Érkezik egy fontos levelünk. A szűrő beállításokon már túl vagyunk, fel is címkéztük, ott jelenik meg, ahol kell, jól látható, ki van emelve egy színes címkével, ez eddig szuper. Először ejtsünk szót a továbbításról. A címzettek között ott van ügyfelünk és kollégái, valamint a saját kollégáink is. A válasz, amit írni akarunk ilyen-olyan okok miatt nem tartozik az összes címzettre. Azonban ha a válasz mindenkinek gombra kattintunk bizony mindenki megkapja az üzenetet. Ez nem szerencsés!
A levélre érkező válaszok nem új levélként érkeznek meg, hanem ennek a levélnek a folytatásaként. Mindig megjelenik, hogy ki írt éppen a beszélgetésbe. Egy hosszabb beszélgetésben megjelenik egy számmal ellátott kör is. A szám azt jelöli, hogy hány üzenet van, amit éppen nem látunk. A beszélgetés nézet mindig mutatja a legelső és a legutolsó levelet. Tehát látjuk, hogy mi volt a kiinduló pont és, hogy mi volt a utolsó dolog, ami zajlott a beszélgetésben. A körben lévő szám pedig az ezek között beérkezett üzenetek száma.
Miért hasznos a beszélgetési nézet?
A beszélgetési nézet nagy előnye, hogy egy adott témában érkező levelek egybe vannak fűzve, nem ékelődik be két levél közé egy teljesen más témájú, más feladótól érkezett levél, mivel nem egyesével jelennek meg az üzenetek a beérkező levelek között.
Mit figyeljünk a beszélgetési nézetben?
Gyakran elkövetett “hiba”, hogy a beszélgetési nézeten belül valaki egy levélre válaszol, ezzel felbontva a beszélgetést. Az egyik mód a beszélgetés alján található válasz gomb. Ekkor csak annak válaszolunk, aki utoljára írt. A másik mód a válasz mindenkinek gomb, értelemszerűen ha ezt használjuk mindenki, aki szerepel a levelezésben megkapja a választ. A levelet továbbíthatjuk is valaki olyannak, aki nem szerepel a címzettek között. Emellett minden egyes “különálló” levélre is lehet válaszolni. Ezt az egyes üzenetek melletti nyíl gombbal lehet megtenni.
A megszokott módon a jobb felső sarokban lévő fogaskerékre kattintunk, majd a beállítások opciót választjuk. Az aláírást sokféleképpen el lehet készíteni. Lehet benne szöveges rész, ezt csak egyszerűen bele kell írni a szövegdobozba. A szöveg kinézetét testre lehet szabni, lehet rá linket tenni stb., igazából ez egy szövegszerkesztő. Az aláíráshoz képet is lehet rendelni. A képet a doboz alján a kép ikonra kattintva lehet beszúrni. Tipp: Az aláírásban használni kívánt képet töltsük fel előre a Google Drive-ra. A megosztási beállítás legyen: a képet a link birtokában mindenki láthatja. Majd értelemszerűen, mikor beállítjuk a képet az aláíráshoz a Drive-ról húzzuk be azt.
Fiókok kezelése és megosztás
Hogyan tehetjük meg ezt? Láthatjuk, hogy új, még nem létező fiókot is rögtön hozzá lehet adni. Ha ennek az ikonjára nyomunk automatikusan átkerülünk a másik levelezésbe. Több fiókot is hozzá lehet adni. Mit jelent ez és mire jó? Ilyenkor jöhet szóba ez az opció. Fontos megjegyezni, hogy ha ilyen módon adunk hozzáférést egy fiókhoz, akkor jelszó nélküli belépésre adunk engedélyt, azaz a másik személy, aki a távollét alatt kezeli a fiókot nem fogja tudni a jelszót. Ezután felugrik az alsó kép jobb oldalán található ablak. Itt meg kell adni a társítani kívánt fiók további jellemzőit, majd a fiók hozzáadása gomb megnyomásával lehet véglegesíteni a folyamatot. Miért jó ez? Természetesen nem elhanyagolható szempont a dizájn. Nagyon jól néznek ki a témák és saját fotót is hozzá lehet adni. Persze nem olyan nehéz feladat kiigazodni a fiókok között, de egy fáradt reggelen sokat segíthet, ha ott van egy téma és észbe kapunk, hogy hoppá nem is ebben a fiókban akartunk tevékenykedni!
Szűrés és átirányítás
A levelek átirányítását szűrővel is meg lehet oldani. Ha másképp szeretnénk csinálni, akkor nézzük meg, hogy milyen módon van még lehetőségünk erre. Itt az átirányítás opciónál be kell kattintani a továbbítást. További kérdései vannak, amikre nem kapott választ cikkünkben vagy igénybe szeretné venni Google Workspace szolgáltatásunkat? Átirányítás, fiók társítása, beszélgetési nézet, csak, hogy párat említsünk közülük.
Beszélgetési nézet részletei
Mit jelent a beszélgetési nézet? A beszélgetési nézetben hozzáadjuk a címzett(ek)et és elküldjük a levelet. A levélre érkező válaszok nem egyesével jelennek meg a beérkező levelek között, hanem egy “beszélgetésben” folytatólagosan. Részletes útmutató a cikkben. A lehetőségek megtekintéséhez a jobb gombbal rákattinthat az üzenetekre a beérkező üzenetek között. Megjegyzés: Az ebben az útmutatóban szereplő utasítások elsősorban a webes felületre vonatkoznak. Írja be az internetcímet helyként.
A piszkozatokat automatikusan menti a rendszer. A „Címzett” mezőben adja meg a címzetteket. Megjegyzés: Az Okos levélírás angol, francia, olasz, portugál és spanyol nyelven áll rendelkezésre. Tipp: A dokumentumon belül másokkal is együttműködhet a piszkozat megírásához. Az Outlookban: Válassza ki a fontosságjelölőt. [VÁLASZOLJON DEC. Az Outlookban: Az üzenet ablakában kattintson a Küldés gombra. A „Címzett” mezőben adja meg a címzetteket. A Címzett mezőben kezdje el beírni a személy vagy a névjegycsoport címét. Kattintson a kívánt címre. Névjegycsoportok esetén a rendszer minden csoporttagot hozzáad a Címzett listához. Állítson be egy lejárati dátumot és biztonsági kódot.