Elektronikus levél szabályai

Az elektronikus levelezés napjainkban igen elterjedt, amin nem csodálkozhatunk, hiszen nagyon gyors és viszonylag olcsó. A levelezőprogramok használatát könnyen elsajátíthatjuk, de sokszor gondot okoz, hogy milyen formai és stílusbeli követelményeknek kell megfelelnie az elektronikus levélnek. Egyre általánosabb az elektronikus levelezés használata. Mivel gyors és viszonylag olcsó - főleg ha a külföldre menő kommunikációt is beleszámítjuk -, mind többen igyekeznek ezt használni. Vajon milyen formában, milyen stílusban és hogyan készüljenek ezek a levelek.

Miért fontos az egységes levélforma?

Miben azonosak a követelmények a postai levelezéssel, és mennyiben mások? Ki ír kinek? Ezt használják partnereikkel való levelezésre, de így kommunikálnak az intézményen belül egymással az egyes osztályok, a vezetőség a beosztottakkal - és viszont -; továbbá a kollégák egymással. Tekintve, hogy ezen a téren súlyosabb következménye van egy-egy hiba elkövetésének, és azt sem felejthetjük el, hogy elvileg az irodában rendelkezésre álló internetet, csakis az intézmény érdekében szabad használni - ezzel kezdenénk. Hivatalos levelezésnek az ügyfeleknek, partnereknek, valamint a cégen belül, de hivatalos felhasználásra készített iratokat nevezzük. Ugyancsak idetartoznak a cégvezetésnek a beosztottakhoz írt levelei, információi, valamint a beosztottaknak a menedzsereknek küldött beszámolói. Nem tartozik ide, ha kollégánknak boldog névnapot akarunk kívánni, vagy magánügyben információt, szívességet kérünk tőle.

Címzés és megszólítás

A Levelek címzésére külön fejléc jelenik meg, amikor rákattintunk az ’Új levél” elnevezésű ikonra. Ezt értelemszerűen kitöltjük. Először a címzett nevét, majd a levél tárgyát adjuk meg. A cím kitöltését követően a szövegrészben már nem kell újabb címzést írni /ezzel is nagyban rövidülnek leveleink/, csak megszólítást. De azt kötelező ugyanolyan udvariasan, amint ahogyan egy postán küldött levélben tennénk meg. Tehát a partnernek, ügyfélnek: „Tisztelt…….” És a kipontozás helyére hivatali beosztását írjuk. Amennyiben a vállalat saját ügyfelének írja a levelet, lehet a vezeték- és keresztnevet feltüntetni a „Tisztelt” szót követően, vagy „Tisztelt Ügyfelünk!” - ként megszólítani. Azt is tudnunk kell, hogy ha cégen belüli hivatalos levelezést folytatunk - és a levél témája következtében azt vélhetően kinyomtatják, mert például le fogják fűzni az irattárnak -, a kollégát, a főnököt is magázni kell, még akkor is, ha közvetlen társalgásban tegező viszonyban vagyunk vele.

Üdvözlés és zárás

A megszólítást pedig azonnal kezdjük a levélírásra rendelkezésünkre álló első sorban, ez mind a hely, mind pedig az idő kihasználása érdekében célszerű. A levél végére mindig írjuk oda nevünket, hiába jelenik meg később az üzenet feladójaként. Az udvarias elköszönés és az aláírás a levél végén is elvárt. A kettő között azonban nem kötelező üres sorokat /sort kihagyni, lehet ezt közvetlenül egymás alá írni. Ezáltal tömörebb lesz írásunk. Ha telefonkapcsolatot is kívánunk tartani, adjuk meg telefonunk számát is a név alatt. Ez esetben sem használunk rövidítéseket.

A helyesírás és a nyelvhasználat fontossága

Fentiek alapján elvárható, hogy a magyar nyelven hazánkban levelezők alkalmazzák a magyar nyelv betűit - a helyesírás szabályai szerint -, beleértve a rövid és hosszú magánhangzókat és az ékezetes betűket is. Ez természetesen nem vonatkozik a külföldi levelezésre, illetve az idegen nyelvű levelekre. Aki ezt nem teszi, az igénytelen, kulturálatlan benyomást kelt. Nem azt fogja a partner hinni, hogy „oh, ez azért van, mert olyan sok idegen nyelvű levelet ír”, hanem annyira kényelmes, hogy nem veszi magának a fáradtságot, hogy átállítsa gépét. Ez pedig udvariatlanságra vall. Ami viszont egyszerűbb a postai levelezésnél, az elektronikus küldeményeknél el lehet tekinteni a „kötelező” három bekezdéstől, lehet egyet vagy kettőt írni, ha a téma nem követeli meg a többi tagolását, illetve ha a lényeget a csatolt fájlban közöljük. A szöveg végén itt is elvárt az udvarias elköszönés és az aláírás, illetve a küldő nevének odaírása. A kettő között azonban nem kötelező üres sorokat /sort kihagyni, lehet ezt közvetlenül egymás alá írni. Ezáltal tömörebb lesz írásunk. Ha telefonkapcsolatot is kívánunk tartani, adjuk meg telefonunk számát is a név alatt. Ez esetben sem használunk rövidítéseket.

Formátum és tagolás

Az Exchange kiszolgáló a Windows Small Business Server 2003 operációs rendszer része. Az elektronikus levelezés gyorsasága az írásbeli kommunikációs lehetőségek tekintetében egyedülálló, továbbá a legkevésbé költséges módját kínálja a világ különböző pontjain tartózkodó vásárlókkal és munkatársakkal való kapcsolattartásnak. A gyors válaszadásra törekedve Ön csupán egy rövid mondatot vet oda, mielőtt a "Küldés" gombra kattintana. Nem gondolja, hogy a jobb benyomás keltése érdekében fordíthatott volna több időt a válaszlevél megszerkesztésére? Ügyelt a név szerinti, megfelelő stílusban történő megszólításra? A levél elküldése előtt átolvasta azt ellenőrzés céljából? Futtatott helyesírás-ellenőrzőt? A levél hangvétele barátságos és segítőkész volt? Bátorította további kapcsolatfelvételre a vevőt? Az értékesítési ügyfelek részére frissített árjegyzéket küld. De gondolt arra, hogy egy személyesebb kapcsolatfelvétel esetleg több eredménnyel járhat? Említette, hogy bármilyen kérdés felmerülése esetén szívesen nyújt tájékoztatást telefonon - lehetőséget teremtve ezzel egy személyesebb eszmecserére?

Biztonság és kísérő elemek

Az elektronikus levelezés során több technikai elem is befolyásolhatja a kommunikációt. A postafiók létrehozása és a megfelelő regisztráció fontos, továbbá a tűzfal védi a hálózatot a jogosulatlan hozzáférésektől. A levelek feldolgozása során figyelni kell a csatolmányokra és a vírusvédelmi beállításokra. A levél végén a kapcsolattartási adatok megadása segíti a hatékony kommunikációt, ugyanakkor a biztonságot is növeli.

Ajánlások és példák

A hivatalos levélírás alapszabályai között gyakran szerepel az udvariasság, a rövidség és a lényegre törő fogalmazás. Használhatók pedig különböző formulák, amelyek segítik a hatékony kommunikációt: „Ezen levelemmel…”, „Ezúton értesítem/kérem, hogy…”, „Azzal a kéréssel fordulok Önhöz…”. A levél alján pedig szerepelhet az aláírás, illetve a nevünk. Mindez hozzájárul a professzionális megjelenéshez, legyen szó hivatalos vagy üzleti levelezésről. A helyes tartalom és a megfelelő stílus megértése elősegíti a gördülékeny kapcsolattartást és a pozitív benyomást.

Metad és záró részek

Az elektronikus levelezés hosszú távú hatásait tekintve fontos, hogy a levelet átgondoltan küldjük el, mert a levél küldésével végérvényesen elveszíti a további mondandó hozzáfűzésének lehetőségét. A kész levelet többször át kell olvasnod, hiszen mindig maradhatnak benne hibák. Ha tartasz attól, hogy valami felett átsxiklasz, akkor kérj segítséget: egy friss szem olyasmit is észrevehet, ami a te figyelmedet elkerülte. A hivatalos levél megírásának gyakorlásával könnyen megszokható a helyes forma és a hatékony kommunikáció.

tags: #elektronikus #leveliras #szabalyai