Az ösztöndíjpályázathoz írt angol levél hivatalos levél, ezért világosan, udvariasan és formális nyelvezettel kell megfogalmazni. A levélben röviden be kell mutatkozni, egyértelműen meg kell nevezni a pályázat célját, majd részletesen ki kell fejteni az érdeklődést, a tanulmányi vagy szakmai hátteret és az ösztöndíj iránti motivációt.
A levél felépítése általában a következő: saját cím és dátum, a címzett adatai, megszólítás, a levél céljának megnevezése, a részletek kifejtése, esetleges kérések, záró sorok és hivatalos elköszönés.
A hivatalos ösztöndíjlevél külalakja
A saját címet a levél jobb felső sarkába kell írni, név nélkül. Szerepeljen benne a házszám, az utca neve, az irányítószám és a város.
A cím formátuma többféle lehet: a házszám és az utcanév kerülhet az első sorba, majd a város és az irányítószám a következő sorba, vagy a város neve és az irányítószám szerepelhet egy sorban.
Az angol hivatalos levél címzésének egyik lehetséges sorrendje a következő:
- házszám és utcanév;
- város;
- irányítószám;
- ország, ha nemzetközi címzésről van szó.
A házszám után angol címzésben nem teszünk pontot. Az irányítószám angolul postcode, amerikai használatban pedig ZIP code néven is előfordul.
Egy sor maradjon ki a cím és a dátum között. A dátum a saját cím alá, jobb oldalra kerül.
A dátum formái
Brit angolban használható például a 12 June 2006 vagy a 12th June, 2006 forma. Amerikai angolban gyakori a June 12, 2006 alak.
A dátum számmal is megadható, például 12/06/2006 vagy 06/12/2006, de ez félreértéshez vezethet, mert a brit és az amerikai sorrend eltér egymástól.
Hivatalos ösztöndíjlevélben érdemes a hónap nevét kiírni, például: 12 June 2025 vagy June 12, 2025.
A címzett feltüntetése
A címzett nevét és beosztását - ha ismert - a saját címnél lejjebb, a bal oldalon kell feltüntetni. Ezután következik a címzett intézményének neve és címe.
Ha a címzett neve nem ismert, nem kell nevet kitalálni. Ilyenkor használható a Dear Sir or Madam, vagy a Dear Sir/Madam, megszólítás.
Ha a címzett neve ismert, a megszólítás formája például a következő: Dear Ms Brown, vagy Dear Dr Smith,.
A Mr, Mrs és Ms után angolul nem teszünk pontot.
Az ösztöndíjlevél szerkezete
Minden gondolati egység külön bekezdésbe kerüljön. A levél rendezett felépítése segíti az olvasót abban, hogy gyorsan megértse a pályázó célját és motivációját.
- Üdvözlés.
- A levél céljának megnevezése.
- A tanulmányi, szakmai vagy személyes háttér bemutatása.
- Az ösztöndíj iránti érdeklődés és motiváció kifejtése.
- Esetleges kérdések vagy kérések.
- Záró sorok.
- Hivatalos elköszönés és teljes név.
Megszólítás
Ha a címzett neve ismert, használjuk a Dear szót, a megfelelő titulust és a vezetéknevet:
- Dear Mr Smith,
- Dear Mrs Smith,
- Dear Ms Smith,
- Dear Dr Smith,
Ha a címzett neve ismeretlen, használható a Dear Sir or Madam, vagy a Dear Sir/Madam, megszólítás.
A megszólítás végére vessző kerül, nem felkiáltójel. A megszólítás után a következő mondatot nagybetűvel kell kezdeni.
A levél céljának megfogalmazása
Az első bekezdésben világosan ki kell derülnie, miért írjuk a levelet. Az ösztöndíjlevél célja lehet az ösztöndíjprogram iránti érdeklődés kifejezése, a pályázati feltételekkel kapcsolatos információkérése vagy a pályázat benyújtásának kísérése.
Használható hivatalos bevezető fordulat:
- I am writing to enquire about the scholarship programme.
- I am writing to you regarding the scholarship opportunity.
- I am writing to express my interest in the scholarship programme.
- I would like to express my interest in applying for the scholarship.
- I am contacting you to request further information about the scholarship.
- I am writing in reference to the scholarship programme advertised by your institution.
Az I am writing to enquire… jelentése: „Azért írok, hogy érdeklődjem…”. Az I am writing to you regarding… jelentése: „Azért írok, mert…”, illetve „Azért írok azzal kapcsolatban, hogy…”.
Ha röviden be szeretnénk mutatkozni, használható a következő mondat: My name is …
Ha valaki más nevében írunk, használható a következő forma: My name is Gareth White and I am writing to you on behalf of …
Az ösztöndíj iránti érdeklődés kifejtése
A levél törzsében részletesen ki kell fejteni, miért érdekel bennünket az ösztöndíj, milyen tanulmányokat folytatunk, és milyen célokat szeretnénk elérni.
Az angol hivatalos levél tartalma legyen világos, lényegre törő és megfelelő hangvételű. A legfontosabb információval érdemes kezdeni, majd haladni a részletek felé.
A bekezdésekben érdemes külön kezelni a tanulmányi hátteret, a szakmai vagy kutatási érdeklődést, az ösztöndíj választásának okát és a jövőbeli terveket.
Tanulmányi háttér
A tanulmányokra vonatkozó információk bemutatásakor törekedjünk tömör és pontos megfogalmazásra. Megadhatjuk, milyen intézményben és milyen szakon tanulunk, illetve milyen terület iránt érdeklődünk.
Az alábbi hivatalos fordulat használható a tanulmányi háttér ismertetésére:
- I am currently studying at …
- I am currently enrolled in …
- My studies focus on …
- I have a strong academic interest in …
- My academic background is in …
Az ösztöndíjlevélben fontos, hogy a pályázó ne csupán felsorolja a tanulmányait, hanem kapcsolja azokat az ösztöndíj céljához is.
Motiváció
A motivációs részben azt kell bemutatni, miért szeretnénk elnyerni az ösztöndíjat, és hogyan illeszkedik a program a tanulmányi vagy szakmai terveinkhez.
- I am particularly interested in this scholarship because …
- This opportunity would enable me to …
- The scholarship would support my academic development by …
- I believe that this programme would be highly relevant to my future plans.
- I would like to develop my knowledge and skills in …
- This scholarship would provide valuable support for my studies.
A levélben érdemes világosan bemutatni, hogy a pályázó céljai és az ösztöndíjprogram célkitűzései hogyan kapcsolódnak egymáshoz.
Jövőbeli tervek
Az ösztöndíjlevél meggyőzőbbé válik, ha a pályázó megfogalmazza, hogyan szeretné felhasználni az ösztöndíj során szerzett tudást és tapasztalatot.
Az ösztöndíj célja nem csupán a jelenlegi tanulmányok támogatása lehet, hanem a későbbi szakmai fejlődés megalapozása is. A levélben ezért szerepelhetnek a hosszabb távú tanulmányi, kutatási vagy szakmai tervek.
Formális nyelvezet használata
Hivatalos ösztöndíjlevélben ne használjunk összevont alakokat, rövidítéseket, hétköznapi kifejezéseket, szlenget vagy idiómákat.
A hivatalos levélben az alábbi alakokat használjuk:
- I am, nem pedig I’m;
- do not, nem pedig don’t;
- we are, nem pedig we’re;
- I would like to, nem pedig rövidített vagy közvetlenebb változat;
- regarding, concerning vagy in relation to az informálisabb about helyett.
Hivatalos levélben használjunk udvarias fordulatokat, hosszabb, de jól áttekinthető mondatokat és szükség esetén szenvedő szerkezetet.
A hivatalos levelek általában személytelenek és pusztán információközlést szolgálnak. A szenvedő szerkezet pedig remekül illik ehhez a hangnemhez, így ahol csak lehet, próbáld alkalmazni.
A formális stílus azonban nem jelenti azt, hogy a levélnek nehézkesnek vagy túlzottan bonyolultnak kell lennie. Az angol hivatalos levélben nyugodtan törekedhetsz rövidségre és tömörségre.
Hasznos kifejezések ösztöndíjlevélhez
Érdeklődés és információkérés
- I am writing to enquire about … - Azért írok, hogy érdeklődjem…
- I would like to be informed of … - Szeretném, ha tájékoztatnának…
- I am writing to request further information about …
- I was hoping to ask you for more information regarding …
- I would be grateful if you could elaborate upon …
- Would you be able to expand upon …?
Kérés megfogalmazása
- I would like to …
- Could I …?
- Could you …?
- Would it be possible to …?
- I would be grateful if you could …
Az I would be grateful if you could… az egyik legudvariasabb és leghivatalosabb kifejezés, amelyet levélben vagy e-mailben használhatunk.
Dokumentumokkal kapcsolatos kérdések
- I would be grateful if you could inform me about the required documents.
- I would like to ask whether any additional documents are required.
- Please let me know if you require any additional information or documentation.
- I would appreciate it if you could confirm the application procedure.
Interjúval kapcsolatos fordulatok
- I would be happy to attend an interview at your convenience.
- I look forward to meeting you in person.
További információ felajánlása
- Should you require any further information, do not hesitate to contact me.
- Please let me know if you require any additional information.
- Should you have any questions, feel free to contact me.
Összekötő kifejezések a levél törzsében
A gondolatokat érdemes kötőszavakkal és logikai elemekkel összekapcsolni, hogy a levél összefüggő egységet alkosson.
Új téma bevezetése
- Moving on to the next point …
- Let me now address …
- Turning our attention to …
További részletek hozzáadása
- In addition to that …
- Furthermore …
- Another important aspect is …
Ellentét vagy alternatíva kifejezése
- However …
- On the other hand …
- Nevertheless …
A levél befejezése
A befejezésben röviden összegezhetjük a levél célját, megfogalmazhatjuk a kérésünket, és jelezhetjük, hogy várjuk a címzett válaszát.
Hivatalos záró mondatok:
- I look forward to hearing from you.
- I look forward to receiving your reply.
- I look forward to hearing from you soon.
- Please reply at your earliest convenience.
- Please let me know if you have any questions about the information provided.
- Thank you for your time and consideration.
- Thank you for your time and consideration. I look forward to your response.
- I appreciate your assistance in this matter.
Az I look forward to + ige ing-es alakja a leggyakrabban használt szerkezet, amikor a címzett válaszát várjuk.
A please reply at your earliest convenience konkrétabb befejezés, amely udvariasan jelzi, hogy mielőbbi választ szeretnénk kapni.
Hivatalos elköszönés
Ha a címzett nevét ismerjük, a levél végén a Yours sincerely, elköszönést használjuk.
Ha a címzett neve nem ismert, és a levél Dear Sir or Madam, megszólítással kezdődött, a megfelelő elköszönés a Yours faithfully,.
| Megszólítás | Elköszönés |
|---|---|
| Dear Ms Smith, | Yours sincerely, |
| Dear Sir or Madam, | Yours faithfully, |
Az aláírásnál hivatalos levélben a teljes nevet írjuk ki. Az angol névsorrendben először a keresztnév, majd a családnév szerepel.
Mintalevél ösztöndíj iránti érdeklődéshez
Az alábbi minta olyan hivatalos levél szerkezetét mutatja be, amelyben a pályázó további információt kér egy ösztöndíjprogramról.
12 Green Street
London
SW1A 1AA
12 June 2025
Scholarship Programme Coordinator
International Scholarship Office
University of London
London
United Kingdom
Dear Sir or Madam,
I am writing to enquire about the scholarship programme offered by your institution. I am currently studying at a university and I am particularly interested in opportunities that would support my academic development.
My academic background is in international relations, and my studies focus on cooperation between European institutions. I believe that the scholarship programme would be highly relevant to my academic interests and future plans.
I would be grateful if you could provide further information regarding the eligibility requirements, the application procedure and the documents that must be submitted. I would also like to ask whether an interview is required as part of the application process.
Should you require any further information, do not hesitate to contact me. Thank you for your time and consideration.
I look forward to hearing from you.
Yours faithfully,
Alex Taylor
Mintalevél ösztöndíjpályázat benyújtásához
Ha a levélhez pályázati dokumentumokat is csatolunk, a levélben utalni kell a mellékletekre. A mellékletek megnevezése segíti a címzettet abban, hogy ellenőrizze a benyújtott anyagokat.
24 Oak Road
Oxford
OX1 3AA
15 May 2025
Dr Sarah Brown
Scholarship Committee
International Education Foundation
London
United Kingdom
Dear Dr Brown,
I am writing to express my interest in applying for the scholarship programme offered by the International Education Foundation.
I am currently enrolled in a degree programme in environmental science. My academic interests include sustainable development and the protection of natural resources. I believe that this scholarship would provide valuable support for my studies and would enable me to develop my knowledge in these areas.
This opportunity would also help me prepare for further academic work and future professional activities related to environmental policy. I am particularly interested in the international character of the programme and in the opportunity to learn from students and researchers from different backgrounds.
Please find attached my curriculum vitae, academic transcript and statement of purpose. I would be grateful if you could confirm that all the required documents have been received.
Thank you for your time and consideration. I look forward to your response.
Yours sincerely,
Emma Wilson
Gyakori hibák ösztöndíjlevél írásakor
- Nem derül ki az első bekezdésből, miért íródott a levél.
- A levél túl általános, és nem kapcsolja össze a pályázó céljait az ösztöndíjprogrammal.
- A pályázó túl sok személyes részletet közöl, miközben kevés konkrétumot ír a tanulmányairól.
- Összevont alakok, szleng vagy hétköznapi kifejezések kerülnek a hivatalos levélbe.
- A megszólítás végén felkiáltójel szerepel vessző helyett.
- A címzett neve ismert, de a levél a Dear Sir or Madam, formulával kezdődik.
- A címzett neve nem ismert, de a levél Yours sincerely, elköszönéssel zárul.
- Hiányzik a teljes név az aláírásból.
- A kérések nem különülnek el világosan a levél többi részétől.
- A bekezdések túl hosszúak, vagy minden gondolati egység egyetlen tömbben szerepel.
Ösztöndíjlevél ellenőrzőlistája
- A saját cím a levél jobb felső sarkában szerepel.
- A dátum helyes angol formában került a cím alá.
- A címzett neve és beosztása a bal oldalon szerepel, ha ismert.
- A megszólítás végén vessző áll.
- Az első bekezdés egyértelműen megnevezi a levél célját.
- A tanulmányi háttér és a motiváció külön bekezdésben szerepel.
- A levél hivatalos hangvételű, és nem használ összevont alakokat.
- A kérések udvarias fordulatokkal vannak megfogalmazva.
- A mellékletekre való hivatkozás megtalálható, ha vannak csatolt dokumentumok.
- A befejezésben szerepel a válasz iránti elvárás.
- Az elköszönés megfelel annak, hogy ismert-e a címzett neve.
- A levél teljes névvel zárul.
tags: #osztondijrol #leveliras #angolul