Zöld Út nyelvvizsga levélírás: feladattípusok, szerkezet és felkészülés

A Zöld Út szaknyelvi nyelvvizsgán a levélírás a szakmai szituáció írásbeli változata: a vizsgázónak egy üzleti levélben kell bemutatnia, hogy megfelelően tud kommunikálni érdeklődés, bemutatkozás, reklamáció vagy más szakmai helyzet esetén. A feladatban megadott szempontokat nem elég egyszerűen felsorolni vagy szó szerint átemelni, hanem mindegyiket ki kell fejteni, logikusan össze kell kapcsolni, és a hivatalos levél formai, stiláris szabályait is alkalmazni kell.

A Zöld Út szaknyelvi vizsgán mindössze egy levelet kell írni - a 6 féléből. Ez hatalmas előnyt jelenthet a felkészülés folyamán, mert nem kell sokfelé koncentrálni, nem valószínű, hogy össze fogod keverni a szerkezeteket. Éppen ezért jobb esélyekkel indulsz a vizsgán.

A Zöld Út szaknyelvi vizsga levélfeladata

A szaknyelvi vizsga azt méri, hogy a vizsgázó szaknyelvi kommunikációs helyzetekben (szóban és írásban) milyen szinten képes a nyelvet használni. A szaknyelvi vizsga alapját tehát azok a kommunikációs helyzetek, szándékok és feladatok határozzák meg, amelyekbe a vizsgázók várhatóan kerülhetnek.

A szaknyelvi kompetencia a négy fő nyelvi készség (olvasott szöveg értése, hallott szöveg értése, íráskészség és beszédkészség) segítségével valósul meg. A vizsga minden része szaknyelvi, amely szintenként eltérő módon, mérési okokból két helyen (az olvasott és a hallott szöveg értésénél) kiegészül környezeti és környezetvédelmi tematikájú közös feladattal.

A középfokú Zöld Út gazdasági menedzsment szaknyelvi vizsgán a levélfeladat terjedelme 120-140 szó, a feladat típusa pedig félhivatalos levél írása. A levélírás 15 pontot ér.

A Zöld út vizsgán csak leveleket kell írni. Üzleti leveleket, melyeknek a szerkezetét jól be kell gyakorolni, hogy a vizsgán akár 20 perc alatt meg tudd írni az 5-6 féle közül valamelyiket.

Mit értékelnek a levélfeladatban?

A levélírás a szakmai szituáció írásbeli változata - amennyiben tisztában kell lenned az egyes helyzetekben használatos nyelvi elemekkel (bemutatkozás, érdeklődés, reklamáció stb.). Mindent tudsz hasznosítani, amit a szituációhoz és a szakmai témákhoz megtanultál, gyakoroltál.

Abban is hasonlít a szituációkhoz, hogy meg vannak adva a szempontok, amikről írnod kell. A szempontokhoz vagy van példa, vagy nincs. Ez változó.

Itt megint arra van szükség, hogy a szakmai témákkal is tisztában legyél (pl. tudd, hogy a ’fizetési feltételek’ alatt mit kell érteni). A szókincsen kívül a stílus az, ami még nagyon fontos.

Javítóként azt tapasztaljuk, hogy sok vizsgázó azért kap szerényebb pontokat a levélfeladatnál, mert szűkszavúan utal csak a megadott irányítási szempontokra, vagy éppen csak átemeli azokat a levél szövegébe.

Az irányítási szempontok kifejtése

Először is, értelmezzük, gondoljuk át a megadott kommunikatív szituációt - ki ír kinek, milyen célból? Mit tudok az adott műfaj szerkezetéről? Van-e standard bevezető, amit felhasználhatok? (pl. Azért írok Önöknek, hogy panaszt tegyek … ügyében.)

A másik fontos lépés, hogy a megadott szempontokhoz keressünk gondolatban több altémát is, amit majd az adott ponthoz leírunk. Ugyanis egy pontot akkor vesz kifejtettnek a Zöld Út értékelési rendszer, ha legalább 2 gondolat meg van adva hozzá lehetőleg nem tőmondatban vagy egyszerű mondatban.

Pl. az „érdeklődjön az árról” szempont nem tekinthető kifejtettnek, ha csak annyit írunk: „Szeretnék érdeklődni az árról.” Ezt ki kell egészíteni valami egyéb gondolattal.

Másik példa: ha pl. a késedelmes szállítás miatt kell reklamálni, megírhatjuk milyen kárt okozott ez a cégnek, megérdeklődhetjük, milyen kártérítésre számíthatunk, stb.

Ráadásul, ha nagyon szűkszavúan fogalmazunk, az a szókincshasználat értékelésében is alacsonyabb pontszámhoz vezethet. Mindenképpen törekedjünk az utasításban megadott szókincsterjedelem eléréséhez.

A levél részeinek összekapcsolása

Szintén fontos teendő, hogy a részeket megfelelően kapcsoljuk egymáshoz (pl. kötőszókkal), ne csak mint 4 különálló bekezdés álljanak egymás után.

Egy üzleti - vagy bármilyen - levelet úgy tehetsz még színvonalasabbá, ha összetett mondatokat használsz, és a mondatokat a megfelelő kötőszavakkal kapcsolod össze.

A feladat nagyon egyszerű, de nagyon meg tudja tornáztatni az agyat: ugyanazt a mondatot többféleképpen kell befejezni úgy, hogy a mondat elejéhez is kapcsolódjon, és a kötőszó jelentéséhez is igazodjon.

Egyrészt be lehet gyakorolni a kötőszavak jelentését, másrészt a szakmai ismereteket is át lehet ismételni. Divatosabb szóval a vizsgára készüléskor lehet egyet ‘brainstormingolni’.

A hivatalos és üzleti levél stílusa

A hivatalos levelek szerkezete, megszólítása, elköszönése eltérő a magyar hivatalos, üzleti levelekétől. A felkészülés során itt sem árt, ha egy hozzáértő személy átnézi a leveleidet. Egyedül nehéz megítélned, hogy jókat írtál-e.

Összességében lényegre törően, határozottan, de udvariasan kell fogalmazni. A nyelvtannal sem kell túlzottan foglalkozni, és nem kell árnyaltan fogalmazni, hiszen inkább érthetőnek, világosnak kell lennie, mintsem nagyon választékosnak.

A válasz: egy üzleti levélnek nem az a szerepe, hogy szép legyen és választékos. Egyrészt azért, mert arra ott vannak a szépirodalmi művek. Másrészt azért, mert pl az angol nyelvű üzleti kommunikációd 80%-ban nem anyanyelvi beszélőkkel fog lezajlani, hanem olyanokkal, mint Te.

Teljesen felesleges körmondatokban és árnyaltan fogalmazni. A német nyelvű kommunikációnál más lehet a helyzet, mert ott zömében anyanyelvi beszélőkkel fogsz kommunikálni, de hidd el, nekik sem az fog számítani, hogy mennyire választékosan fogalmazol.

Egy dolog lesz fontos: el tudd mondani, meg tudd fogalmazni, mit szeretnél. Legyen lényegre törő, határozott, de udvarias.

Magyar és idegen nyelvű üzleti levél eltérései

Tartsd be az üzleti/hivatalos levélírás szabályait Még email esetén is. Ugyanis lényeges eltérések vannak az angol, német üzleti levelek és a magyar levelek között.

Sokszor találkozom az alábbi 3 hibával, amikor angolul vagy németül írt hivatalos levelet kapok a diákjaimtól. A probléma valószínűleg abból adódik, hogy magyar minta alapján keletkezik a levél.

Egy magyar hivatalos levélben lehet olyan megszólítás, hogy ’Tisztelt Intézetvezető Asszony!’ Angolban, németben nem jellemző.

Vagy a ’Tisztelt Hölgyem/Uram’, vagy ha tudjuk, kinek írunk, megszólítjuk - de akkor is csak a családi nevén.

Egy magyar hivatalos levelet lehet úgy kezdeni, hogy ’Alulírott XY ezúton szeretnék jelentkezni a meghirdetett állásra’. Angol vagy német üzleti levélben nem jellemző, hogy a nevünkkel kezdjük a levelet.

A nevünk úgyis ott lesz a levél alján, az aláírásnál, és a nevünknél sokkal fontosabb az, hogy miért írjuk a levelet.

Magyar nyelvű levelekben sem mindig elfogadott az, ha felkiáltójelet teszünk egy mondat - mondjuk egy felszólítás végére. Ez nyelvtanilag helyes lenne, de egy levélben inkább indulatosnak, udvariatlannak tűnik.

Egy angol vagy német nyelvű levélben, szituációban kifejezetten sértő, nagyon udvariatlan. És indokolt esetben sem (pl. egy reklamáció) nagyon használatos.

A levél szerkezete

Ügyelj a szerkezeti egységekre. Ha tudod, melyik levélfajtának milyen szerkezettel kell rendelkeznie, kellő gyakorlás után 10 perc alatt is meg tudsz írni bármilyen üzleti levelet.

A klasszikus üzleti levél szerkezete általában az alábbi logikai egységekre épül:

1. megszólítás;
2. bevezetés és a levélírás céljának megnevezése;
3. a megadott irányítási szempontok részletes kifejtése;
4. kérés, következő lépés vagy elvárás megfogalmazása;
5. elköszönés és aláírás.

Mint már említettem ahhoz, hogy jól meg tudj írni egy üzleti levelet, nem kell 100-féle lehetséges kezdő, befejező és szövegátkötő mondatot megtanulnod.

Teljesen felesleges, ha arról van szó, hogy gyorsan szeretnél a levelekkel dűlőre jutni. A kevesebb sokszor több.

Arról nem is beszélve, hogy vannak olyan mondatok, amelyeket minden üzleti levélben fel lehet használni (egy az egyben, vagy kisebb változtatással, függően a levél témájától).

Az ilyen mondatokat érdemes BEMAGOLNI. Igen, bemagolni, mert ha elkezded boncolgatni, belekeveredsz, és elmegy az egésztől a kedved.

Biflázd be, egy az egyben. Tanuld meg kívülről, a jelentéssel együtt, hogy ezzel az adott szituációban (vizsga vagy való élet) már ne kelljen vacakolnod.

Ha megvannak ezek a típusmondatok, azok szerkezetei, és a levéltípusok szerkezeti egységei - nem lesz előtted akadály.

Gyakori levéltípusok

Ajánlatkérés

A márciusi 4-ei írásbeliből az alábbiakra emlékszem: A levélírás témája ajánlatkérés volt.

Mi egy olyan cég vagyunk, akik sporteszközök beszerzésével és értékesítésével foglalkoznak. Egy webshopot szeretnénk nyitni, és ehhez kérünk árajánlatot egy honlap készítő céggel.

A webshop által külföldi vevőknek is tudnánk szállítani és a honlap által az online fizetés és lehetséges lesz.

Fel voltak írva különböző szempontok, hogy mire térjünk ki a levélben, pl: mutassuk a vállalkozásunkat, tevékenységét, mi a célunk a webshoppal és hogy mennyibe fog kerülni a webshop, fizetési határidő.

Ajánlatkérésnél tehát érdemes röviden bemutatni a vállalkozást és annak tevékenységét, megnevezni a tervezett fejlesztést vagy beszerzést, majd pontosan rákérdezni az árra, a fizetési feltételekre, a határidőkre és a teljesítés részleteire.

Érdeklődő levél

Ha egy termékedről kell tájékoztatást adni, akkor az sem árt, ha egyéb infókat - mint például kedvezmény, szállítási feltételek is megosztasz a vásárlóiddal.

Ahhoz, hogy adekvát módon tudj írni a cégedről egy bemutatkozó levelet, tudnod kell, mit szoktak egy cégről elmondani, és azt milyen szavak használatával teszik meg.

Ehhez a szakmai tudás mellett kőkeményen szakszókincs is kell.

Reklamáció

A reklamáló levelek a legnehezebbek és legkönnyebbek is egyben. Azért nehéz, mert ha nem logikusan állítod össze és nem tudod hozzá a speciális szavakat, akkor nem lesz jó.

Viszont azért könnyű, mert ilyen szituban mindenki volt már, legalább tudod, hogy mit kellene írni. És a jövőre nézve is hasznos - tehát motiváló - lehet, ha megtanulod, mit írj le és hogyan írd le ahhoz, hogy egyáltalán komolyan vegyenek.

Másik példa: ha pl. a késedelmes szállítás miatt kell reklamálni, megírhatjuk milyen kárt okozott ez a cégnek, megérdeklődhetjük, milyen kártérítésre számíthatunk, stb.

Még keményebb diónak bizonyulhatnak a reklamációra válaszoló levelek - amiben csak annak lehet rutinja, aki ilyesmivel foglalkozik a munkája során.

Bemutatkozó vagy cégismertető levél

A bemutatkozó levélben a vállalkozás tevékenységét, főbb szolgáltatásait vagy termékeit, valamint a levél célját kell világosan megfogalmazni.

Elsősorban abból kell kiindulni, amit a szakmai témákhoz megtanultál. Igen, ehhez kell a szakmai tudás.

Mert ahhoz, hogy adekvát módon tudj írni a cégedről egy bemutatkozó levelet, tudnod kell, mit szoktak egy cégről elmondani, és azt milyen szavak használatával teszik meg.

Reklamációra válaszoló levél

A reklamációra válaszoló levélben meg kell érteni a panasz okát, reagálni kell a felvetett problémára, és világosan meg kell fogalmazni a vállalkozás álláspontját vagy a javasolt megoldást.

Még keményebb diónak bizonyulhatnak a reklamációra válaszoló levelek - amiben csak annak lehet rutinja, aki ilyesmivel foglalkozik a munkája során.

Hogyan oszd be a 15 percet?

A középfokú vizsgán a levélírásra 15 perc áll rendelkezésre, ezért a szerkezetet és a visszatérő nyelvi elemeket előre be kell gyakorolni. A vizsgán nem érdemes hosszasan gondolkodni azon, hogyan kezdődjön a levél, mert a bevezető és az elköszönés általában jól rögzíthető.

1. Első 1-2 perc: olvasd el figyelmesen a szituációt, és azonosítsd, ki ír kinek, milyen célból.
2. Következő 2-3 perc: készíts rövid vázlatot az irányítási szempontokról, és írj mindegyikhez legalább két kifejtendő gondolatot.
3. Körülbelül 8-9 perc: írd meg a levelet a begyakorolt szerkezet és típusmondatok segítségével.
4. Utolsó 1-2 perc: olvasd át a szöveget, ellenőrizd a szempontok teljesítését, a nyelvtani hibákat és a kézírás olvashatóságát.

Végül, egy alapos átolvasás, utolsó javítás mindenképpen ajánlott - a lényeg, hogy a változtatások egyértelműek és a kézírás olvasható legyen.

Amire oda kell figyelned, hogy ez egy írásbeli feladat. Ez azt jelenti, hogy pontosabban, választékosabban kell fogalmaznod. És kézzel kell írni.

Amit szintén gyakorolni kell a mai világban. Ha lassan írsz, időt veszítesz. Ha csúnyán írsz, esetleg pontokat. Nem azért, mert csúnyán írsz, hanem mert nem értik majd, amit írtál.

A szakmai szókincs szerepe

Az üzleti levelek hamar megtanulhatók, mert logikus és pofon egyszerű a szerkezetük. A sikeres levélhez azonban nemcsak általános nyelvtani tudás, hanem a gazdasági menedzsment témaköreihez kapcsolódó szókincs is szükséges.

Legyenek ötleteid. Elsősorban abból, amit a szakmai témákhoz megtanultál.

Ha egy termékedről kell tájékoztatást adni, akkor az sem árt, ha egyéb infókat - mint például kedvezmény, szállítási feltételek is megosztasz a vásárlóiddal. Ehhez a szakmai tudás mellett kőkeményen szakszókincs is kell.

A szakmai témák ismerete nemcsak a levél tartalmához kell, hanem ahhoz is, hogy a megadott szempontokat természetes, életszerű és szakmailag megfelelő mondatokkal tudd kifejteni.

Felkészülési módszerek

A felkészüléshez sok gyakorló feladat elérhető a vizsgaközpont honlapján. Főleg az írásbeli vizsgarészhez (olvasott szövegértés, táblázatelemzés, levélírás).

A gyakorló feladatok viszont nem mindig tartalmaznak magyarázatot, csak a megoldásokat tudod összevetni.

A felkészüléshez használhatók interneten található próbanyelvvizsgák, szakmai feladatgyűjtemények, szóbeli és írásbeli segédanyagok, valamint a hallásértéshez készült feladatok.

Érdemes külön gyakorolni az írásbelire, a szóbelire és a hallásértésre készült feladatokat, mert az egyes vizsgarészek eltérő készségeket mérnek.

Mintalevelek és típusmondatok

Mint már említettem ahhoz, hogy jól meg tudj írni egy üzleti levelet, nem kell 100-féle lehetséges kezdő, befejező és szövegátkötő mondatot megtanulnod.

Vannak olyan mondatok, amelyeket minden üzleti levélben fel lehet használni (egy az egyben, vagy kisebb változtatással, függően a levél témájától).

Az ilyen mondatokat érdemes BEMAGOLNI. Biflázd be, egy az egyben. Tanuld meg kívülről, a jelentéssel együtt, hogy ezzel az adott szituációban (vizsga vagy való élet) már ne kelljen vacakolnod.

A típusmondatokat azonban nem önmagukban kell megtanulni, hanem a jelentésükkel, a használati helyzetükkel és a hozzájuk kapcsolható szakmai szókinccsel együtt.

Ellenőrzés és javítás

Nem érdemes úgy odamenni a vizsgára, hogy nem írtál egyetlen ilyen feladatot és azt nem ellenőrizte le valaki.

Ez tipikusan olyan feladat, amit ’utcáról beesve’ nem lehet jól megcsinálni. Hacsak nem ebből élsz, és napi szinten elemzel írásban statisztikákat.

A felkészülés során itt sem árt, ha egy hozzáértő személy átnézi a leveleidet. Egyedül nehéz megítélned, hogy jókat írtál-e.

A mintamegoldások összehasonlítása mellett különösen fontos, hogy valaki ellenőrizze az irányítási szempontok kifejtését, a levél szerkezetét, a stílust, a nyelvtani pontosságot és a szókincs használatát.

A levélírás kapcsolata a szóbeli feladatokkal

A szakmai szituáció és a levélírás ugyanazokra a szakmai helyzetekre épül. Aki megtanulja, hogyan kell érdeklődni, bemutatkozni, ajánlatot kérni, reklamálni vagy egy problémára reagálni, az a szóbeli szerepjátékban is könnyebben fog megszólalni.

Fontos, hogy az egyes témákat összefüggéseiben is átlásd: pl a kereskedelem témánál legyen fogalmad a kereskedelmi egységekről, eladásösztönzési formákról, a rendelés során előforduló kifejezésekről, az online kereskedelemről- és arról is, hogy ha nem vagy elégedett egy termékkel mi a reklamáció folyamata.

Az elmúlt 20 év felkészítői munka bebizonyította számomra, hogy a gondolattérképek a tuti megoldás. Egy témához mindent összeszedni (legalább is ami a B2-es vizsgához kell): szavakat, kifejezéseket, ötleteket.

A szakmai szituációban reagálj, kezdeményezz, mondd el a véleményed, kérdezz vissza, stb. És ezeket a megfelelő nyelvi elemek segítségével tedd.

Vizsgakövetelmények és sikeresség

A komplex vizsga akkor sikeres, ha a vizsgázó összességében 60%-ot teljesít, miközben minden mért részkészségből (olvasott szöveg értése, hallott szöveg értése, íráskészség, beszédkészség) eléri minimum a 40%-ot.

A vizsga félig sikeres, ha a vizsgázó csak az írásbeli vagy csak a szóbeli vizsgán éri el a 60%-ot, figyelembe véve itt is a 40%-os részkészségenkénti minimumot.

A Zöld Út szaknyelvi vizsga bizonyítványa két nyelven tartalmazza a sikeres vizsga KER (Közös Európai Referenciakeret) szerinti szintjét és a szaknyelvet.

Középfokon a vizsgázó meg tudja érteni az összetettebb konkrét vagy elvont témájú, szakterületéhez kapcsolódó szövegek fő gondolatmenetét és fontosabb információit, beleértve a szakterületének megfelelő szakmai vagy általános munkahelyi társalgást is.

A szakterminológiát és az általános szaknyelvi lexikát megfelelően használja. Világos, részletes szöveget tud alkotni a szakterületén gyakori műfajokban, alkalmazva azok sajátosságait.

Képes kifejteni véleményét szakmai jellegű témákról úgy, hogy ki tudja fejteni az előnyöket és hátrányokat.

Gyakorlati ellenőrzőlista a vizsgára

• Értelmeztem, ki ír kinek és milyen célból?
• Azonosítottam az összes irányítási szempontot?
• Minden szemponthoz legalább két kapcsolódó gondolatot írtam?
• Bemutattam vagy megneveztem a levél célját?
• Használtam a témához illő szakmai szókincset?
• Megfelelő a megszólítás és az elköszönés?
• A bekezdések logikusan kapcsolódnak egymáshoz?
• Használtam kötőszavakat és összetett mondatokat?
• Betartottam a megadott szószámot?
• Átnéztem a nyelvtani és helyesírási hibákat?
• Olvasható a kézírásom?

A levélfeladat sikeres megoldásához tehát három dolgot kell egyszerre begyakorolni: a hivatalos levél szerkezetét, a szakmai témákhoz kapcsolódó szókincset és az irányítási szempontok részletes kifejtését. Ha megvannak ezek a típusmondatok, azok szerkezetei, és a levéltípusok szerkezeti egységei - nem lesz előtted akadály.

tags: #zold #ut #nyelvvizsga #leveliras