Levelet írni sokszor még magyarul sem egyszerű. Gondot okozhat a megfelelő hangnem kiválasztása, vagy éppen az odaillő formulák alkalmazása egy hivatalos levél esetében. Már csak azért is, mert könnyen kerülheted ilyen helyzetbe: ha külföldi állásra vagy iskolába jelentkezel, ha egy másik ország webshopjából rendeltél valamit és panaszod merült fel, vagy akkor, ha baráti kapcsolatokat építenél más nemzetek tagjaival.
Megszólítás és elköszönés: alapvető szabályok
Kezdjük rögtön a megszólítással, ami megadja a levél alaphangját. Ha tudod a címzett nevét, használhatod is: Dear Mr/Mrs Smith. Ha ismeretlennek szánod a levelet, a magyarból is ismert Tisztelt Hölgyem/Uram megoldás megállja a helyét: Dear Madam or Sir. Hasonló a helyzet az elköszönésnél is. Ha névvel szólítottad meg a címzettet, a Yours sincerely kifejezéssel zárd a levelet, ellenkező esetben pedig használd a Yours faithfully-t.
Míg a baráti levelekben bátran bevetheted az összevont formulákat (I’m, don’t, we’re stb.), a hivatalos iratokban ezeknek nincs helye: I am, do not, we are. Ezek a levelek általában személytelenek és pusztán információközlést szolgálnak. A szenvedő szerkezet pedig remekül illik ehhez a hangnemhez, így ahol csak lehet, próbáld alkalmazni. Ugyanígy kerülnöd kell a hétköznapi kifejezéseket és az idiómákat is. Míg a nem hivatalos levelek esetében ezek színesebbé teszik írásodat, a hivatalok könnyen félreérthetik vagy udvariatlannak találhatják.
A baráti és a hivatalos levelek közti különbségek áttekintése
A baráti levél természetesen sokkal kötetlenebb, mint a hivatalos, így aztán sokkal kevesebb szabályt is kell ismerned. Idővel egyébként egy üzleti levelezés is átválthat lazább hangnemre, érdemes erre is figyelned, és igazodnod a válaszokhoz. Ami a megszólítást illeti, a legelterjedtebb megoldás a Dear, ami után szintén vessző következik. Mind itt, mind az elköszönésnél használd a címzett keresztnevét: Dear John, illetve a levél végén Your/Love from/Best wishes, István. A dátum egy baráti levél esetében fakultatív, odabiggyesztheted az írás végére, de abból sem lesz harag, ha esetleg lemarad.
A közvetlen hangnem kötetlenebb nyelvhasználatot tesz lehetővé. A baráti levélben nyugodtan csillogtathatod a tudásod szlenggel és idiómákkal. Ha például sikerült valami, nem kell mereven a success szóhoz ragaszkodnod. Írd azt: I nailed it! Az összevont formulák is helyet kapnak, sőt ettől lesz igazán élő, valódi a leveled. Amúgy is érdemes úgy gondolnod ezekre a levelekre, mintha egy baráti beszélgetést folytatnál. Ugyanakkor csak óvatosan!
Általános irányelvek a hatékony angol levélhez
Ha angol anyanyelvűvel levelezel, biztosan érteni fog minden szlenget, szófordulatot, kifejezést. Ha azonban a másik fél sem anyanyelvű, bábeli zűrzavar alakulhat ki, ha az angolotok nincs egy szinten. Senki nem szeret értelmező kéziszótárral levelet olvasni. Arra is ügyelned kell, hogy a fogadó amerikai vagy brit. Ha levelet írsz, aligha lesz a papíralapú levelekhez képest formálisabb; a hagyományos papíralapú levelekhez képest itt közvetlenebb hangnemet is megüthet. Ha például ismered a címzettet, használhatod a keresztnevedet (a Dear szócskával megspékelve) is a megszólításnál.
A tárgyban pedig pontosan és érthetően kifejted, mi a leveled célja és rendeltetése. Ami közös a papíralapú és az elektronikus hivatalos levelek között, hogy a lényegre kell törekedned és közérthetően kell fogalmaznod. A kisregényeket hagyd meg a barátaidnak, az ügyintézésnél a hatékonyság a fő szempont. Ebbe ugyanakkor sok minden belefér: felsorolások, kiemelések, listázások. És persze a mellékletek.
Gyakorlati példák és hasznos formulák
Ha egy szervezet nevében írsz, annak a nevét is tüntesd fel, a könnyű kommunikáció érdekében pedig beírhatod a telefonszámodat vagy a postai címedet is. Bemagolhatod, felírhatod, értelmezheted. A lényeg, hogy ezekkel a közkeletű kifejezésekkel biztos kézzel állsz majd neki a levélírásnak.
Dear Mr. Smith, - Kedves Mr. I would like to thank you for letter dated the 4th of November. I would be grateful if you could inform me about the details. I hope I can ask your help for further information. Az ügyintézés útvesztőjében könnyen elveszhetsz, egy jó tanáccsal azonban visszatalálhatsz a helyes útra. I would appreciate your advice on my case. Ajánlhatod magadat, barátaidat vagy akár egy szolgáltatást, terméket is másoknak. I am pleased to offer you Mr. István Kovács for the position. - Örömmel ajánlom Kovács István Urat a pozícióra. Jelentkezés valamire (pl. I would like to apply for the post of full-time teacher at your school. I would like to convey my congratulations to your promotion. I am writing to complain about the cleanness of your hotel room.
Néha mindenki hibázik, a bocsánatkérés pedig nem szégyen, hanem erény. I would like to apologize for my behavior on the meeting. Néha pedig előfordul, hogy egy másik személlyel kell hivatkozni a levélben. Further to your conversation with my assistant, I would like to confirm our meeting on Friday. Sokan udvariatlannak tartják, néha mégis muszáj használni, ha fontos levélre gyors választ vársz. I look forward to your early reply.
Az árajánlatkérés és az RFQ sajátosságai
Fontos, hogy a fenti mintákat a konkrét szituációhoz igazítsd, és a hivatalos jelleg megmaradjon. A beszerzési vagy értékesítési részlegen dolgozók pontosan tudják, hogy sok módja és lépése van annak, hogy ajánlatot kérjünk vagy adjunk egy termékre vagy egy szolgáltatásra. Az árajánlatkérés (request for quotation, RFQ) során az ajánlat szerződésben rögzíthetett követelmények szerint történik. A lényeg, hogy a megadott árak pontosak legyenek és ne változzanak, ha az ügyfél úgy dönt, hogy minket választ. A lezárásban pedig utaljunk arra, hogy szívesen együttműködnénk az adott céggel a jövőben. We look forward to a successful business relationship with you.
Ha több cégtől kérünk árajánlatot, akkor kérhetjük őket arra is, hogy egy csatolt adatlapot töltsenek ki az általunk megjelölt információkkal. A részletek általában a csatolt dokumentumokban találhatók, sokszor táblázatos formában az áttekinthetőség érdekében. A tömörség érdekében fontos megtalálni a megfelelő angol kifejezéseket és mondatszerkezeteket, amik kellően udvariasak is. A fenti cikkben ilyeneket gyűjtöttünk össze hasznos tippekkel és mintákkal. Reméljük ezzel sikerült megkönnyíteni a levelezés folyamatát!
Ha az ügyfélnek közvetlen válasz szükséges, érdemes konkrét és nyitott végű kérdéseket feltenni, hogy ne legyen szükség kétségek belekavarodása. Ezzel növelhető az esély a gyors és hatékony reagálásra.
