére, azok feltöltése után, a hitelesítés gombra kattintva.

A mellékletek a hitelesítés után, méretüktől függően AVDH vagy .asice formátumban állnak rendelkezésre. Mindkét formátum elfogadott.

A véglegesítésnél áttekintheti a beküldendő ePapírt.

6. Beküldés és igazolás

Küldés gombara kattintva megérkezik a választott önkormányzat hivatali kapujába.

Az elküldött ePapírról feladásigazolást kap az ügyfélkapujába.

A letöltés igazolás egy-két munkanapon belül kell megérkeznie, ami igazolja, hogy az önkormányzat/hivatal letöltötte és érkeztette a beküldött dokumentumot.

18. Elektronikus beadványok bírósági ügyekben

A bíróságokkal való elektronikus kommunikáció feltétele, hogy az ügyfél rendelkezzen Ügyfélkapuval / Cégkapuval / Hivatali kapuval.

A bíróságok részére elektronikus beadványt - a cégeljárás és az egyes társhatósági megkeresések kivételével IFORM űrlapon lehet benyújtani.

Az iFORM űrlapok a Személyreszabott Ügyintézési Felület (SZÜF - "Bíróság" menüpontjából érhetőek el a kitöltési útmutatókkal és ügyféltájékoztatókkal együtt.

Az iFORM űrlapok a birosag.hu oldalról is elérhetőek a "Nyomtatványok" oldalon az adott űrlapnál elhelyezett SZÜF portálra mutató link segítségével.

Amennyiben az adott űrlap változik a jövőben, a módosulás jelzésére a birosag.hu oldalon kerül sor.

Egyes eljárásokban a beadványok formanyomtatvány segítségével is megszövegezhetőek. Ezen formanyomtatványokat elektronikus út esetén az iForm űrlap mellékleteként kell benyújtani.

Az elektronikus illetékfizetésről szóló tájékoztató itt olvasható:

Az egyes bírósági eljárásokról szóló külön részletes tájékoztatók az "Ügyfelek" főmenüből érhetőek el.

Az egyes elektronikus űrlapokhoz csatolható mellékletekről és fájlformátumokról a következő linkeken olvasható részletes tájékoztató.

• Általános elnöki igazgatási ügyekben:
• Polgári, gazdasági, munkaügyi és közigazgatási ügyekben:
• Büntető ügyekben:

A méretkorlátot meghaladó fájlok egy erre a célra kifejlesztett úgynevezett .xcz kisalkalmazásban rögzíthetők, mely a oldalon érhető el.

19. Speciális címzés NAV bűnügyi ügyekben

A következő lépések bemutatják azt a címzési módot, amit kizárólag a NAV bűnügyi szakterületének e-papíron küldendő levelekhez kell alkalmazni.

Témacsoport: Bűnügy

• Ügytípus: Elektronikus kapcsolattartás a büntetőeljárásban résztvevő személlyel (Nemzeti Adó- és Vámhivatal). Ezt az ügytípust a NAV bűnügyi szakterületének hatáskörébe tartozó feljelentéshez, adatkérésünkre adandó válaszhoz és egyéb, általános, bűnügyi vonatkozású megkereséshez kell választani.
• Ügytípus: Elektronikus kapcsolattartás büntetőeljárásban a szakértővel. Ezt az ügytípust jellemzően akkor érdemes választani, ha szakértői véleményt, árajánlatot küldene a NAV bűnügyi szakterületének.
• Ügytípus: Elektronikus kapcsolattartás büntetőeljárásban a védővel és jogi képviselővel. Leginkább akkor célszerű ezt az ügytípust választani, amikor ügyvédi meghatalmazást, indítványt kíván benyújtani a NAV bűnügyi szakterületéhez.

A címzésben szerepeltetendő megnevezés eltér a területi szerv hivatalos megnevezésétől, ezért feltüntettük mindkét formát.

20. Gyakori hibák elektronikus levélíráskor

• A tárgy hiánya vagy túl általános megfogalmazása.
• A címzett nevének vagy titulusának pontatlan leírása.
• A hivatalos levélben használt túl közvetlen, tegező vagy szlengszerű nyelv.
• A túl hosszú, nehezen áttekinthető szöveg.
• A melléklet elfelejtése.
• A mellékletre vonatkozó utalás hiánya.
• A teljes név és az elérhetőségek elhagyása.
• Hivatkozási szám vagy korábbi ügyintéző nevének kihagyása.
• Helyesírási, nyelvtani és gépelési hibák.
• Az utolsó pillanatban elkészített, ellenőrzés nélküli levél.

Hivatkozz szakszerűen! Ha valamilyen hivatalos előzményre hivatkozol, akkor mindenképp hivatkozz az iktatószámra, hogy az illetékesek vissza tudják keresni az ügyet. Emellett azt is írd le, hogy ki volt a korábbi ügyintéző, akivel leveleztél.

A legfontosabb tanácsot a végére hagytuk: sohane hagyd az utolsó pillanatra a levél megírását, hogy legyen időd végigmenni a listán!

tags: #elektronikus #leveliras #lepesei