Először is nézzünk meg egy angol hivatalos levélmintát példának okául. Tehát, ha te küldöd a levelet, akkor a jobb felső sarokba írd a saját vagy céged címét. Valamint, ha cég nevében írod és a céges címet adod meg, akkor a cég nevét írd fel első sorba és csak utána a házszámot és az utcanevet. Ne lepődj meg akkor sem, ha a várossal egy sorban látod az irányítószámot.
Megszólítások és formális környezet
A címzett neve. Érdekesség: Ez alól egy, az üzleti életben igen ritkán használt kivétel van, ha egy tiszteletesnek, papnak írunk. Ekkor esetükben a Mr helyett a Reverend (tiszteletes) szót szokás “Rev.”-ként rövidíteni, így ez esetben például azt írjuk, hogy Dear Rev. Smith, ilyenkor kell a pont. Ennél egy sokkal hasznosabb második verzió angol hivatalos levél megszólításakor a Dear Sir or Madam. Manapság ez a leginkább használatos ilyen esetben, azonban érdemes említést tenni egy sokkal formálisabb és személytelenebb megszólításról is: To whom it may concern.
Ezen kívül még előfordulhat, hogy valaki más, például egyik főnököd nevében kell megírnod egy angol hivatalos levelet. Ebben a részben összefoglaljuk és emlékeztetjük a címzettet, hogy miért is írtuk levelünket. Azért, hogy a hivatalos leveledre mindenképp kapj választ érdemes ezt szavakban is kifejezni.
Írjunk egy hivatalos levelet lépésről lépésre
Dear Mr. Smith, - Kedves Mr. Smith. I would like to thank you for letter dated the 4th of November. I would be grateful if you could inform me about the details. I hope I can ask your help for further information. Az ügyintézés útvesztőjében könnyen elveszhetsz, egy jó tanáccsal azonban visszatalálhatsz a helyes útra. I would appreciate your advice on my case. Ajánlhatod magadat, barátaidat vagy akár egy szolgáltatást, terméket is másoknak. I am pleased to offer you Mr. István Kovács for the position. - Örömmel ajánlom Kovács István Urat a pozícióra.
Jelentkezés valamire (pl. I would like to apply for the post of full-time teacher at your school. I would like to convey my congratulations to your promotion. I am writing to complain about the cleanness of your hotel room.) Ezek a formulák gyakorlati példái a hivatalos levélben használt nyelvi eszközöknek. Ugyanakkor a formális hangnem mindig tömörségre törekszik, és kerüli a baráti vagy informális elemeket.
Megfelelő hangnem és szerkezet
Az összevont formulák is helyet kapnak, sőt ettől lesz igazán élő, valódi a leveled. Ugyanakkor csak óvatosan! Ha angol anyanyelvűvel levelezel, biztosan érteni fog minden szlenget, szófordulatot, kifejezést. Ha azonban a másik fél sem anyanyelvű, bábu zűrzavar alakulhat ki, ha az angolotok nincs egy szinten. Senki nem szeret értelmező kéziszótárral levelet olvasni. Arra is ügyelned kell, hogy a fogadó amerikai vagy brit legyen.
A megszólításnál és az elköszönésnél a formális megfogalmazás legyen: Dear [Címzett neve], és a levél végén Yours sincerely vagy Yours faithfully attól függ, hogy személyesen szólítod-e meg valakit. Ezek a szabályok segítenek a hivatalos hangnem megtartásában. A dátum egy baráti levélben fakultatív, de a hivatalos levelek esetében érdemes pontos dátumot adni.
Nyelvi tippek hivatalos levélben
A közlés tömörségét és profizmust segíti, ha a mellékleteket és a lényegre törő mondatokat hátra helyezzük. A közvetlen hangnem kötetlenebb nyelvhasználatot tesz lehetővé baráti vagy kevésbé formális környezetben, de hivatalos levélben a rövid, lényegre törő mondatok gyakran a legmegfelelőbbek.
A levélírásban a szókészlet legyen egyértelmű és udvarias. A gyakran használt formulák között megtalálható például: Could I…? Would I be able to/allowed to…? Do you have any objection to…? Thank you in advance. Ezek a kifejezések segítenek abban, hogy hivatalos leveled gördülékeny és profi hatást keltsen. A baráti szövegekben viszont előfordulhat a informális nyelv, de itt ezt kerülni érdemes.
Gyakorlati példák és gyakori elemek
A fentiek alapján a levélírás során használandó elemek közé tartozik:
- Személytelen és professzionális hangvétel
- Konkrét tárgy megadása
- Rövid bevezető és célt megfogalmazó mondat
- Hívó mondatok a válaszra (például „I look forward to your reply.”)
Az angol nyelvtan és írás szabályai közé tartozik a helyesírás és a mondatszerkesztés megértése. Az alapszabályok betartása segít a bizalom kiépítésében és a hatékony kommunikációban.
Az angol igeidők rövid áttekintése
Az igeidők témakörében fontos, hogy a hivatalos szövegekben gyakran előforduló formákat és a történetmesélés időbeli elrendezését is ismerjük. A bemutatott példák között megfigyelhető, hogy a jelen és múlt idők közötti különbségek kulcsfontosságúak a hivatalos levél stílusában is. A igeidők áttekintése segít abban, hogy a levél helyzetét és időzítését pontosan kifejezzük.
Fontos megjegyzések a használatról
A formális levelekben gyakran kerülendő a szleng és a kifejezések túlzott baráti tónusa. Ugyanakkor a szakmai kontextusban előfordulhat, hogy a vállalati kultúra megkívánja az egyszerűbb és közvetlenebb megfogalmazást. A tiszta és udvarias megközelítés a legbiztosabb út a kívánt válasz eléréséhez.
