Angol levélírási szabályok és hasznos kifejezések

Angolul levelet írni hivatalos ügyekben, állás- vagy iskolai jelentkezéskor, panasz benyújtásakor és magánkapcsolatok ápolásakor is szükséges lehet. A sikeres levélhez nem elég az angol nyelvtan ismerete: a megfelelő megszólítást, hangnemet, szerkezetet és elköszönési formulát is alkalmazni kell.

A hivatalos levél legyen világos, tömör és udvarias, míg a baráti levél kötetlenebb nyelvhasználatot enged meg. Az e-mail sok szempontból a hivatalos és a magánlevél között helyezkedik el, ezért a címzettel fennálló kapcsolat és a kommunikáció előzményei alapján kell megválasztani a hangnemet.

Az angol hivatalos levél felépítése

A hivatalos levél még ma is sok helyen használt és elvárt, így érdemes ismerned formai követelményeit és a levélhez használt angol kifejezéseket. Ráadásul mind a használt kifejezések, mind a formai követelmények szempontjából rengeteg hasonlóság van a levél és az email között.

A levelek rendezése: Üdvözlés, a levél célja, kifejtés: tények, részletek, esetleges kérések, záró sorok, befejezés és elbúcsúzás. MINDEN GONDOLATI EGYSÉG KÜLÖN BEKEZDÉS!

1. A feladó címe

Az angol hivatalos levélforma szerint a levelet küldő címe a levél jobb felső sarkában helyezkedik el. Tehát, ha te küldöd a levelet, akkor a jobb felső sarokba írd a saját vagy céged címét.

Ha cég nevében írod és a céges címet adod meg, akkor a cég nevét írd fel első sorba és csak utána a házszámot és az utcanevet. A címzés sorrendje a következő: házszám és utcanév, kerület vagy városrész, város, majd postai irányítószám.

Házszám és utcanév esetében a házszám után az angolban nincs pont. Az angolok post code néven találkozhatsz az irányítószámmal, míg az amerikaiaknál zip code a neve.

Az angol hivatalos levél címzésekor ne feledd a küldő címét jobbra zártan írni, tehát a felsorolt elemek a levél jobb oldalán helyezkedjenek el.

2. Dátumozás

A levél dátumozása a küldő címének alá kerül. Az angol dátum írása eltér a magyarban használttól, és brit vagy amerikai formátumban is megjelenhet.

A brit angolban a dátum formája például: 15 May 2025, az amerikai angolban pedig May 15, 2025. Egyik esetben sem teszünk semmilyen írásjelet az évszám mögé.

Az angol dátum írásakor elegendő az évnek az utolsó két számjegyét kiírni, tehát 2017-ben csak azt, hogy 17. A modern hivatalos levélben azonban a teljes évszám egyértelműbb megoldás.

3. A címzett adatai

Az angol hivatalos levélforma szerint a címzett adatai a dátum alatt, balra zártan jelennek meg. A címzett neve után megadható a beosztása, a cég neve, a házszám és az utcanév, majd a város.

A címzett adatai közé a következők kerülhetnek:

• a címzett neve;
• a beosztása, amennyiben ismert;
• a cég neve, ahol dolgozik;
• a cég címe;
• a város neve és az irányítószám.

Magyar nevek esetében angol szövegben felcserélve írjuk a nevet: először a keresztnév, majd a vezetéknév következik.

4. A tárgy megjelölése

Az angol hivatalos levél esetében nincs tárgymező, mint az emailnél, így a levél elején meg kell fogalmaznod, mi az üzleti levél tárgya, és miért írsz az adott illetőnek.

Erre a következő kifejezéseket használhatod: regarding; in reference to; concerning; in relation to. Ezek után leírod leveled fő célját egy-két mondatban.

Az emailben külön tárgysor szerepel. Itt nem szükséges teljes mondatot írni, elegendő például a következő: Job Application - Gareth White. A lényeg az email tárgysoránál, hogy az üzenet fő mondandóját és célját a lehető legjobban sugallja.

Megszólítás angolul

Hivatalos megszólítás ismert címzett esetén

Amennyiben ismered a címzett nevét, megszólításként írd azt, hogy: Dear + Mr, Mrs, Ms vagy Miss + családnév. Például: Dear Mr Smith, vagy Dear Ms Brown,

Ha felmerülne kérdésként, melyik a családnév az angolban, akkor mindig az utolsó, mert az angoloknál az “első név” a keresztnév.

Az angol megszólítás után vesszőt teszünk és nem felkiáltójelet, mint magyarul. A Mr és Mrs megszólítás után nem teszünk pontot az angol nyelvben.

Hivatalos megszólítás ismeretlen címzett esetén

Ha nem ismered a címzett nevét, használhatod a Dear Sir or Madam vagy a Dear Sir/Madam megszólítást. Ez a leginkább használatos megoldás ilyen esetben.

A To whom it may concern egy sokkal formálisabb és személytelenebb megszólítási forma. Ez egy túlzóan hivatalos megszólítás, így csak akkor használd, ha direkt ilyen hangvételben szeretnéd a leveled írni.

A megszólítás után vessző áll, a következő sorban pedig nagybetűvel kezdjük a szöveget.

Baráti megszólítás

A baráti levelekben a legelterjedtebb megoldás a Dear, ami után szintén vessző következik. Mind a megszólításnál, mind az elköszönésnél használd a címzett keresztnevét: Dear John,

Baráti levelek esetén a Hi [Név] vagy a Hello [Név] megszólítás is elterjedt. Ezek közvetlenebb hangnemet fejeznek ki, ezért elsősorban informális levelezésben használhatók.

A hivatalos levél bevezetése

A megszólítás után röviden ismertesd a levél célját. Bemutatkozásként a legegyszerűbb és legegyértelműbb forma: My name is …

Ezt kiegészítheted azzal, hogy milyen pozícióban és melyik cégnél dolgozol. Ha valaki más, például egyik főnököd nevében kell megírnod az angol hivatalos levelet, használd a következő formulát: My name is Gareth White and I am writing to you on behalf of …

Korábbi kapcsolatfelvételre az alábbi kifejezésekkel utalhatsz:

• I am writing to you in response to your previous email…
• I am writing to you in connection with yesterday’s meeting…
• I am writing to you regarding our telephone conversation last week…
• Further to our previous correspondence…

A levél céljának megjelölésére használható az I am writing to you regarding…, az I am writing to you in reference to…, az I am writing to you concerning… és az I am writing to you in relation to… kifejezés.

Az angol hivatalos levélben ezekkel helyettesíted a kevésbé hivatalos “about” szót, amit kollégákkal való emailezések során továbbra is használj nyugodtan.

A hivatalos levél tartalma és stílusa

A hivatalos levélben nyugodtan törekedhetsz rövidségre és tömörségre. Ugyanakkor a szabályok kapcsán ebben az esetben nincs akkora szabadságod, mint egy baráti levél esetében.

A hivatalos levelek általában személytelenek és pusztán információközlést szolgálnak. A szenvedő szerkezet pedig remekül illik ehhez a hangnemhez, így ahol csak lehet, próbáld alkalmazni.

Hivatalos levélben ne használj összevont alakokat, rövidítéseket és hétköznapi kifejezéseket. Míg a baráti levelekben bátran bevetheted az I’m, don’t és we’re formulákat, a hivatalos iratokban ezeknek nincs helye: I am, do not, we are.

Talán nem kell hangsúlyozni, hogy egy hivatalos levélben a szlengnek sincs helye, ezeket tartogasd a barátaidnak. Ugyanígy kerülnöd kell a hétköznapi kifejezéseket és az idiómákat is.

Használj udvarias fordulatokat, formális nyelvezetet, kötőszavakat és kifejezéseket. A hivatalos levélben célszerű világosan és tömören fogalmazni, valamint kerülni a túl hosszú vagy bonyolult mondatokat.

A legfontosabb információval érdemes kezdeni, majd haladni a részletek felé. A tartalmat felsorolásokkal, kiemelésekkel és listázásokkal is áttekinthetőbbé teheted.

Hasznos összekötő kifejezések

• Moving on to the next point…
• Let me now address…
• Turning our attention to…
• In addition to that…
• Furthermore…
• Another important aspect is…
• However…
• On the other hand…
• Nevertheless…

Udvarias kérések és információkérés

Ha segítséget kérsz, főleg egy hivataltól, különösen jól kell megválogatnod a szavaidat. A következő kifejezések hivatalos levélben és emailben is használhatók:

• I would like to…
• Could I…?
• Could you…?
• Would it be possible to…?
• I would be grateful if you could…

Az I would be grateful if you could… az egyik legudvariasabb és leghivatalosabb kifejezés, amit levélben vagy emailben használhatsz. Például: I would be grateful if you could forward the documents.

További információ kérésére használhatod az alábbi mondatokat:

• I hope I can ask your help for further information.
• I was hoping to ask you for more information regarding…
• I would be grateful if you could elaborate upon…
• Would you be able to expand upon…?
• I would appreciate your advice on my case.

Ha hivatalos segítséget kérsz, az I would be grateful if you could inform me about the details. mondat udvarias és egyértelmű megoldás.

Gyakori levéltípusok és használható mondatok

Jelentkezés állásra

Ha állásra vagy új pozícióra jelentkezel, már a levél elején közölnöd kell, méghozzá érthetően és világosan. Használható mondat: I would like to apply for the post of full-time teacher at your school.

Az érdeklődés kifejezésére alkalmazható az I would like to express my interest in… fordulat. Ha önéletrajzot csatolsz, a levél végén megemlítheted, hogy reméled, a címzettnek lesz ideje átnézni a mellékelt önéletrajzodat.

Az interjúval kapcsolatban a következő mondat használható: I would be happy to attend an interview at your convenience.

Ajánlás

Ajánlhatod magadat, barátaidat vagy akár egy szolgáltatást, terméket is másoknak. Ha igazán meggyőző akarsz lenni, az alábbi mondatot jegyezd meg: I am pleased to offer you Mr. István Kovács for the position.

Panaszlevél

Ha panaszkodnod kell egy szolgáltatónál, hotelnél vagy üzletnél, jobb esélyekkel indulsz, ha szépen fogalmazol. Használható mondat: I am writing to complain about the cleanness of your hotel room.

Köszönetnyilvánítás

A köszönetnyilvánítás főleg a hivatalos levelekben fontos, hiszen előzékeny és udvarias dolog megköszönni a levelet.

Használható formula: I would like to thank you for letter dated the 4th of November.

Gratuláció

Hivatalos hangnemben a gratulációnak is megvan a maga módja: I would like to convey my congratulations to your promotion.

Jó hír közlése

Jó hír közlésére használható a következő mondat: I am very pleased to tell you that your application to our position was successful.

Rossz hír közlése

Pontos és udvarias megfogalmazás: Unfortunately, I must tell you, that our company cannot offer you the job.

Bocsánatkérés

Egy jól megfogalmazott levéllel kiküszöbölheted a csorbát. Használható mondat: I would like to apologize for my behavior on the meeting.

Hivatkozás korábbi beszélgetésre

Ha egy korábbi megbeszélésre vagy másik személyre hivatkozol, használhatod a következő formulát: Further to your conversation with my assistant, I would like to confirm our meeting on Friday.

Rendelés vagy foglalás megerősítése

Részletek megerősítésére használható az I am writing to confirm my telephone order of this morning. A rendelés kifejezésére alkalmas az I would like to order … mondat.

Foglalás esetén használható: I would like to confirm my booking of one double room for three nights, arriving on Thursday 15th July, and leaving on Sunday 18th.

A hivatalos levél befejezése

Összefoglalás és válasz kérése

A levél befejezésekor röviden emlékeztesd a címzettet arra, miért írtad a levelet. Gyakran használt kifejezés: I hope that you have the time to…

Az I look forward to + ige ING-es alakja a leggyakrabban használt kifejezés, amikor valamilyen folytatásra, legtöbbször válaszra várunk a címzettől.

• I look forward to receiving your reply.
• I look forward to hearing from you soon.
• I look forward to meeting you in person.
• I look forward to your early reply.
• Please reply/respond at your earliest convenience.

Az I look forward to your early reply. jelentése: Várom mihamarabbi válaszát. Ez hivatalos és udvarias módon fejezi ki, hogy fontos vagy sürgős kérdésben választ vársz.

További hasznos zárómondatok:

• Please let me know if you have any questions about the information provided.
• Thank you for your time and consideration. I look forward to your response.
• Please let me know if you require any additional information.
• Should you have any questions, feel free to contact me.
• I appreciate your assistance in this matter.
• I look forward to working with you.
• Should you require any further information do not hesitate to contact me.

Hivatalos elköszönés

Ha névvel szólítottad meg a címzettet, a Yours sincerely kifejezéssel zárd a levelet. Ha nem ismered a címzett nevét, a Yours faithfully formulát használd.

Hivatalosan: Yours sincerely, István Kovács, illetve Yours faithfully, István Kovács. Az angol email írás esetén megszokott elköszönések, mint a Kind regards és Best regards, hivatalos papíralapú levél esetén kevésbé használatosak.

Végül írd alá a levelet. Ne feledd fordítva írni a neved “angolosan”, tehát először keresztnév és utána a családnév következik. Ez alá még odaírhatod jelenlegi pozíciódat is.

Az angol hivatalos email sajátosságai

Ha levelet írsz, alighanem elektronikus formában teszed majd. Az e-mailen keresztül ma már hivatalos ügyeket is el tudsz intézni, a megfelelő szóhasználatra és formulákra azonban ebben az esetben is ügyelned kell.

A hagyományos papíralapú levelekhez képest emailben közvetlenebb hangnemet is megüthetsz. Kicsit tehát félúton jársz a hivatalos és a baráti levél között.

Feladó, címzett és dátum

Az emailben nem kell a saját címedet részletesen feltüntetni. Ha ezt meg akarod tenni, akkor az aláírásba szokás beletenni általában az email végére.

Az emailben a feladó címe egyszerűen a te email címed, amelyet a FROM mező jelöl. Az email címzése is sokkal egyszerűbb a levélhez képest, hiszen csak annak email címét kell megadnod a TO sorban, akinek küldöd az emailt.

Az email dátumozására sem kell külön ügyelned, hiszen ezt az email kezelő szoftvered automatikusan elvégzi.

Tárgysor

Email esetén külön elemként jelenik meg a tárgysor, vagyis a SUBJECT. Itt nevezed meg, miről szól az emailed.

Az angol hivatalos email esetén nem szükséges a tárgysorban a kerek egész mondat, elég például annyi, hogy Job Application - Gareth White.

Az udvariasság alapja, hogy a tárgyban pontosan és érthetően kifejted, mi a leveled célja és rendeltetése.

Email-megszólítás

Az angol hivatalos email esetében is, különösen az első kapcsolatfelvételkor, érdemes követned az angol hivatalos levél által támasztott protokolláris követelményeket.

Angol nyelvű email megszólításakor, az első kapcsolatfelvételkor használd a Dear Gareth megszólítást, ahol Gareth helyére a címzett nevét kell beírni.

Csak az első emailezések után válts üzleti partnereddel könnyedebb, barátságosabb hangvételű megszólításra, amennyiben látod, hogy nyitott erre. Ilyen esetekben használhatod a Hello Gareth vagy Hi Gareth megszólításokat.

Email-tartalom és mellékletek

Ami közös a papíralapú és az elektronikus hivatalos levelek között, hogy a lényegre kell törekedned és közérthetően kell fogalmaznod. A kisregényeket hagyd meg a barátaidnak, az ügyintézésnél a hatékonyság a fő szempont.

Ebbe ugyanakkor sok minden belefér: felsorolások, kiemelések, listázások és mellékletek. Ha csatolsz valamit, erre mindig hívd fel a másik figyelmét: see attached, attached below.

Az email végén mindig szerepeljen a teljes neved és az elérhetőségeid is. Ha egy szervezet nevében írsz, annak a nevét is tüntesd fel, a könnyű kommunikáció érdekében pedig beírhatod a telefonszámodat vagy a postai címedet is.

Amennyiben hosszabb email-folyamban veszel részt, amelyben többen is érintettek, mindig jelöld pontosan és érthetően, melyik levélre és kinek válaszolsz.

Email-elköszönés

Az email végén is használatos a hivatalos levél végén alkalmazott Yours sincerely, ha ismered a címzettet, illetve Yours faithfully, ha nem ismered.

Az üzleti életben a Best Regards, Kind Regards, Kindest Regards és Regards formulák is használatosak, azonban ezek kevésbé hatnak hivatalosan, mint a Yours sincerely és Yours faithfully elköszönések.

Ha szigorúan hivatalos emailről van szó, akkor mindenképp a Yours sincerely vagy Yours faithfully formulát használd, minden más esetben pedig nyugodtan vegyítheted a kevésbé formális elköszönésekkel.

A baráti levél jellemzői

A baráti levél természetesen sokkal kötetlenebb, mint a hivatalos, így aztán sokkal kevesebb szabályt is kell ismerned. A baráti levelek között is van eltérés: egész más egy egyetemi évfolyamtársadnak írni, mint mondjuk a szerelmednek.

Idővel egy üzleti levelezés is átválthat lazább hangnemre, érdemes erre is figyelned, és igazodnod a válaszokhoz.

Megszólítás és elköszönés

A baráti levélben a Dear után a címzett keresztneve következik: Dear John,

Az elköszönésnél használható a Your, Love from és Best wishes formula, majd a keresztneved: Your, István, Love from, István, illetve Best wishes, István.

A dátum egy baráti levél esetében fakultatív, odabiggyesztheted az írás végére, de abból sem lesz harag, ha esetleg lemarad. Ha pedig igazán jó viszonyt ápoltok, a három x is szóba jöhet elköszönésként.

Nyelvhasználat

A közvetlen hangnem kötetlenebb nyelvhasználatot tesz lehetővé. A baráti levélben nyugodtan csillogtathatod a tudásod szlenggel és idiómákkal.

Ha például sikerült valami, nem kell mereven a success szóhoz ragaszkodnod. Írd azt: I nailed it!

Az összevont formulák is helyet kapnak, sőt ettől lesz igazán élő, valódi a leveled. Érdemes úgy gondolnod ezekre a levelekre, mintha egy baráti beszélgetést folytatnál.

Ami élőszóban jó lenne, itt is jó lesz. Írhatunk rövidebb, személyes jellegű mondatokat, használhatunk hétköznapi kifejezéseket, kötőszavakat és idiómákat.

Nyelvi és kulturális különbségek

Ha angol anyanyelvűvel levelezel, biztosan érteni fog minden szlenget, szófordulatot és kifejezést. Ha azonban a másik fél sem anyanyelvű, bábeli zűrzavar alakulhat ki, ha az angolotok nincs egy szinten.

Arra is ügyelned kell, hogy a fogadó amerikai vagy brit. Egy-egy kifejezés ugyanis teljesen mást jelenthet a két országban - ami az angoloknál jófejségnek számít, az USA-ban sértésnek is minősülhet.

Hasznos angol levélkifejezések

Rövid ellenőrzőlista levélíráshoz

• Megfelelően választottad ki a hivatalos vagy informális hangnemet?
• A címzett nevéhez igazítottad a megszólítást?
• Vesszőt tettél a megszólítás és az elköszönés végére?
• Világosan megfogalmaztad a levél célját?
• Külön bekezdésben szerepelnek az egyes gondolati egységek?
• Kerülted a szlenget, az idiómákat és az összevont alakokat hivatalos levélben?
• Megemlítetted a mellékleteket?
• A megfelelő elköszönést választottad a címzett nevének ismerete alapján?
• Feltüntetted a teljes nevedet és szükség esetén az elérhetőségeidet?
• Átnézted a helyesírást, a nyelvtant és a dátum formátumát?

A levélírás nem ördöngösség. Vannak, akik könnyen kommunikálnak szóban idegen nyelven is, a levélírás azonban - főleg a hivatalos változatok - gondot jelent számukra.

Hogy ne ess ebbe a hibába, érdemes a fent ismertetett formulákat minél alaposabban megtanulnod. A lényeg, hogy érthető legyél, és elkezdődjön a kommunikáció.

tags: #leveliras #angol #intezet