Angol üzleti levél minta: felépítés, formai szabályok és hasznos kifejezések

Az angol üzleti levél akkor hatékony, ha világos, tömör, udvarias és a címzett számára könnyen áttekinthető. A legfontosabb elemek a feladó és a címzett adatai, a dátum, a megszólítás, a levél célját bemutató bevezetés, a részletes törzsszöveg, a záró formula és az aláírás.

Az angol hivatalos levél és email a leggyakrabban használt kommunikációs formák az üzleti életben. A megfelelő forma és hangnem kiválasztása mellett különösen fontos a világos szerkezet, a pontos nyelvhasználat és az udvarias, de határozott megfogalmazás.

Az angol üzleti levél alapvető felépítése

A hivatalos angol levél írása során kulcsfontosságú, hogy ismerd és helyesen alkalmazd a levél struktúráját. Ez nemcsak profizmusról árulkodik, de segít az üzeneted hatékony átadásában is.

A levelek rendezése: Üdvözlés; A levél célja; Kifejtés: tények, részletek; Esetleges kérések; Záró sorok, befejezés; Elbúcsúzás.

A feladó címének és a dátumnak az elhelyezése

Az angol hivatalos levél fejlécében elsőként a címzést és a dátumot kell elhelyezned. A címzést a bal felső sarokba írd, míg a dátumot jobbra igazítva vagy a címzés alá helyezd el.

Az angol hivatalos levélforma szerint a saját vagy céges cím általában a levél jobb felső részén helyezkedik el. Ha cég nevében írod a levelet, akkor a cég nevét írd fel első sorba és csak utána a házszámot és az utcanevet.

Az angol hivatalos levélforma szerint sorrendileg a következőket kell írnod: házszám és utcanév, kerület vagy városrész, város neve, postai irányítószám.

Házszám és utcanév - egy sorba és a magyarral ellentétben nincs a házszám után pont.

Ne lepődj meg akkor sem, ha a várossal egy sorban látod az irányítószámot. Továbbá angoloknál post code néven találkozhatsz vele, míg az amerikaiaknál zip code a neve.

Az angol hivatalos levél címzésekor ne feledd a küldő címét jobbra zártan írni, tehát a fenti felsorolt elemek a levél jobb oldalán helyezkedjen el.

Brit és amerikai dátumformátum

Az angol dátum írása szintén jobbra zártan történik és a levél küldőjének címe alá. Az angol nyelvű dátumozás eltér a magyarban használttól, formátuma többféle lehet, attól függően, hogy brit vagy amerikai stílust használunk.

A brit angolban: 15 May 2025, az amerikai angolban pedig May 15, 2025. Egyik esetben sem teszünk semmilyen írásjelet az évszám mögé.

Figyelj arra is, hogy az angol levél dátumozása a következő sorrendben van: NAP/HÓNAP/ÉV, pont fordítva, mint magyarul. Továbbá angol dátum írásakor elegendő az évnek az utolsó két számjegyét kiírni, tehát 2017-ben csak azt, hogy 17.

A címzett adatainak megadása

A levél címzésének következő része a címzett adatai. Az angol hivatalos levélforma szerint sorrendileg a következőket kell írnod: a címzett neve, a beosztása, a cégnév, a cím és a város neve.

A címzett neve magyar nevek esetében felcserélve írva először a keresztnév, majd a vezetéknév. A címzett címét a dátum alá, balra zártan kell írni.

A címzett nevét, beosztását, ha ismert, a bal oldalra írjuk a saját címünknél lejjebb. Alá a címzett címét írjuk.

Az angol üzleti levélben a címzett beosztása akkor is feltüntethető, ha a név ismert, mert ez segít a levél megfelelő szervezeti egységhez vagy személyhez történő eljuttatásában.

Az angol üzleti levél megszólítása

A megszólítás a levél fontos eleme, amely megadja a kommunikáció alaphangját. Hivatalos angol levélben általában a “Dear” kifejezéssel kezdünk, amit a címzett neve vagy titulusa követ.

Amennyiben ismered a címzett nevét, megszólításként írd azt, hogy: Dear + Mr (ha férfi) / Mrs (ha nő) + családnév.

Például: Dear Mr Smith - Kedves Kovács Úr.

Ha felmerülne kérdésként, melyik a családnév az angolban, akkor mindig az utolsó, mert az angoloknál az “első név” a keresztnév.

Továbbá az angol megszólítás után vesszőt teszünk és nem felkiáltójelet, mint magyarul. A Mr / Mrs megszólítás után nem teszünk pontot az angol nyelvben.

Ennél egy sokkal hasznosabb második verzió angol hivatalos levél megszólításakor a Dear Sir or Madam. Ezt akkor használhatod, ha nem ismered a címzett nevét.

Manapság ez a leginkább használatos ilyen esetben, azonban érdemes említést tenni egy sokkal formálisabb és személytelenebb megszólításról is: To whom it may concern.

Ez egy túlzóan hivatalos megszólítási forma, így csak akkor használd, ha direkt ilyen hangvételben szeretnéd a leveled írni. Minden más esetben, ha nem tudod a nevet, Dear Sir or Madam.

A bevezető bekezdés és a levél céljának megfogalmazása

A bevezető bekezdés célja, hogy röviden bemutasd magad és meghatározd a levél célját. Ez segít a kontextus megteremtésében és felkelti az olvasó érdeklődését.

Fontos, hogy a megszólítás után habár vessző van, a bemutatkozó szöveget mégis nagy betűvel kezd.

Ezután nincs is egyszerűbb és egyértelműbb bemutatkozási forma egy hivatalos levélben vagy emailben, minthogy: My name is …

Ez teljesen elegendő, esetleg kiegészítheted azzal, hogy milyen pozícióban és melyik cégnél dolgozol.

Ezen kívül még előfordulhat, hogy valaki más, például egyik főnököd nevében kell megírnod egy angol hivatalos levelet. Ekkor a következőt használd bemutatkozásnál: My name is Gareth White and I am writing to you on behalf of …

Az angol hivatalos levél esetében nincs tárgy mező, mint az emailnél, így itt az elején meg kell fogalmaznod, mi az üzleti levél tárgya, miért írsz az adott illetőnek.

Erre a következő kifejezéseket használhatod: regarding; in reference to; concerning; in relation to.

• My name is Gareth White and I am writing to you regarding…
• My name is Gareth White and I am writing to you in reference to…
• My name is Gareth White and I am writing to you concerning…
• My name is Gareth White and I am writing to you in relation to…

Lényegében ezekkel a kifejezésekkel helyettesíted a kevésbé hivatalos “about” szót, amit kollégákkal való emailezések során továbbra is használj nyugodtan.

Hasznos bevezető mondatok

• I hope this message finds you well. - Udvarias kezdés, amely kifejezi a törődést.
• I am writing to you regarding… - Egyértelművé teszi az üzenet tárgyát.
• I am reaching out to inquire about… - Ha kérdésünk van a címzett felé.
• I would like to express my interest in… - Amikor egy lehetőség iránt érdeklődünk.
• I am contacting you on behalf of… - Ha valaki nevében írunk.
• I would like to formally introduce myself… - Ha először vesszük fel a kapcsolatot és bemutatkozni szeretnénk.
• Further to our previous correspondence… - Az előző kommunikációra hivatkozva.
• I am writing to enquire… - Azért írok, hogy érdeklődjem.

A levél törzsszövegének megírása

Ezután leírod részleteiben, mit is szeretnél leveleddel, emaileddel. Lehet az egy árajánlatkérés vagy egy panaszlevél, ez teljesen tőled függ.

A levél törzsében fejtsd ki részletesen a mondanivalódat. Használj rövid, tömör bekezdéseket, és minden bekezdésben egy fő gondolatot fejts ki.

A hivatalos angol levél minta általában 3-4 bekezdést tartalmaz, de ez a levél céljától függően változhat.

Minden gondolati egység külön bekezdés. A legfontosabb információval érdemes kezdeni, majd haladni a részletek felé.

Az angol levél tárgyalási része, vagyis a fő tartalom fontos, hogy világos, lényegre törő és megfelelő hangvételű legyen.

Átvezető és összekötő kifejezések

• As mentioned earlier, I would like to… - Amint korábban említettem, szeretném…
• I am writing to provide further details regarding… - Azért írok, hogy további részleteket adjak meg.
• Moving on to the next point… - A következő pont felé haladva.
• Let me now address… - Hadd foglalkozzak most…
• Turning our attention to… - Figyelmünket irányítva…
• In addition to that… - Ehhez kapcsolódóan.
• Furthermore… - Továbbá.
• Another important aspect is… - Egy másik fontos szempont…
• However… - Azonban.
• On the other hand… - Másrészt.
• Nevertheless… - Mindazonáltal.

Kérések és információkérés udvarias megfogalmazása

Hivatalos levélben a kérés legyen pontos, udvarias és egyértelműen kapcsolódjon a levél céljához. A címzett számára derüljön ki, hogy milyen intézkedést vagy választ vársz.

• I would like to…
• Could I…?
• Could you…?
• Would it be possible to…?
• I would be grateful if you could…

Ez az utolsó a legudvariasabb és leghivatalosabb kifejezés, amit levélben vagy emailben használhatsz a legtöbb esetben.

I would be grateful if you could forward the documents. - Hálás lennék, ha továbbítani tudnád a dokumentumokat.

I was hoping to ask you for more information regarding…

I would be grateful if you could elaborate upon…

Would you be able to expand upon…

I would be grateful if you could inform me about the details. - Hálás lennék, ha tájékoztatna a részletekről.

I hope I can ask your help for further information. - Bízom benne, hogy további információkkal is a segítségemre lesz.

I would appreciate your advice on my case. - Szívesen venném tanácsát az ügyemmel kapcsolatban.

Gyakori üzleti levéltípusok

Állásjelentkezési és motivációs levél

Az állásjelentkezés és a motivációs levél kulcsfontosságú a karrierépítésben. Egy jól megírt hivatalos angol levél minta ebben az esetben röviden bemutatja szakmai hátteredet, kiemeli releváns tapasztalataidat, és indokolja, miért vagy alkalmas a pozícióra.

I am writing to apply for the Marketing Manager position advertised on your website. With my five years of experience in digital marketing and proven track record in campaign management, I believe I would be a valuable addition to your team.

I would like to apply for the post of full-time teacher at your school. - Ezúton szeretnék jelentkezni az Önök iskolájában meghirdetett teljes állású tanári pozícióra.

I would be happy to attend an interview at your convenience. - Örömmel részt vennék egy meghallgatáson, amikor önnek megfelel.

Üzleti ajánlat és együttműködési javaslat

Az üzleti ajánlat és együttműködési javaslat célja a potenciális partnerek meggyőzése. Egy ilyen hivatalos angol levél világosan vázolja az ajánlat lényegét, kiemeli az együttműködés előnyeit, és konkrét lépéseket javasol a továbblépésre.

I am writing to propose a strategic partnership between our companies. By combining our resources, we could expand market reach and increase profitability for both parties.

I am pleased to offer you Mr. István Kovács for the position. - Örömmel ajánlom Kovács István Urat a pozícióra.

Reklamáció és panaszkezelés

A reklamáció és panaszkezelés során fontos a professzionális, de határozott hangnem. Egy ilyen angol hivatalos levél pontosan leírja a problémát, tényszerű és objektív marad, valamint javaslatot tesz a megoldásra.

I am writing to express my dissatisfaction with the product I received on July 20, 2024. The item arrived damaged and does not function as advertised. I would appreciate a full refund or a replacement within the next 7 business days.

I am writing to complain about the cleanness of your hotel room. - A hotelszoba tisztaságával kapcsolatban írom panaszomat.

Információkérés és érdeklődés

Az információkérés és érdeklődés célja a szükséges adatok beszerzése. Egy ilyen hivatalos angol levél tisztán megfogalmazza a kérdéseket, indokolja az információ szükségességét, és megköszöni a segítséget.

I am writing to inquire about your company’s services in cloud computing. Could you please provide detailed information about your pricing structure and implementation process?

Meghívó és eseményszervezés

A meghívó és eseményszervezési levél célja a címzett részvételének biztosítása. Egy ilyen angol hivatalos levél tartalmazza az esemény dátumát, helyszínét és időpontját, röviden leírja az esemény célját és programját, valamint kéri a címzett visszajelzését.

On behalf of XYZ Company, I am pleased to invite you to our Annual Business Conference on August 15, 2024, at the Grand Hotel, London. The event will feature keynote speakers discussing the future of AI in business.

Köszönőlevél

A köszönőlevél és az elismerés kifejezése fontos a szakmai kapcsolatok ápolásában. Egy ilyen hivatalos angol levél konkrétan megfogalmazza, miért hálás a személy, személyes hangvételű, de megőrzi a professzionalizmust, és utal a jövőbeni együttműködés lehetőségére.

I am writing to express my sincere gratitude for your support during our recent project. Your expertise and dedication were instrumental in its success, and I look forward to future collaborations.

I would like to thank you for letter dated the 4th of November. - Szeretném megköszönni a november 4-én küldött levelét.

Jó és rossz hír közlése

I am very pleased to tell you that your application to our position was successful. - Örömmel értesítem, hogy jelentkezését az állásajánlatunkra elfogadtuk.

Unfortunately, I must tell you, that our company cannot offer you the job. - Sajnálattal értesítem, hogy az állásra nem Önt választottuk.

Bocsánatkérés és hivatkozás

I would like to apologize for my behavior on the meeting. - Szeretnék elnézést kérni a megbeszélésen tanúsított viselkedésem miatt.

Further to your conversation with my assistant, I would like to confirm our meeting on Friday. - Az asszisztensemmel folytatott megbeszélése nyomán szeretném megerősíteni a pénteki találkozónkat.

A levél lezárása és válasz kérése

A záró bekezdésben összegezd a levél fő pontjait, és jelezd, milyen lépéseket vársz a címzettől. Itt fejezheted ki köszönetedet is a figyelemért.

Ebben a részben összefoglaljuk és emlékeztetjük a címzettet, hogy miért is írtuk levelünket. Röviden, tömören, lehetőleg egy mondatban.

Gyakran használt kifejezés ilyenkor, hogy I hope that you have the time to… Ezután megismétled a fő okot, amiért írtad a levelet.

• I look forward to receiving your reply. - Várom a válaszát.
• I look forward to hearing from you soon. - Várom, hogy mielőbb halljak Ön felől.
• I look forward to meeting you in person. - Várom, hogy személyesen is találkozzunk.
• Please reply/respond at your earliest convenience. - Várom mielőbbi válaszát.
• Please let me know if you have any questions about the information provided.
• Thank you for your time and consideration. I look forward to your response.
• Please let me know if you require any additional information.
• Should you have any questions, feel free to contact me.
• I appreciate your assistance in this matter.
• I look forward to working with you.
• I look forward to your early reply. - Várom mihamarabbi válaszát.

Az “I look forward to + ige ING-es alakja” a leggyakrabban használt kifejezés ilyenkor. Ez egy udvarias és kellően személyes megfogalmazása annak, hogy valamilyen folytatásra, legtöbbször válaszra, várunk a címzettől.

Ez sokkal konkrétabb befejezése egy levél szövegének és egyértelműen kifejezi, hogy elvárjuk, hogy a másik fél mielőbb válaszoljon. Ez egy hivatalos és még egyáltalán nem sértő megfogalmazás azokra az esetekre, ha fontos és sürgős kérdésekre szeretnénk mielőbbi választ kapni.

Elköszönés és aláírás

Vitathatatlanul kétféle elköszönés lehetséges hivatalos üzleti levél esetén. A Yours sincerely akkor használatos, ha ismered a címzett nevét, a Yours faithfully pedig akkor, ha nem ismered a címzett nevét.

Az angol email írás esetén megszokott elköszönések, mint a Kind regards, Best regards stb. hivatalos levél esetén nem használatosak.

Végül írd alá a levelet. Ne feledd fordítva írni a neved “angolosan”, tehát először keresztnév és utána a családnév/utónév. Ez alá még odaírhatod jelenlegi pozíciódat is, ha szeretnéd.

Az elköszönés után hagyj ki néhány sort az aláírásodnak, majd gépeld alá a nevedet. Opcionálisan feltüntetheted a pozíciódat és céged nevét is.

Nyelvi stílus az angol üzleti levélben

A hivatalos angol levelezésben kerüld a hétköznapi, informális kifejezéseket. Használj inkább formális, üzleti angol szókincset.

• obtain a get helyett
• request az ask for helyett
• inform a tell helyett

Ezek a kifejezések növelik a levél szakmai jellegét és hitelességét.

Egy angol nyelvű hivatalos levél nem tartalmaz rövidítéseket vagy szlenget. Írd ki teljesen a szavakat, és használj teljes mondatokat.

• I am az I’m helyett
• do not a don’t helyett
• it is az it’s helyett

Ez a fajta nyelvhasználat növeli a levél hivatalos jellegét és érthetőségét.

A hivatalos levélben kerüld a szlenget, a hétköznapi kifejezéseket és az idiómákat. A szenvedő szerkezet jól illik ehhez a hangnemhez, így ahol csak lehet, próbáld alkalmazni.

A megfelelő nyelvtan és központozás elengedhetetlen a hivatalos angol levél írásánál. Figyelj az igeidők helyes használatára, az alany-állítmány egyeztetésre, és a vesszők, pontok megfelelő elhelyezésére.

A hivatalos angol levél legyen tömör, de informatív. Kerüld a felesleges ismétléseket és a túl hosszú mondatokat. Egy jól megírt hivatalos levél általában nem hosszabb egy oldalnál, kivéve ha a téma komplexitása indokolja a nagyobb terjedelmet.

Angol üzleti email és papíralapú levél összehasonlítása

A fenti angol levélminta alapján megkülönböztetett 10 pont nagy részét teljes mértékben alkalmazhatod angol email írása esetén. Azonban az első 3 pontra ez egyáltalán nem igaz.

Az emailben nem kell saját címedet részletesen feltüntetni. Ha ezt meg akarod tenni, akkor is az aláírásba szokás beletenni általában az email végére.

Az emailben ez a rész lesz egyszerűen a te email címed, amelyet a FROM mező jelöl.

Az angol dátumozásra sem kell itt ügyelned, hiszen ezt az email kezelő szoftvered automatikusan elvégzi.

Végül az email címzése is sokkal egyszerűbb a levélhez képest, hiszen csak az email címét kell megadnod annak, akinek küldöd az emailt a “TO” sorba.

A tárgysor szerepe

Az email esetén bejön egy plusz elem a tárgysor, vagyis a SUBJECT. Itt nevezed meg, miről szól értelemszerűen az emailed.

Angol hivatalos email esetén nem szükséges a tárgysorban a kerek egész mondat, elég annyi például a fenti levél minta alapján, hogy: Job Application - Gareth White.

A lényeg az email tárgyásoránál, hogy az üzenet fő mondandóját, célját a lehető legjobban sugallja.

Pár szavas kifejezés, amely összefoglalja az üzeneted létrejöttének okát, célját.

Egy példa a hivatalos levél tárgysorra angolul: Follow Up: Product Presentation.

Megszólítás emailben

Az angol hivatalos email esetében is - különösen az első kapcsolatfelvételkor - érdemes követned az angol hivatalos levél által támasztott protokolláris követelményeket.

Angol nyelvű email megszólításakor, az első kapcsolatfelvételkor használd a Dear Gareth megszólítást. Csak az első emailezések után válts üzleti partnereddel egy könnyedebb, barátságosabb hangvételű megszólításra az angol emailekben, amennyiben látod, hogy nyitott erre.

Ilyen esetekben használhatod a Hello Gareth vagy Hi Gareth megszólításokat.

Email törzsszövege és mellékletei

Az email szövegezését illetően mindent használhatsz ugyanúgy, ahogy fent az angol hivatalos levél esetében leírtuk.

A levél törzsében kitérhetsz a leveled tényleges tartalmára, amelyben az alábbi elemek szerepelhetnek: köszönetnyilvánítás, kérés, kérdés megfogalmazása és cselekvésre ösztönzés.

Thank you for attending the new product presentation this afternoon. I’ve attached a video file of the full recording so you can share it with your team. Please let me know if you have any questions.

Ha csatolsz valamit, erre mindig hívd fel a másik figyelmét: see attached, attached below stb.

Az e-mail végén mindig szerepeljen a teljes neved és az elérhetőségeid is. Ha egy szervezet nevében írsz, annak a nevét is tüntesd fel, a könnyű kommunikáció érdekében pedig beírhatod a telefonszámodat vagy a postai címedet is.

Emailes elköszönések

Itt is használatos a hivatalos levél végén használt Yours sincerely, ha ismered a címzettet, illetve Yours faithfully, ha nem ismered.

Az emailt sokan nem tekintik kellően hivatalosnak, ezért sokszor találkozhatsz a következőkkel: Best Regards, Kind Regards, Kindest Regards, Regards.

Ezek mind használatosak az üzleti életben, azonban ezek kevésbé hatnak hivatalosan, mint a Yours sincerely és Yours faithfully elköszönések.

Ha szigorúan hivatalos emailről van szó, akkor mindenképp ez utóbbiakat használd, minden más esetben nyugodtan vegyítheted a fentiekkel.

Teljes angol üzleti levél minta

Az alábbi minta egy számlázási eltérés miatt írt hivatalos üzleti levél szerkezetét mutatja be.

John Smith
123 Maple Street
London, SW1A 1AA
United Kingdom

April 21, 2025

Ms. Sarah Brown
Customer Relations Manager
XYZ Corporation
456 Oak Avenue
New York, NY 10001
USA

Subject: Inquiry Regarding Invoice Discrepancy

Dear Ms. Brown, I hope this message finds you well. I am writing to bring to your attention a discrepancy in the invoice issued by XYZ Corporation on April 15, 2025, for our recent purchase order (Order ID: 45678).

The total amount stated on the invoice appears to differ from the agreed-upon price outlined in our contract. Specifically, the invoice total indicates £5,000, whereas the contract specifies £4,800. I kindly request that you review this matter and confirm the correct amount at your earliest convenience.

I have attached a copy of the invoice along with our contract for your reference. If you require any additional information or documentation to assist with the review, please do not hesitate to reach out to me via email at or by phone at.

Thank you for your prompt attention to this matter. I appreciate your assistance and look forward to your response.

Yours sincerely,

John Smith

Az angol üzleti levelezés ellenőrzése

Az ellenőrzés és átolvasás elengedhetetlen lépés a professzionális angol levelezésben. Figyelj oda a helyesírási és nyelvtani hibákra, a gondolatok logikus sorrendjére és a hivatalos hangnem konzisztenciájára.

Használj helyesírás-ellenőrző szoftvereket, de ne hagyatkozz kizárólag ezekre. A saját áttekintésed nélkülözhetetlen.

Mindig ellenőrizd még a “küldés” gomb megnyomása előtt a komplett leveled és azt, hogy tényleg csatoltad-e a kívánt dokumentumokat.

Ha egy olyan fontos levelet küldesz, amely a céged egészét képviseli, kérd ki nyugodtan egy felettesed lektorálását küldés előtt.

Mielőtt megírod az angol üzleti levelet, határozd meg, mit vársz a címzettől, és mit tegyen, miután elolvasta a leveled.

Amikor írsz, győződj meg róla, hogy a hangnem és a kommunikáció stílusa megfelel-e a címzettnek. Ha egy olyan cégvezetőnek küldenél e-mailt, akivel még sohasem találkoztál, legyen az teljesen formális és egyelőre kerüld el a vicceket.

Ha egy kollégádnak írsz, akivel jó kapcsolatot ápoltok, számára már nyugodtan írhatsz megengedőbb, barátságosabb, informális leveleket.

Mivel rengeteg e-mailt kapunk és küldünk nap mint nap, az embereknek egyre kevesebb ideje marad az elolvasásukra, ezért érdemes törekednünk a tömörségre.

Próbálj elhagyni minden olyan töltelékszót és információt a levélből, amely nem releváns, használj rövid, egyszerűbb mondatokat.

A kulturális különbségek figyelembevétele a nemzetközi üzleti kommunikációban kulcsfontosságú. Az angol hivatalos levél írásakor vedd figyelembe a megszólítás és elköszönés kulturálisan megfelelő formáit, az adott kultúrában elfogadott kommunikációs stílust, valamint az esetleges tabutémákat vagy érzékeny kérdéseket.

tags: #angol #uzleti #level #minta