Angol professzionális levélírás: forma, hangnem és hasznos kifejezések

Az angol professzionális levél célja, hogy a címzett felé szabályosan megfogalmazott információkat és udvarias kéréseket közvetítsen. A levélben röviden ismertetjük, miért írunk, majd következik a lényeg a tárgyalási részben, végül pedig a befejezés és az elköszönés zárja a levelet.

A hivatalos levélírásban a világos, tömör és udvarias megfogalmazás a legfontosabb. A professzionális levél lehet papíralapú levél vagy e-mail, és gyakran használják állásra jelentkezéshez, információkéréshez, panaszhoz, megrendeléshez, válaszadáshoz, ajánlatkéréshez és üzleti kapcsolattartáshoz.

Az angol professzionális levél alapvető szerkezete

Az angol levél általános szerkezete a következő részekből áll: címzés, dátum és tárgy, megszólítás, bevezetés, tárgyalás, esetleges kérések, záró sorok, elköszönés és aláírás. A levél célja és formája határozza meg, hogy ezek az elemek milyen részletességgel jelennek meg.

A levél bevezetésében röviden ismertetjük, miért írunk, majd a tárgyalási részben következnek a tények és a részletek. A gondolatokat logikusan, könnyen követhető módon kell felépíteni, és minden gondolati egységet külön bekezdésben célszerű megjeleníteni.

1. Címzés, dátum és tárgy
2. Megszólítás
3. Bevezetés és a levél céljának megfogalmazása
4. A fő tartalom, vagyis a tárgyalási rész
5. Esetleges kérés, válasz vagy további lépés megjelölése
6. Befejezés
7. Elköszönés és teljes névvel történő aláírás

A hivatalos levél formai elrendezése

A hivatalos levél teljes formátumát érdemes következetesen betartani: a címzett és a feladó címe, a dátum, a címzett adatai, a tárgy, a megszólítás, a bevezető, a tárgyalási rész, a befejezés és az aláírás egymást követő, jól elkülönített elemek legyenek.

A hivatalos levélben a saját vagy a cég címe a levél tetején, jobb oldalon helyezkedik el. Ha cég nevében írod a levelet és a céges címet adod meg, akkor a cég nevét írd fel első sorba és csak utána a házszámot és az utcanevet.

A címzés sorrendje általában a következő: házszám és utcanév, kerület vagy megye, város, majd irányítószám. A házszám után az angol címzésben nincs pont, és a postai irányítószám a várossal egy sorban is megjelenhet.

Az angoloknál post code néven találkozhatsz vele, míg az amerikaiaknál zip code a neve. A saját címben szerepeljen a házszám, az utca, az irányítószám és a város.

A dátum a feladó címe alá kerül. A dátumformátumok a brit és amerikai angol szerint eltérnek, de a formátumok sokféleségét konkrét példák jelzik.

A címzett nevét, beosztását, ha ismert, cégnevét és címét a bal oldalra írjuk, a saját címünknél lejjebb. A címzett címe a dátum alá kerül, és lehetőleg az első sora essen a dátum alá.

A hivatalos levél esetében a tárgyat lehetőleg külön sorban tüntessük fel, hogy elkülönüljön a levél többi részétől. A tárgyat megadhatjuk a „Subject:” kifejezéssel, vagy egyszerűen dőlt, illetve nagy betűkkel is szedhetjük.

A hivatalos levélben nincs olyan tárgymező, mint az e-mailben, ezért a levél elején meg kell fogalmaznod, mi az üzleti levél tárgya és miért írsz az adott illetőnek. Erre használhatod a regarding, in reference to, concerning és in relation to kifejezéseket.

A hivatalos megszólítás szabályai

Ha tudod a címzett nevét, használhatod a következő formát: Dear Mr. Smith, vagy Dear Ms. Taylor,. A címzettet a vezetéknevén szólítsd meg.

Ha nem tudod a személy nevét, a leggyakoribb megszólítás: Dear Sir or Madam,. Hasonló forma a Dear Sir/Madam,.

Ha egy szervezetnek, intézetnek vagy részlegnek írsz, és különösen udvarias szeretnél lenni, használhatod a To Whom It May Concern: kifejezést. Ez formálisabb és személytelenebb megszólítás.

A megszólítás végén az angolban vesszőt teszünk felkiáltójel helyett. A megszólítás után a következő sorban nagybetűvel kezdjük a szöveget.

Ha tiszteletesnek vagy papnak írunk, a Reverend szót szokás Rev.-ként rövidíteni: Dear Rev. Smith,.

A hivatalos levél bevezetése

A megfelelően megválasztott megszólítás után a bevezetésben röviden ismertetjük a levél célját. A professzionális levélben nem érdemes hosszú általános bevezetőt írni; már az első mondatban világossá kell tenni, miért keressük a címzettet.

A bemutatkozás egyik egyszerű formája: My name is …. Ezt kiegészítheted azzal, hogy milyen pozícióban és melyik cégnél dolgozol.

Ha valaki más, például egyik főnököd nevében írod a levelet, használhatod a következő mondatot: My name is Gareth White and I am writing to you on behalf of ….

A bevezetésben a következő kifejezések segítenek:

• I am writing to enquire… - Azért írok, hogy érdeklődjem…
• I am writing to inquire about… - Érdeklődni szeretnék a…
• I am writing to confirm… - Megerősíteni szeretném…
• I am contacting you regarding… - A … kapcsán keresem Önt.
• I am writing to you regarding… - Azért írok, hogy…
• I am writing to you in response to your previous email…
• I am writing to you in connection with yesterday’s meeting…
• I am writing to you regarding our telephone conversation last week…
• Further to our previous correspondence…
• As we discussed on the phone…
• I am contacting you on behalf of…
• I would like to express my interest in…
• I would like to formally introduce myself…

A levél céljának egyértelmű megfogalmazására használhatod például a következő formát: My name is Gareth White and I am writing to you regarding…. A regarding, in reference to, concerning és in relation to kifejezésekkel a kevésbé hivatalos about szót helyettesítheted.

A tárgyalási rész megírása

Az angol levél tárgyalási része, vagyis a fő tartalom, legyen világos, lényegre törő és megfelelő hangvételű. A legfontosabb információval érdemes kezdeni, majd haladni a részletek felé.

Az átvezető mondatok segítenek a folyamatosságban, például: As mentioned earlier, I would like to… vagy I am writing to provide further details regarding….

A bekezdésekben a gondolatokat logikusan kell felépíteni. A mondatok legyenek rövidek, ahol lehetséges, és minden gondolati egység külön bekezdésbe kerüljön.

A tartalom megfogalmazásakor használj összekötő kifejezéseket:

• Moving on to the next point… - A következő pont felé haladva.
• Let me now address… - Hadd foglalkozzak most…
• Turning our attention to… - Figyelmünket irányítva…
• In addition to that… - Ehhez kapcsolódóan.
• Furthermore… - Továbbá.
• Another important aspect is… - Egy másik fontos szempont…
• However… - Azonban.
• On the other hand… - Másrészt.
• Nevertheless… - Mindazonáltal.
• This brings us to… - Ez elvezet minket…

A professzionális levélben a legfontosabb információkat célszerű egyértelműen megfogalmazni, majd a kapcsolódó részleteket és az esetleges dokumentumokat megemlíteni.

Udvarias kérések és információkérés

Hivatalos levélben a kérés legyen udvarias, ugyanakkor határozott. A kérés megfogalmazásához használhatod a következő fordulatokat:

• I would like to…
• Could I…?
• Could you…?
• Would it be possible to…?
• I would be grateful if you could…
• I would appreciate it if you could…
• Could you please let me know if…?
• Do you have any objection to…?
• Thank you in advance.

Az egyik legudvariasabb és leghivatalosabb forma: I would be grateful if you could forward the documents. - Hálás lennék, ha továbbítaná a dokumentumokat.

További információ kéréséhez használhatod a következő mondatokat:

• I would be grateful if you could inform me about the details.
• I hope I can ask your help for further information.
• I was hoping to ask you for more information regarding…
• I would be grateful if you could elaborate upon…
• Would you be able to expand upon…?
• I would appreciate your advice on my case.

Ha konkrét dolgot kérsz, használhatod például ezeket a kifejezéseket:

• I would be grateful if you would send me a …
• Could you possibly send me …
• Could I…?
• Would I be able to/allowed to…?

Gyakori professzionális levéltípusok és mintamondatok

Hivatkozás korábbi levélre vagy kapcsolatfelvételre

Korábbi levélre vagy beszélgetésre a következő fordulatokkal hivatkozhatsz:

• Thank you for your letter of December 3rd giving me information about …
• I would like to thank you for letter dated the 4th of November.
• Further to your conversation with my assistant, I would like to confirm our meeting on Friday.
• I am writing to you in response to your previous email…
• I am writing to you in connection with yesterday’s meeting…
• I am writing to you regarding our telephone conversation last week…

Részletek megerősítése

Rendelés vagy foglalás részleteinek megerősítésére használhatod az alábbi mondatokat:

• I am writing to confirm my telephone order of this morning.
• I would like to order …
• I would like to confirm my booking of (one double room) for (three) nights, arriving on (Thursday 15th July), and leaving on (Sunday 18th).

Hirdetésre adott válasz

Hirdetésre vagy álláshirdetésre adott válasz esetén használhatod a következő kifejezéseket:

• With reference to your advert in the current issue of …
• I have read your advertisement in the July issue of …
• In your advertisement you state that …
• Could you confirm that …

Állásra vagy pozícióra jelentkezés

A jelentkezési levél elején világosan közöld, milyen pozícióra jelentkezel:

I would like to apply for the post of full-time teacher at your school.

Ajánlás esetén használható a következő mondat:

I am pleased to offer you Mr. István Kovács for the position.

A hivatalos jelentkezési levélben fontos a személytelen és professzionális hangvétel, a konkrét tárgy megadása, a rövid bevezető és a cél világos megfogalmazása.

Gratuláció

Hivatalos gratulációhoz használható a következő mondat:

I would like to convey my congratulations to your promotion.

Panaszlevél

Panasz esetén a kifogásolt körülményt röviden és pontosan kell megnevezni:

• I am writing to complain about …
• I am writing to complain about the cleanness of your hotel room.
• Last week I bought a … . It is not working and I would like to return it for a full refund.

A panaszlevélben világosan jelöld meg a problémát, majd fogalmazd meg, milyen intézkedést vagy választ vársz.

Köszönetnyilvánítás

A köszönetnyilvánítás különösen fontos a hivatalos levelekben, mert előzékeny és udvarias dolog megköszönni a levelet, a segítséget vagy az időt:

• I would like to thank you for letter dated the 4th of November.
• I would like to thank you for …
• Thank you for …
• Thank you once again for your help.
• Thank you for your time and consideration.

Jó hír közlése

I am very pleased to tell you that your application to our position was successful.

Rossz hír közlése

Unfortunately, I must tell you, that our company cannot offer you the job.

Bocsánatkérés

I would like to apologize for my behavior on the meeting.

A hivatalos levél befejezése

A befejezésben röviden összefoglalhatod a levél célját, megnevezheted a következő lépést, és egyértelműen kérheted a választ.

Használható záró mondatok:

• Please let me know if you have any questions about the information provided.
• I look forward to your reply.
• I look forward to receiving your reply.
• I look forward to hearing from you soon.
• I look forward to meeting you in person.
• I look forward to your early reply.
• I hope you will give this matter immediate attention.
• I look forward to hearing from you as soon as possible.
• Please let me know if you require any additional information.
• Should you have any questions, feel free to contact me.
• I appreciate your assistance in this matter.
• I look forward to working with you.
• Should you require any further information do not hesitate to contact me.

Az I look forward to + ige-ing szerkezet a leggyakrabban használt kifejezés, amikor valamilyen folytatásra, legtöbbször válaszra várunk. A please reply/respond at your earliest convenience konkrétabb befejezés, amely udvariasan fejezi ki, hogy mielőbbi választ várunk.

Elköszönés és aláírás

Ha a címzett nevét ismered, a hivatalos levél végén általában a Yours sincerely, formulát használjuk. Ha nem ismered a címzett nevét, a megfelelő elköszönés a Yours faithfully,.

Amerikai angolban előfordulhat a Sincerely yours vagy a Truly yours forma is.

A Best regards és a Kind regards kissé kevésbé formális, de továbbra is udvarias elköszönés. Ezek különösen olyan üzleti kapcsolatokban használhatók, ahol a felek már kapcsolatban vannak.

• Yours sincerely,
• Yours faithfully,
• Best regards,
• Kind regards,
• With appreciation,
• Regards,
• All the best,

A levél aláírása mindig teljes név megadásával történik, például: Best regards, John Smith. A teljes név mellett megadhatod a jelenlegi pozíciódat is.

A hivatalos nyelvezet legfontosabb szabályai

A hivatalos levelekben kerüld a szlenget, a hétköznapi kifejezéseket, az idiómákat és a túlzottan baráti hangnemet. A hivatalok és üzleti partnerek könnyen félreérthetik vagy udvariatlannak találhatják a túl közvetlen megfogalmazást.

Formális levélben ne használj összevont alakokat, például don’t, can’t, haven’t és shouldn’t. Ezek helyett írd ki a teljes alakokat: do not, cannot, have not és should not.

A formális szövegekben lehetőleg kerüld a szlenget, például az ain’t, gonna, gotta és hasonló alakokat. Kerüld az idiómákat, például az it’s a piece of cake és out of the blue kifejezéseket, valamint a túlzottan beszélt nyelvi phrasal verb-öket, például a map out, hold on, take after és call off alakokat.

A szenvedő szerkezet segít a hivatalos hangnem elérésében, mert a szöveg személytelenebb és professzionálisabb lesz. Például: The changes will be implemented by next month.

A formális stílusban a rövid, lényegre törő mondatok gyakran a legmegfelelőbbek. A hivatalos hangnem nem feltétlenül jelent hosszú mondatokat; a cél a tömörség, a pontosság és az egyértelműség.

A levélírásban a szókészlet legyen egyértelmű és udvarias. Az angol igeidők ismerete elengedhetetlen, hiszen jelentősen befolyásolják a mondandót, és hatással vannak az ügyintézésre is.

Hivatalos e-mail írása

Az e-mailen keresztül ma már hivatalos ügyeket is el lehet intézni, de a megfelelő szóhasználatra és formulákra ebben az esetben is ügyelni kell. Az e-mail közvetlenebb hangnemet is lehetővé tesz, ezért bizonyos szempontból félúton jár a hivatalos és a baráti levél között.

Az e-mailben nem kell a saját címedet részletesen feltüntetni. A feladó címe a From mezőben jelenik meg, a címzett e-mail-címét pedig a To mezőbe írod.

Az e-mail dátumozását az e-mail-kezelő szoftver automatikusan elvégzi. A címzés sokkal egyszerűbb, mint a hagyományos levélnél, hiszen csak a címzett e-mail-címét kell megadnod.

Az e-mail tárgymezője

Az e-mail tárgya pontosan és érthetően mutassa meg, mi az üzenet célja. Kerüld az egyszavas tárgyakat, például a Question alakot, és használj konkrét tárgyat.

Az e-mail tárgysorában nem szükséges teljes mondatot írni. Például: Job Application - Gareth White.

Megszólítás e-mailben

Első kapcsolatfelvételkor hivatalos e-mailben érdemes a hagyományosabb protokollt követni, például: Dear Gareth,. Később, ha az üzleti partner nyitott erre, könnyedebb megszólításra válthatsz: Hello Gareth vagy Hi Gareth.

Modern, de hivatalos megszólítás lehet a Dear Mr. Smith vagy Dear Ms. Taylor. Ha nem tudod a címzett nevét, használható a Dear Hiring Manager vagy a To whom it may concern forma.

Az e-mail törzse

Az e-mail törzse legyen rövid és tagolt. Használhatsz felsorolásokat, kiemeléseket és listázásokat, mert ezek segítik a gyors áttekintést.

A levél célját már az első mondatban fogalmazd meg:

• I am writing to inquire about…
• I am writing to confirm…
• As we discussed on the phone…
• I am contacting you regarding…

A levél végén mindig jelöld meg egyértelműen, mit vársz a másiktól:

• Could you please let me know if…?
• I would appreciate it if you could send me…
• Please find the attached document.

Ha csatolsz valamit, mindig hívd fel rá a címzett figyelmét: see attached, attached below vagy Please find the attached document.

Elköszönés e-mailben

Szigorúan hivatalos e-mail esetén használhatod a Yours sincerely vagy Yours faithfully elköszönést. Az üzleti e-mailekben gyakoriak a kissé kevésbé formális, de udvarias elköszönések is:

• Best Regards,
• Kind Regards,
• Kindest Regards,
• Regards,
• Best regards,
• Kind regards,

Az e-mail végén mindig szerepeljen a teljes neved és az elérhetőséged. Ha egy szervezet nevében írsz, annak a nevét is tüntesd fel.

Hosszabb e-mail-folyamban, amelyben többen is érintettek, mindig jelöld pontosan és érthetően, melyik levélre és kinek válaszolsz.

Hivatalos levél és baráti levél összehasonlítása

A hivatalos és a baráti levél szerkezete alapvetően hasonló: mindkettőben van megszólítás, bevezetés, fő tartalom, befejezés és elköszönés. A hangvétel, a nyelvi forma és a szabályok betartásának szintje azonban jelentősen eltér.

A baráti levél főbb szabályai

A baráti levél természetesen sokkal kötetlenebb, mint a hivatalos, így kevesebb szabályt kell ismerned. A közvetlen hangnem kötetlenebb nyelvhasználatot tesz lehetővé, és a levelet úgy érdemes megírni, mintha egy baráti beszélgetést folytatnál.

A baráti levél megszólítása lehet Dear John,, Hi John, vagy Hello John,. A megszólítás után itt is vessző következik.

A dátum egy baráti levél esetében fakultatív. A levelet kezdheted például így: Dear Emily,.

Baráti levélben megengedettek a rövidített formák, a tegező hangnem, az összevont alakok, a baráti kifejezések, a szleng és az idiómák. Az összevont formulák ettől teszik igazán élővé és természetessé a levelet.

Baráti levélben használható bevezető mondatok:

• I hope you're doing well and everything is going great for you!
• It's been such a long time since we last spoke, and I wanted to catch up!
• I was just thinking about you and wanted to say hi.
• How have things been with you lately? I miss hearing from you!
• Just a quick note to share what’s been going on with me and hear about your news!
• I hope this letter brings a smile to your face!
• I’m so excited to share this news with you!

Baráti levélben a következő záró kifejezések használhatók:

• Take care,
• All the best,
• Love,
• Best wishes,
• Cheers,
• Catch you later,
• Looking forward to hearing all your news!
• Write back soon.
• Keep in touch.

Gyakori hibák az angol professzionális levelezésben

Gyakori hiba, ha a levél nem jelöli meg világosan a célját. A bevezetőben röviden ismertesd, miért írsz, a tárgymezőben pedig pontosan és érthetően nevezd meg az üzenet rendeltetését.

Szintén kerülendő a túl hosszú, bonyolult vagy nehezen követhető mondatszerkezet. A hivatalos angol levélben nyugodtan törekedhetsz rövidségre és tömörségre.

Ne használj felkiáltójelet a hivatalos megszólítás és elköszönés végén; az angolban ezekhez vessző kapcsolódik.

Ne használj összevont alakokat, szlenget, idiómákat és túl közvetlen kifejezéseket hivatalos levélben. A hivatalos levélben a megfelelő hangnem, a pontos tárgy, a rövid bevezetés, a világos kérés, a megfelelő elköszönés és a teljes névvel történő aláírás alapvető.

Ha angol anyanyelvűvel levelezel, valószínűleg megérti a szlenget és a szófordulatokat. Ha azonban a másik fél sem anyanyelvű, félreértések alakulhatnak ki, ha az angolotok nincs egy szinten.

Arra is ügyelj, hogy a címzett amerikai vagy brit angol környezetben használja-e a nyelvet. Egy-egy kifejezés mást jelenthet a két országban.

Hivatalos levél ellenőrzőlistája

• A levél célja már a bevezetésben világos.
• A tárgymező rövid és konkrét.
• A címzett neve és titulusa helyesen szerepel.
• A megszólítás végén vessző áll.
• A hivatalos levélben nem használtál összevont alakokat.
• Kerülted a szlenget, az idiómákat és a túl közvetlen kifejezéseket.
• A levél tartalma logikus és könnyen követhető.
• A legfontosabb információkat előre helyezted.
• A kérés vagy a várt válasz egyértelmű.
• A mellékletekre hivatkoztál.
• A befejezés udvarias és professzionális.
• Az elköszönés illeszkedik a megszólításhoz.
• A levél végén teljes név szerepel.
• Az e-mailben feltüntetted az elérhetőségeidet.
• Elküldés előtt még egyszer ellenőrizted a hangnemet és a helyesírást.

Angol hivatalos levélminta

Az alábbi minta egy számlával kapcsolatos hivatalos megkeresés szerkezetét mutatja:

John Smith
123 Maple Street
London, SW1A 1AA
United Kingdom

April 21, 2025

Ms. Sarah Brown
Customer Relations Manager
XYZ Corporation
456 Oak Avenue
New York, NY 10001
USA

Subject: Inquiry Regarding Invoice Discrepancy

Dear Ms. Brown,

I hope this message finds you well. I am writing to bring to your attention a discrepancy in the invoice issued by XYZ Corporation on April 15, 2025, for our recent purchase order (Order ID: 45678). The total amount stated on the invoice appears to differ from the agreed-upon price outlined in our contract.

Specifically, the invoice total indicates £5,000, whereas the contract specifies £4,800. I kindly request that you review this matter and confirm the correct amount at your earliest convenience.

I have attached a copy of the invoice along with our contract for your reference. If you require any additional information or documentation to assist with the review, please do not hesitate to reach out to me via email at or by phone at.

Thank you for your prompt attention to this matter. I appreciate your assistance and look forward to your response.

Yours sincerely,
John Smith

Angol baráti levélminta

Az alábbi minta a baráti levél közvetlenebb szerkezetét és hangnemét mutatja:

April 21, 2025

Dear Emily,

I hope you're doing well and that everything is great on your end! It's been such a long time since we last caught up, and I just wanted to take a moment to reconnect and share some updates from my side.

Things have been pretty busy here lately, but in a good way. Last weekend, I finally got the chance to visit that little café I told you about - it was even better than I expected! They make the best pastries, and I couldn't help but think how much you’d love it.

We have to plan a visit together next time you're in town! On another note, how have you been? What’s new in your world?

I’d love to hear all about your latest adventures, especially that trip you mentioned last time. It sounded amazing! Anyway, I won’t keep you too long, but I just wanted to let you know I’m thinking about you.

Please write back when you have a chance - I miss hearing from you! Take care, and sending you lots of love!

All the best,
Alex

tags: #angol #profi #leveliras