Gépen való levélírás: hivatalos levél és e-mail készítése lépésről lépésre

Gépen való levélíráskor a legfontosabb, hogy előre meghatározd a levél célját, a címzettet és a kívánt hangnemet. Hivatalos ügyben tárgyilagos, udvarias és tömör megfogalmazásra van szükség, míg magánlevélben közvetlenebb stílust is használhatsz.

A hivatalos levél kötöttebb formátumot követ, gyakran tartalmaz tárgymezőt, dátumot, aláírást és mellékleteket. Az üzleti e-mail lehet rövidebb, de az alapvető udvariassági szabályokat ott is be kell tartani.

Milyen esetekben szükséges levelet írni számítógépen?

Bármikor előfordulhat olyan élethelyzet, hogy hivatalos levelet kell írnod, legyen szó valamilyen kérvényről vagy levelezésről a tanulmányi osztállyal, esetleg a tanárokkal, netán önéletrajzhoz csatolandó motivációs levélről.

Panasz benyújtása esetén vagy hibabejelentéskor, hivatali szervekkel, szolgáltatóval történő kommunikációhoz is elengedhetetlen a hivatalos forma (pl. közüzemi ügyintézés, parkolási bírság, társasházi képviselet stb.).

Köszönetnyilvánítás, ajánlatkérés vagy reklamáció benyújtása esetén sem árt, ha tudsz hivatalosan fogalmazni. Az élet megannyi területén van szükség arra, hogy jól és helyesen tudj egy hivatalos levelet megírni.

Az írásbeli kommunikáció felgyorsult, napi szinten írunk e-maileket, váltunk gyors üzeneteket, de hivatalos levéllel ritkábban van dolgunk. Ha mégis olyan helyzetbe kerülünk, hogy hivatalos iratot kell fogalmaznunk, néhány szempontot szem előtt kell tartanunk.

Levélírás számítógépen: program és sablon kiválasztása

Az ehhez hasonló levelek írása gyors és egyszerű, ha online állapotban van. Válasszon levelezési sablonjaink közül, és nyissa meg a Webes Word-ben, hogy személyre szabhasd.

Tipp: Ha már a Webes Word-et használja, a Fájl>- Új>sablonok tallózása - lehetőség kiválasztásával érheti el a levélsablonokat. A Word-sablonok keresése mezőbe írja be a Betűk szót. Ekkor megjelennek a levélsablonok.

A levél létrehozásakor célszerű átnevezni azt. A Microsoft Word beállítható az elektronikus levelek megírására és szerkesztésére a lista alatt. Lejjebb az alapértelmezett betűtípus is kiválasztható.

A levélírásra lehetőségünk van a Fájl menü/Új üzenet, vagy az eszköztáron az Új/Levélüzenet, vagy a Ctrl+N billentyűkombinációval.

Mielőtt nekilátnánk a műveletnek, nézzük meg a levélformátum-beállításokat. Ehhez az Eszközök menü/Beállítások parancsra/Levélformátum regiszterfülre kell kattintani.

Levélformátumok és betűtípusok

Beállítható az alapértelmezett levélformátum az „Új üzenetek formátuma" listából: HTML, Rich Text, Egyszerű szöveg.

Ha az Egyszerű szöveget választanánk, akkor nem lehet levélpapírt beállítani. Ez a beállítás azért jó, mert minden levelezőprogram tudja fogadni ezt a formátumot.

Ha a HTML formátumot választjuk, a Levélpapír és betűtípusok résznél a levélpapír kiválasztására is mód nyílik. A Téma gombra kattintva beépített levélsablonokból választhatunk.

A legjobb választás a Times New Roman vagy az Arial, 12-es betűméretben. A hivatalos levél formátum a letisztult, klasszikus betűtípusokra és egyszerű fekete szövegre épül.

A hivatalos levél felépítése számítógépen

A hivatalos levél felépítését érdemes előre megtervezni. A levél fő részei a fejrész, a megszólítás, a bevezetés, a tárgyalás, a befejezés, az elköszönés, az aláírás és szükség esetén a mellékletek felsorolása.

1. Címzett és címzés

A pontos adatokat mindig alaposan ellenőrizd! A fejrészben a bal oldalon tüntesd fel a címzettet és a címzést, alatta a tárgyat - ez a hivatalos levélben kötelező elem (pl. Tárgy: Ajánlattétel).

A címzettet bal oldalon tüntetjük fel (név, beosztás, cég/intézmény neve, cím). A tárgy mindig rövid, lényegre törő, pl.: „Tárgy: Panasz benyújtása”.

A levél fejlécében érdemes a saját elérhetőségeidet is megadni, hiszen a boríték elkallódhat.

2. Tárgymegjelölés

A hivatalos levélben a tárgy kötelező elem. A tárgy után nem kell pont.

Mindig jelöld ki konkrétan, mit kérsz vagy mi a leveled célja (határidő, elvárt lépés, válasz módja), különben az üzened a levegőben fog lógni és lehet nem kapsz rá választ.

3. Megszólítás

A hivatalos levél megszólítása legyen mindig udvarias és a címzetthez illeszkedő!

Ha ismered a nevet: „Tisztelt Kovács Úr!”. Ha csak a titulus ismert: „Tisztelt Osztályvezető Asszony!”. Ha nem tudod pontosan: „Tisztelt Hölgyem/Uram!”.

Akkor van a legkönnyebb dolgod, ha tudod, kinek írsz, például: „Tisztelt Szabó Úr!” vagy „Tisztelt Pálkovics Tanárnő!” - a keresztnevet nem szokás hozzátenni.

Ha csak a titulust ismered, akkor a „Tisztelt Tanárnő!” vagy a „Tisztelt Osztályvezető Asszony!” a megfelelő megszólítás.

Ha nem tudod pontosan, hogy kit kell megszólítanod, akkor ezeket az általános formulákat használd: „Tisztelt Hölgyem/Uram!” vagy „Tisztelt Ügyintéző!”.

A „Tisztelt Címzett!” kerülendő, mert modoros. A „Kedves X. Y.!” megszólítást hivatalos levélben nem illik használni, mert túl személyes hangvételű.

4. Bevezetés

Itt jelöld meg a levél célját: például állásra pályázol, vagy hivatkozol egy korábbi ügyintézésre. Legyen egyértelmű, miért írod a levelet!

A bevezetésben érdemes ismertetni a levél célját, a tárgyalásban ezt bővebben - de nem túl hosszan - ki kell fejteni, majd a lezárásban meg lehet köszönni az esetleges közbenjárást, a levél témájától függően.

Kezdhetsz például ezzel: „Ezen levelemmel…” vagy „Ezúton értesítem/kérem, hogy…”, esetleg „Azzal a kéréssel fordulok Önhöz…” stb.

5. Tárgyalás

Ebben a részben bontsd ki az üzenetedet: ismertesd a panaszod, írd le a kérelmed indokait, vagy mutasd be röviden a pályázati motivációdat!

Legyen világos, mit vársz a címzettől! A tartalomnak személytelennek, tárgyilagosnak, lényegre törőnek és érzelemmentesnek kell lennie.

Egy rövid levelet is érdemes a megszokott módon tagolni, azaz legyen bevezetés, tárgyalás és befejezés.

6. Befejezés és válasz kérése

Mindig fogalmazz meg egy udvarias kérést vagy záró gondolatot: „Köszönöm, hogy foglalkoznak az ügyemmel”, „Várom mielőbbi válaszát”!

Vannak olyan formulák, amelyek bármely levél végére beilleszthetők, például a „Várom mielőbbi válaszát. Tisztelettel: X. Y.” vagy az „Előre is köszönöm válaszát. Tisztelettel: X. Y”.

A hivatalos levélre mindig választ várunk. Ezt az elköszönéskor akár nyomatékosíthatod is, sőt azt is megfogalmazhatod, hogy pozitív és negatív eredmény esetén egyaránt számítasz a visszajelzésre.

7. Elköszönés, aláírás és mellékletek

A levél végére kerül az elköszönés („Tisztelettel”), a teljes név és beosztás, valamint a mellékletek felsorolása (pl. önéletrajz, szerződés másolat).

Elköszönéskor minden esetben írd ki a teljes nevedet. A keltezést a szövegtől minimum egy sorral lejjebb, bal oldalon kell elhelyezni, az aláírásnak pedig a jobb oldalon kell szerepelnie.

Ha csatolsz mellékletet, akkor a levél alján ezt fel kell tüntetni, a mellékletek megnevezésével és az oldalak számával együtt.

A hivatalos levél stílusa

Az első és talán legfontosabb szabály, hogy egy hivatalos levél mindig legyen udvarias. Ezt azt jelenti, hogy kérésedet, mondanivalódat ne nyersen, de ne is barokkos körmondatokban, hanem tényközlő, lényegre törő módon fogalmazd meg, nem rabolva az olvasó idejét.

Emellett mindig figyelj oda a választékos, szabatos fogalmazásra. A levél tartalmilag és formailag is feleljen meg az elvárásoknak - szerencsére ennek kötött szabályai vannak, így nehéz mellényúlni.

Aranyszabály, hogy minden hivatalos levélben magázódunk, még akkor is, ha jól ismerjük a levél címzettjét.

Kerüld a körülményes mondatokat: egy gondolatot egy mondatban fogalmazz meg, világos szerkezetben!

Kerülendő nyelvi elemek

Napjainkban nagyon sokat kommunikálunk írásban olyan módon, mintha beszélgetnénk, például chaten, e-mailben és különböző appokon keresztül. Hozzászoktunk, hogy írásban is alkalmazunk szlengszavakat, beszélt nyelvi kifejezéseket, ezért egy hivatalos levélnél fokozottan oda kell figyelni a szabatos, választékos megfogalmazásra.

Talán nem kell hangsúlyozni, hogy egy hivatalos levélben a szlengnek sincs helye, ezeket tartogasd a barátaidnak, akik viszont értékelni fogják.

Ugyanígy kerülnöd kell a hétköznapi kifejezéseket és az idiómákat is. Míg a nem hivatalos levelek esetében ezek színesebbé teszik írásodat, a hivatalok könnyen félreérthetik vagy udvariatlannak találhatják.

Míg a baráti levelekben bátran bevetheted az összevont formulákat (I’m, don’t, we’re stb.), a hivatalos iratokban ezeknek nincs helye:I am, do not, we are.

A hivatalos levél elkészítése Wordben

A sablon kiválasztása után töltsd ki a feladó, a címzett, a dátum és a tárgy adatait. Ezután írd meg a megszólítást, a bevezetést, a tárgyalást és a befejezést.

A levél elkészítésekor célszerű átnevezni azt. A kész szöveget többször olvasd át, majd ellenőrizd a formázást, a helyesírást, a címzést, a dátumot és a mellékleteket.

A kész levelet többször át kell olvasnod, hiszen mindig maradhatnak benne hibák. Ha tartasz attól, hogy valami felett átsiklasz, akkor kérj segítséget: egy friss szem olyasmit is észrevehet, ami a te figyelmedet elkerülte.

Ügyelj a mondatok felépítésére, a ragozásra, az igeidőkre. Ne feledd, hogy végig magázódnod kell!

Ha sok múlik a levélen, akkor nem biztos, hogy elég a „friss szem”. Ebben az esetben olyasvalakit kérj meg az átolvasásra, aki jó helyesíró, esetleg még a levél témájában is jártas, így nagy eséllyel nem marad hiba a szövegben.

Hivatalos e-mail írása számítógépen

Az e-mailen keresztül ma már hivatalos ügyeket is el tudsz intézni, a megfelelő szóhasználatra és formulákra azonban ebben az esetben is ügyelned kell.

A hagyományos papíralapú levelekhez képest itt közvetlenebb hangnemet is megüthetsz. Kicsit tehát félúton jársz a hivatalos és a baráti levél között.

Ami közös a papíralapú és az elektronikus hivatalos levelek között, hogy a lényegre kell törekedned és közérthetően kell fogalmaznod.

Az e-mail fejlécének kitöltése

Az emailben nem kell saját címedet részletesen feltüntetni. Vagy ha ezt meg akarod tenni, akkor is az aláírásba szokás beletenni általában az email végére.

Az email-ben ez a rész lesz egyszerűen a te email címed, amelyet a FROM mező jelöl. Az angol dátumozásra sem kell itt neked ügyelned, hiszen ezt az email kezelő szoftvered automatikusan elvégzi.

Végül az email címzése is sokkal egyszerűbb a levélhez képest, hiszen csak az email címét kell megadnod annak, akinek küldöd az emailt a „TO” sorba.

Tárgysor

Az email esetén bejön egy plusz elem a tárgysor (SUBJECT). Itt nevezed meg, miről szól értelemszerűen az emailed.

Annyi még a különbség, hogy angol (hivatalos) email esetén nem szükséges a tárgysorban a kerek egész mondat, elég annyi például a fenti levél minta alapján, hogy: Job Application - Gareth White.

A lényeg az email tárgyásoránál, hogy az üzenet fő mondandóját, célját a lehető legjobban sugallja.

Az udvariasság alapja, hogy a tárgyban pontosan és érthetően kifejted, mi a leveled célja és rendeltetése.

E-mailes megszólítás és elköszönés

Angol nyelvű email megszólításakor, az első kapcsolatfelvételkor használd a Dear Gareth megszólítást (Gareth egy név, ide mindenképp helyettesítsd be a címzett nevét).

Csak az első emailezések után válts üzleti partnereddel egy könnyedebb, barátságosabb hangvételű megszólításra az angol emailekben, amennyiben látod, hogy nyitott erre.

Ilyen esetekben használhatod a Hello Gareth / Hi Gareth megszólításokat.

Az elköszönésnél is kicsit lazább lehetsz: Regards, Kind vagy Best regards.

Az email végén mindig szerepeljen a teljes neved és az elérhetőségeid is. Ha egy szervezet nevében írsz, annak a nevét is tüntesd fel, a könnyű kommunikáció érdekében pedig beírhatod a telefonszámodat vagy a postai címedet is.

E-mailes tagolás, kiemelés és melléklet

Ebbe ugyanakkor sok minden belefér: felsorolások, kiemelések, listázások. És persze a mellékletek.

Ha csatolsz valamit, erre mindig hívd fel a másik figyelmét: see attached, attached below stb.

Amennyiben pedig egy hosszabb e-mail-folyamban veszel részt, amiben esetleg többen is érintettek, mindig jelöld pontosan és érthetően, melyik levélre és kinek válaszolsz.

Hivatalos levél írása angolul

Az angol hivatalos levél és email a leggyakrabban használt kommunikációs formák az üzleti életben. És mint tudjuk, az üzleti sikerek kulcsa a jó kommunikáció.

A hivatalos levél még ma is sok helyen használt és elvárt, így érdemes ismerned formai követelményeit és a levélhez használt angol kifejezéseket.

Ráadásul mind a használt kifejezések, mind a formai követelmények szempontjából rengeteg hasonlóság van a levél és az email között.

Angol hivatalos levél címzése

A jobb felső sarokban helyezkedik a levelet küldő címe: Tehát, ha te küldöd a levelet, akkor a jobb felső sarokba írd a saját vagy céged címét.

Az angol hivatalos levélforma szerint sorrendileg a következőket kell írnod: Házszám és utcanév - egy sorba és a magyarral ellentétben nincs a házszám után pont.

Valamint, ha cég nevében írod és a céges címet adod meg, akkor a cég nevét írd fel első sorba és csak utána a házszámot és az utcanevet.

A következő sorba írod a kerületet. Az ez utáni sorba a város neve kerül. Majd az utolsó sorba a postai irányítószám.

Az angol hivatalos levél címzésekor ne feledd a küldő címét jobbra zártan írni, tehát a fenti felsorolt elemek a levél jobb oldalán helyezkedjen el.

Angol dátumozás

A levél következő eleme a dátumozás. Az angol dátum írása szintén jobbra zártan történik és a levél küldőjének címe alá.

Figyelj arra is, hogy az angol levél dátumozása a következő sorrendben van: NAP/HÓNAP/ÉV, pont fordítva, mint magyarul.

Ne lepődj meg akkor sem, ha a várossal egy sorban látod az irányítószámot. Továbbá angoloknál post code néven találkozhatsz vele, míg az amerikaiaknál zip code a neve.

Az angol címzett adatainak feltüntetése

A levél címzésének következő része a címzett adatai.

Az angol hivatalos levélforma szerint sorrendileg a következőket kell írnod: A címzett neve. Magyar nevek esetében felcserélve írva először a keresztnév, majd a vezetéknév.

Beosztása a levelet fogadó félnek, amennyiben ismert. Cégnév, ahol dolgozik a címzett. Címe: ez az előzőekhez hasonlóan házszám (pont nélkül) és utca név.

Ezt már az előzőekkel ellentétben balra zártan kell írni és lehetőleg az első sora essen a dátum alá.

Angol megszólítások

Amennyiben ismered a címzett nevét, megszólításként írd azt, hogy: Dear + Mr (ha férfi) / Mrs (ha nő) + Családnév.

Ha felmerülne kérdésként, melyik a családnév az angolban, akkor mindig az utolsó, mert az angoloknál az “első név” a keresztnév.

Továbbá az angol megszólítás után vesszőt teszünk és nem felkiáltójelet, mint magyarul. Figyelem a Mr / Mrs (Uram / Hölgyem) megszólítás után nem teszünk pontot az angol nyelvben.

Ennél egy sokkal hasznosabb második verzió angol hivatalos levél megszólításakor a Dear Sir or Madam. Ezt akkor használhatod, ha nem ismered a címzett nevét.

To whom it may concern. - Annak, akit a levél illet - így fordítanám, de nem használnám magyarul sem szívesen. Ez egy túlzóan hivatalos megszólítási forma, így csak akkor használd, ha direkt ilyen hangvételben szeretnéd a leveled írni.

Bemutatkozás és tárgymegjelölés angolul

Fontos, hogy a megszólítás után habár vessző van, a bemutatkozó szöveget mégis nagy betűvel kezd.

Ezután nincs is egyszerűbb és egyértelműbb bemutatkozási forma egy hivatalos levélben vagy emailben, minthogy: My name is ………………

Ez teljesen elegendő, esetleg kiegészítheted azzal, hogy milyen pozícióban és melyik cégnél dolgozol.

Az angol hivatalos levél esetében nincs tárgy mező, mint az emailnél, így itt az elején meg kell fogalmaznod, mi az üzleti levél tárgya, miért írsz az adott illetőnek.

Erre a következő kifejezéseket használhatod: regarding; in reference to; concerning; in relation to… majd ez után leírod leveled fő célját 1-2 mondatban.

Angol levél tartalma és lezárása

Ezután leírod részleteiben, mit is szeretnél leveleddel, emaileddel. Lehet az egy árajánlatkérés vagy egy panaszlevél, ez teljesen tőled függ.

Ebben a részben összefoglaljuk és emlékeztetjük a címzettet, hogy miért is írtuk levelünket. Röviden, tömören, lehetőleg egy mondatban.

Gyakran használt kifejezés ilyenkor, hogy I hope that you have the time to… (do sg) (remélem lesz ideje arra, hogy …).

Azért, hogy a hivatalos leveledre mindenképp kapj választ érdemes ezt szavakban is kifejezni.

Az “I look forward to + ige ING-es alakja” a leggyakrabban használt kifejezés ilyenkor. Ez egy udvarias és kellően személyes megfogalmazása annak, hogy valamilyen folytatásra (legtöbbször válaszra) várunk a címzettől.

Egy másik hasznos befejezése az angol hivatalos levelednek ez lehet: please reply/respond at your earliest convenience - Várom mielőbbi válaszát.

Ez sokkal konkrétabb befejezése egy levél szövegének és egyértelműen kifejezi, hogy elvárjuk, hogy a másik fél mielőbb válaszoljon.

Angol elköszönés

Yours sincerely - akkor használatos, ha ismered a címzett nevét. Yours faithfully - ez pedig akkor használatos, ha nem ismered a címzett nevét.

Az angol email írás esetén megszokott elköszönések, mint a Kind regards, Best regards stb. hivatalos levél esetén nem használatosak.

Az angol hivatalos email végén is használatos a hivatalos levél végén használt Yours sincerely (ha ismered a címzettet) / Yours faithfully (ha nem ismered).

Azonban az emailt sokan nem tekintik kellően hivatalosnak, ezért sokszor találkozhatsz a következőkkel: Best Regards, Kind Regards, Kindest Regards, Regards.

Ezek mind használatosak az üzleti életben, azonban ezek kevésbé hatnak hivatalosan, mint a Yours sincerely / Yours faithfully elköszönések.

Gyakori angol kifejezések gépen írt levélhez

Korábbi kapcsolatfelvételre való hivatkozás

I am writing to you in response to your previous email…

I am writing to you in connection with yesterday’s meeting…

I am writing to you regarding our telephone conversation last week…

Kérés megfogalmazása

I would like to…

Could I…? Could you…?

Would it be possible to…?

I would be grateful if you could…

Ez az utolsó a legudvariasabb és leghivatalosabb kifejezés, amit levélben vagy emailben használhatsz a legtöbb esetben.

I would be grateful if you could forward the documents. - Hálás lennék, ha továbbítani tudnád a dokumentumokat.

További információ kérése

I was hoping to ask you for more information regarding…

I would be grateful if you could elaborate upon… (the job description/the salary)

Would you be able to expand upon… (the type of room/the extra costs)

I hope I can ask your help for further information. - Bízom benne, hogy további információkkal is a segítségemre lesz.

Segítségkérés és tanácsadás

I would be grateful if you could inform me about the details. - Hálás lennék, ha tájékoztatna a részletekről.

I would appreciate your advice on my case. - Szívesen venném tanácsát az ügyemmel kapcsolatban.

Állásra jelentkezés

Ha állásra vagy új pozícióra jelentkezel, már a levél elején közölned kell, méghozzá érthetően és világosan.

I would like to apply for the post of full-time teacher at your school. - Ezúton szeretnék jelentkezni az Önök iskolájában meghirdetett teljes állású tanári pozícióra.

I would be happy to attend an interview at your convenience. Örömmel részt vennék egy meghallgatáson, amikor önnek megfelel.

Panasz megfogalmazása

Az élet nemcsak játék és mese, ha pedig panaszkodnod kell egy szolgáltatónál, hotelnél vagy üzletnél, jobb esélyekkel indulsz, ha szépen fogalmazol.

I am writing to complain about the cleanness of your hotel room. - A hotelszoba tisztaságával kapcsolatban írom panaszomat.

Köszönet, gratuláció és ajánlás

A köszönetnyilvánítás főleg a hivatalos levelekben fontos, hiszen előzékeny és udvarias dolog megköszönni a levelet.

I would like to thank you for letter dated the 4th of November. - Szeretném megköszönni a november 4-én küldött levelét.

I would like to convey my congratulations to your promotion. - Szeretnék gratulálni az előléptetéséhez.

I am pleased to offer you Mr. István Kovács for the position. - Örömmel ajánlom Kovács István Urat a pozícióra.

Jó és rossz hír közlése

I am very pleased to tell you that your application to our position was successful. - Örömmel értesítem, hogy jelentkezését az állásajánlatunkra elfogadtuk.

Unfortunately, I must tell you, that our company cannot offer you the job. - Sajnálattal értesítem, hogy az állásra nem Önt választottuk.

Bocsánatkérés és hivatkozás

I would like to apologize for my behavior on the meeting. - Szeretnék elnézést kérni a megbeszélésen tanúsított viselkedésem miatt.

Further to your conversation with my assistant, I would like to confirm our meeting on Friday. - Az asszisztensemmel folytatott megbeszélése nyomán szeretném megerősíteni a pénteki találkozónkat.

Válasz kérése

I look forward to receiving your reply - Várom a válaszát

I look forward to hearing from you soon - Várom, hogy mielőbb halljak Ön felől

I look forward to meeting you in person - Várom, hogy személyesen is találkozzunk

I look forward to your early reply. - Várom mihamarabbi válaszát.

Angol és magyar hivatalos levél közötti fontos különbségek

Az angol hivatalos levélben a saját cím általában a jobb felső sarokban helyezkedik el, a címzett adatai pedig bal oldalon szerepelnek.

Az angol dátumozás a nap, hónap, év sorrendet követi, míg a magyar hivatalos levélben a dátum más formában jelenik meg.

Az angol levélben a megszólítás és az elköszönés után vesszőt használnak, nem felkiáltójelet.

A magyar hivatalos levélben a címzettet gyakran „Tisztelt” formulával szólítjuk meg, míg angolul például a „Dear Mr Smith,” vagy a „Dear Sir or Madam,” forma használatos.

Baráti levél gépen

A baráti levél természetesen sokkal kötetlenebb, mint a hivatalos, így aztán sokkal kevesebb szabályt is kell ismerned.

Ami a megszólítást illeti, a legelterjedtebb megoldás a Dear, ami után szintén vessző következik.

Mind itt, mind az elköszönésnél használd a címzett keresztnevét: Dear John, illetve a levél végén Your/Love from/Best wishes, István.

A közvetlen hangnem kötetlenebb nyelvhasználatot tesz lehetővé. A baráti levélben nyugodtan csillogtathatod a tudásod szlenggel és idiómákkal.

Az összevont formulák is helyet kapnak, sőt ettől lesz igazán élő, valódi a leveled.

Ugyanakkor csak óvatosan! Ha angol anyanyelvűvel levelezel, biztosan érteni fog minden szlenget, szófordulatot, kifejezést.

Arra is ügyelned kell, hogy a fogadó amerikai vagy brit. Egy-egy kifejezés ugyanis teljesen mást jelent a két országban - ami az angoloknál jófejségnek számít, az USA-ban sértésnek is minősülhet.

A levél elküldése, nyomtatása és megosztása

Amikor elkészült, nyomtassa ki vagy küldje el elektronikusan. Ezt úgy teheti meg, hogy a levél továbbra is nyitva van a Webes Word-ben. Nem szükséges menteni sem (ezt már megtette a program).

Nyomtatás

A nyomtatáshoz nyomja le a Ctrl+P billentyűkombinációt, és várja meg a Nyomtatás párbeszédpanel megjelenését.

Ha nem jelenik meg a Nyomtatás párbeszédpanel, kattintson a levél PDF-verzióját megnyitó hivatkozásra. Innen a PDF-olvasó program Nyomtatás parancsát használhatja.

A levélre mutató hivatkozás elküldése

A levél elektronikus verziójához küldjön el egy hivatkozást: A képernyő tetején kattintson a Megosztás elemre.

A Megosztás csoportban válassza a Hivatkozás másolása lehetőséget.

Válassza a Beállítások lehetőséget, majd válassza ki, hogy kik használhatják a hivatkozást, és mit tehetnek az Ön által hivatkozott levéllel (például szerkesztés, véleményezés vagy megtekintés).

Válassza az Alkalmaz gombot. A hivatkozás automatikusan a vágólapra kerül, ezért illessze be (nyomja le a Ctrl+V billentyűkombinációt) egy e-mailbe, üzenetbe vagy bejegyzésbe.

Gyakori hibák gépen való levélíráskor

A hivatalos levél esetében a leggyakoribb hiba a túl közvetlen hangvétel és a tegeződés: maradj udvarias, tárgyilagos, következetesen magázó formában!

Ugyanilyen problémás a helyesírási vagy nyelvtani hiba, illetve a hiányzó, pontatlan megszólítás - a név, titulus és a „Tisztelt …!” forma elírása már az elején elronthatja a rólad kialakuló első benyomást.

Mindig jelöld ki konkrétan, mit kérsz vagy mi a leveled célja (határidő, elvárt lépés, válasz módja), különben az üzened a levegőben fog lógni és lehet nem kapsz rá választ.

Végül ne feledd a csatolmányok ellenőrzését: ami a szövegben hivatkozásként szerepel, annak ténylegesen ott kell lennie mellékletként, megfelelő fájlnévvel.

Ezek a hibák könnyen aláássák a szakmai megítélésedet, ezért a küldés előtt olvasd át többször a szöveget, nézz rá friss szemmel a tárgymezőre és a megszólításra, futtasd le helyesírás-ellenőrzőn, és győződj meg róla, hogy minden csatolmány rendben csatolva van!

Ellenőrzőlista elküldés előtt

• Meghatároztad a levél célját?
• A megfelelő címzettet és címet adtad meg?
• Pontos a megszólítás és a titulus?
• Rövid, tárgyilagos és udvarias a szöveg?
• Szerepel a tárgymező, ha e-mailt küldesz?
• Megjelölted, milyen választ vagy intézkedést vársz?
• Ellenőrizted a helyesírást és a nyelvtant?
• Csatoltad a szövegben említett dokumentumokat?
• Feltüntetted a teljes nevedet és szükség esetén az elérhetőségeidet?
• A megfelelő formátumban mentetted vagy küldted el a levelet?

A legfontosabb tanácsot a végére hagytuk: sohane hagyd az utolsó pillanatra a levél megírását, hogy legyen időd végigmenni a listán!

tags: #gepen #valo #leveliras