A hivatali kapura címzett levél elektronikus úton, jellemzően az e-Papír szolgáltatáson vagy az adott ügyhöz rendszeresített elektronikus űrlapon keresztül küldhető be. Az e-Papír egy ingyenes, hitelesített üzenetküldő alkalmazás, amely internetkapcsolaton keresztül, elektronikus úton összeköti az elektronikus kézbesítési tárhellyel rendelkező ügyfeleket a szolgáltatáshoz csatlakozott intézményekkel.
A beküldéshez be kell jelentkezni az e-Papír felületére a saját Ügyfélkapus azonosítással; az ügyfélkapus és a cégkapus beküldés is lehetséges. A levél címzettjét, témacsoportját és ügytípusát ki kell választani, meg kell adni a tárgyat és a levél szövegét, majd a csatolt dokumentumokat hitelesíteni kell, végül a küldést véglegesíteni.
Mikor használható a hivatali kapu?
A hivatali tárhellyel rendelkező szerv esetén a hivatalos elérhetőség alatt hivatali tárhelyet kell érteni. A gazdálkodó szervezetnek minősülő együttműködő szerv az általa kijelölt, központi jellegű hivatali tárhelyét hivatalos elérhetőségként a rendelkezési nyilvántartásba köteles bejelenteni.
Az együttműködő szerv köteles közzétenni a biztonságos elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségét, valamint elektronikus levélcímét. A biztonságos elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőség lehet biztonságos kézbesítési szolgáltatási cím, olyan elektronikus levélcím, amelynek tekintetében a címzett vállalja az információ kézhezvételének a visszaigazolását, vagy a Kormány által rendeletben meghatározott típusú elérhetőség.
Az együttműködő szerv köteles legalább egy biztonságos elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőséget közzétenni, de lehetősége van több ilyen elérhetőséget is létrehozni. Az együttműködő szerv az elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségének megváltozását a változást megelőzően köteles közzétenni.
A hivatali kapura küldött levél elküldésének menete
1. Az ügyhöz tartozó nyomtatvány vagy dokumentum előkészítése
Az ügynek megfelelő nyomtatványt elektronikusan ki kell tölteni és el kell menteni. Ha az ügyhöz elektronikus űrlap tartozik, azt kell használni, mert az e-Papír általános célú, szabad szöveges felület.
Az e-Papír szolgáltatás célja, hogy azokban az eljárásokban vagy egyszerű ügyekben is legyen lehetősége az ügyfélnek beadványát elektronikus úton továbbítani a hatóság felé, amelyeket gyakoriságuk vagy egyéb ok miatt nem indokolt űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatással, vagyis iForm rendszerrel támogatni.
2. Bejelentkezés az e-Papír felületére
Az e-Papír szolgáltatás használatához az epapir.gov.hu oldalon kell bejelentkezni a KAÜ-felületen keresztül. Az ügyfélkapu tulajdonosát a Központi Azonosítási Ügynök, vagyis a KAÜ azonosítja be.
Az ügyindításhoz kattintson a Bejelentkezés gombra és adja meg a megjelenő KAÜ-felületen az ügyfélkapus felhasználónevét és jelszavát. Az elektronikus kapcsolattartás során a gazdálkodó szervezet Cégkapu használatára köteles.
3. Cégkapus beküldés kiválasztása
Az e-Papír szolgáltatás használata esetén a „Cégkapuból küldve szeretnék e-papírt benyújtani” szövegű mező bejelölése minden esetben szükséges, ha a gazdálkodó szervezet nevében történik a beküldés.
A gazdálkodó szervezet nevében eljáró személy jognyilatkozatának a szervezet képviseletében kell megtörténnie, ezért a dokumentumból vagy az elektronikus aláírásból egyértelműen ki kell tűnnie a gazdálkodó szervezet nevének, a képviselő nevének, beosztásának, a képviselet tényének és jogcímének.
4. Témacsoport és ügytípus kiválasztása
A megjelenő e-Papír oldalon különböző témák és ügytípusok közül választhat. A Témacsoport legördülő menüből ki kell választani az ügyhöz megfelelő kategóriát.
Ha az adott ügyhöz nincs pontosan illeszkedő kategória, a beküldési tájékoztató szerint az „egyéb” témacsoport és az „egyéb” ügytípus választható. Az illetékes szervet a címzettként megjelenő listából kell kiválasztani.
5. A címzett és a levél adatainak megadása
A levél kitöltésekor meg kell adni a címzett szervet, az esetlegesen szükséges nyilvántartási vagy alapnyilvántartási számot, a levél tárgyát és a levél szövegét.
A levél tárgya szabad szavas mező. A tárgynak röviden és pontosan meg kell jelölnie az ügyet, hogy a beadvány az érintett szervezeti egységhez továbbítható és később visszakereshető legyen.
6. Csatolmányok feltöltése
A „Tovább a csatolmányokhoz” gombbal lehet a kitöltött adatlapot vagy az ügyhöz tartozó egyéb dokumentumokat csatolni. A csatolt dokumentumoknak az adott szerv által elfogadott elektronikus formátumban kell rendelkezésre állniuk.
A digitális szolgáltatást biztosító szervezet az alkalmazandó jogszabályok és műszaki irányelvek alapján határozza meg, hogy az elektronikus kapcsolattartás keretében milyen formátumú elektronikus dokumentumokat fogad el.
7. A dokumentumok hitelesítése
A feltöltött dokumentum mellett a „Hitelesítés” választása szükséges, amely során ismételt Ügyfélkapus azonosításra lehet szükség. Az elektronikus űrlapként vagy e-Papír szolgáltatás útján benyújtott beadványokat és azok csatolmányait a benyújtás során a „Hitelesítés” gombra kattintva minden esetben hitelesíteni kell.
Ez a funkció a dokumentum hitelesítésén felül a felhasználó dokumentumhoz rendeléséről is igazolást állít ki, és azt az elektronikus dokumentumhoz kapcsolt záradékba foglalja. Ez lehetővé teszi a dokumentum benyújtójának későbbi azonosítását és nyilatkozattételi jogosultságának ellenőrzését.
8. Véglegesítés és küldés
A hitelesítés után a „Tovább a véglegesítéshez” gombbal ellenőrizhető a beadvány, majd a „Küldés” gombbal véglegesíthető a folyamat. A küldés után célszerű megőrizni a visszaigazolásokat és a kapcsolódó dokumentumokat.
A folyamat végén ki kell jelentkezni az epapir.gov.hu oldalról a jobb felső sarokban található kijelentkezési lehetőséggel.
Az e-Papír és az iForm közötti különbség
Az e-Papír általános célú, szabad szöveges felület, amelyen keresztül az ügyfél elektronikus úton el tudja juttatni beadványait a digitális szolgáltatás nyújtására köteles szervek részére. Olyan eljárásokhoz vagy egyszerű ügyekhez használható, amelyekhez nem rendszeresítettek külön elektronikus űrlapot.
Az iForm elektronikus űrlapként támogatja azokat az ügyeket, amelyeknél az eljárás adatai strukturáltan, meghatározott mezőkben adhatók meg. Az e-Papír és iForm űrlapok rendszeresítésével a beérkező ügyfélüzenetek feldolgozása szabályozott és automatizálható.
Ha az ügyre vonatkozóan a digitális szolgáltatást biztosító szervezet elektronikus űrlapot rendszeresít, az e-Papíron benyújtott beadványt - ha jogszabály eltérően nem rendelkezik - be nem nyújtottnak kell tekinteni. Ilyenkor a digitális szolgáltatást biztosító szervezet a felhasználót a beadvány előterjesztésétől számított nyolc napon belül tájékoztatja a beadvány benyújtásának lehetséges módjairól.
Fontos korlátozások az e-Papír használatakor
A digitális állampolgárság egyes szabályairól szóló 321/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet 19. § (2) bekezdése alapján, ha az adott beadvány esetében jogszabály alapján az elektronikus kapcsolattartásra nincs lehetőség, a beadványt be nem nyújtottnak kell tekinteni.
Ugyanez vonatkozik arra az esetre is, ha az elektronikus benyújtásra jogszabály további formai követelményeket állapít meg, vagy ha az ügyhöz a digitális szolgáltatást biztosító szervezet elektronikus űrlapot rendszeresít, és az e-Papír használata nem felel meg az előírt benyújtási módnak.
Az elektronikus ügyintézés során az ügyfélnek mindig azt a kapcsolattartási módot és felületet kell alkalmaznia, amelyet az eljáró szerv az adott ügyre meghatározott. Az ügyfélszolgálat elektronikus elérhetősége joghatás kiváltását célzó beadványok befogadására nem alkalmas, az ilyen jellegű beadványokat a szerv biztonságos kapcsolattartási címére kell megküldeni.
Elektronikus aláírás és dokumentumhitelesítés
Az elektronikusan benyújtott beadványt és csatolmányait elektronikusan hitelesíteni szükséges. Hiteles az elektronikus dokumentum, ha teljes bizonyító erejű magánokiratnak vagy közokiratnak minősül, és - ha jogszabály így rendelkezik - elektronikus időbélyegzővel látták el.
Hiteles lehet az a dokumentum is, amelyet a nyilatkozattevő vagy a kiállító digitális szolgáltatást biztosító szervezet bélyegzőjével, illetve a szervezet nevében kiadmányozásra jogosult személy legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírásával láttak el. További hitelesítési mód lehet az iratérvényességi nyilvántartásban való elhelyezés, a szervezet zárt informatikai rendszerében történő rögzítés vagy jogszabályban meghatározott más hitelesítési mód.
A fentieknek megfelelően hitelesített elektronikus dokumentumba foglalt nyilatkozatról vélelmezni kell, hogy az a megtétele óta változatlan. Amennyiben az elektronikus úton benyújtott beadvány vagy annak melléklete jognyilatkozatot tartalmaz, a dokumentumot a nyilatkozatot tevő személy elektronikus aláírásával szükséges ellátni.
Az Európai Parlament és a Tanács 2014. július 23-i 910/2014/EU rendeletének, vagyis az eIDAS rendeletnek a 25. cikk (1) bekezdése alapján a minősített elektronikus aláírás a saját kezű aláírással azonos joghatású.
Egyszerű írásbeli alak és teljes bizonyító erejű magánokirat
Amennyiben a jognyilatkozat megtételéhez egyszerű írásbeli alak elegendő, a dokumentumot legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és elektronikus időbélyegzővel szükséges ellátni.
Amennyiben a jognyilatkozat megtételéhez jogszabály teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalást ír elő, például meghatalmazás esetén, ennek a feltételnek kizárólag a minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentum felel meg.
A teljes bizonyító erejű magánokirat az ellenkező bizonyításáig teljes bizonyító erővel bizonyítja, hogy az okirat aláírója az abban foglalt nyilatkozatot megtette, illetve elfogadta vagy magára kötelezőnek ismerte el.
Magánszemély és gazdálkodó szervezet aláírása
A Dáptv. 54. § (1)-(2) bekezdése szerint a digitális keretszolgáltatásként, a Digitális Állampolgár mobilalkalmazás útján elérhető eAláírás szolgáltatás használatával létrehozott elektronikus aláírás minősített elektronikus aláírást biztosít a felhasználóknak, ennek megfelelően az eAláírás teljes bizonyító erejű magánokirat és közokirat létrehozására alkalmas.
A Dáptv. 54. § (7) bekezdése alapján azonban a felhasználó az eAláírást csak magánszemélyként használhatja. Ebből következik, hogy a Dáptv. szerinti eAláírás szolgáltatás gazdálkodó szervezet képviseletében vagy szakmai, üzleti célra nem alkalmazható.
A gazdálkodó szervezet nevében eljáró személy jognyilatkozatának megtételéhez kizárólag az Európai Unió bizalmi listáján szereplő bizalmi szolgáltató által az aláíró személy részére kibocsátott elektronikus aláírás használható.
Az elektronikus aláírás tanúsítványában aláíróként feltüntetett természetes személy képviselő nevének és egyéb adatainak karakterazonosan meg kell egyeznie az adott személy személyazonosításra alkalmas hatósági igazolványaiban feltüntetett adatokkal, cégképviselet esetén pedig a cégnyilvántartásban rögzített adatokkal.
Cégszerű elektronikus aláírás
A cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról szóló 2006. évi V. törvény hatálya alá tartozó gazdálkodó szervezetek írásbeli képviselete főszabály szerint cégjegyzés útján valósul meg.
A cég kérelmére a cégjegyzék tartalmazza a cégjegyzésre jogosult elektronikus címpéldányáról készített tanúsítványát is. A cégjegyzékbe bejegyzett tanúsítvánnyal rendelkező elektronikus aláírás a cégjegyzésre jogosult cégszerű aláírásának minősül.
Az elektronikus aláírások ellenőrzése minden beadvány esetén egyedileg történik. Az elektronikus aláírások elfogadhatóságáról és a beadvány formai megfelelőségéről minden esetben az eljáró hatóság dönt.
Az elektronikus úton előállított dokumentumok hatósági eljárásban történő felhasználhatóságát több körülmény is befolyásolja, például az adott irat eljárásban betöltött szerepe vagy jogszabályon alapuló formakényszer.
A hivatali kapus kézbesítés joghatásai
Az együttműködő szervek egymás közötti elektronikus kapcsolattartása során az együttműködő szervek biztosítják a küldeménybe foglalt nyilatkozatot megtevő személy elektronikus azonosíthatóságát, a küldemény sértetlenségét, a küldemény kézbesítésének igazolását és a kézbesítés időpontjának megállapíthatóságát.
A biztonságos elektronikus kapcsolattartás történhet a közzétett biztonságos elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségre történő kézbesítés útján, vagy iratkezelő rendszerek közötti iratáthelyezés szolgáltatás igénybevételével.
A fenti kézbesítési módokon elküldött küldemény kézbesítettnek minősül elektronikus kapcsolattartási címre történő kézbesítés esetében az elküldést követő munkanapon, iratáthelyezés esetén pedig a sikeres iratátadás szolgáltató által igazolt időpontjában.
A hivatalos elérhetőségre kézbesített küldemény kézbesítettnek minősül, ha a hivatalos elérhetőséget biztosító szolgáltató a küldemény felhasználó által történő átvételét igazolja vissza, az igazolásban feltüntetett időpontban.
A küldemény akkor is kézbesítettnek minősül, ha a hivatalos elérhetőséget biztosító szolgáltató azt igazolja vissza, hogy a címzett a másodszori értesítés ellenére nem vette át a küldeményt, a második értesítés igazolásban feltüntetett időpontját követő ötödik munkanapon.
Hivatali kapus címzés és szervezeti elérhetőség
A bíróság az együttműködő szervek által közzétett biztonságos elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségek közül választja ki a címzett szerv elérhetőségét.
A Kormányhivatal biztonságos kapcsolattartási címe elsődlegesen a következő: Hivatali kapu rövid neve: BUKTHIR. Hivatali kapu azonosítója: 422374158.
A Kormányhivatal egyes szervezeti egységei által használt hivatali kapukat tartalmazó táblázatban találhatók az adott szervezeti egységhez tartozó további elérhetőségek. Joghatás kiváltását célzó beadványt nem az általános ügyfélszolgálati e-mail-címre, hanem a biztonságos kapcsolattartási címre kell megküldeni.
Elektronikus ügyindítási felületek
A Személyre Szabott Ügyintézési Felület, vagyis a SZÜF, az ügyfél által személyre szabható internetes alkalmazás, amely az azonosított ügyfél számára egységesen elérhető lehetőséget biztosít az elektronikus ügyintézéshez szükséges nyilatkozatok megtételére, eljárási cselekmények elvégzésére és egyéb kötelezettségek teljesítésére.
A SZÜF lehetőséget biztosít az ügyfél által igénybe vehető elektronikus ügyintézési szolgáltatások használatára. Az e-Papír pedig általános célú felületként használható azokhoz a beadványokhoz, amelyekhez nem tartozik kötelező, speciális elektronikus űrlap.
Rendelkezési Nyilvántartás és meghatalmazás
A Kormány által kijelölt szerv az elektronikus ügyintézés megkönnyítése, a felhasználó választási lehetőségeinek megteremtése és az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos rendelkezésének tiszteletben tartása érdekében a felhasználó ügyintézési rendelkezéseinek adattartamáról nyilvántartást vezet.
A felhasználó az elektronikus ügyintézési rendelkezésében igényelheti, hogy az általa meghatározott adatok változásáról a meghatározott szolgáltató a digitális szolgáltatást biztosító szervezetet automatikusan vagy a felhasználó eseti rendelkezése alapján elektronikus úton értesítse.
A felhasználó egy, több vagy valamennyi digitális szolgáltatást biztosító szervezetnek címzett meghatalmazást adhat jogszabályban meghatározott más jogalany részére arra, hogy meghatározott ügyekben vagy valamennyi ügyben a digitális szolgáltatást biztosító szervezet előtt a képviseletét ellássa.
A felhasználó rendelkezhet arról is, hogy valamely ügyintézési rendelkezését mely digitális szolgáltatást biztosító szervezet jogosult megismerni, továbbá megteheti a jogszabályban meghatározott más jognyilatkozatot.
Ügyintézési rendelkezés jogszabály eltérő rendelkezése hiányában személyes megjelenés mellett vagy elektronikus úton, a Kormány által kijelölt szolgáltató által biztosított felületen tehető vagy módosítható. Ügyintézési rendelkezés és meghatalmazás elektronikus úton a Rendelkezési Nyilvántartásban tehető.
Tárolás, nyomon követés és ügykezelés
A hivatali tárhelyen keresztül hitelesített és tértivevényes üzenetek küldhetők ügyfélkapu- és cégkapufiókokba, így a postai küldemények száma nagymértékben lecsökkenthető.
Minden üzenethez feladóvevény és tértivevény tartozik, amelyeket a rendszer automatikusan társít a kimenő levelekhez. Minden üzenet összes változása és állapota naplózott a rendszerben, ezáltal visszakövethető.
A bejövő üzenetek kiegészítő adatai alapján az összes levél közvetlenül az érintett rendszerbe vagy területhez érkeztethető. A felhasználók csak saját területük üzeneteit láthatják, és a rendszer alkalmas szerepkör szerinti jogosultságok kiosztására is.
A hivatali kapus kommunikáció összeköthető saját ügyviteli rendszerrel, így a kommunikáció tömeges és automatizálható. Tömegesen létrehozhatók és egy PIN-kód megadásával aláírhatók kimenő üzenetek, amelyeket a rendszer időbélyeggel is ellát.
Elektronikus szerződéskötés és automatizált feldolgozás
Az elektronikus ügyintézési rendszerek támogatják az elektronikus szerződéskötési és módosítási folyamatokat. A tematizált üzenetek, az e-Papír és az iForm űrlapok alkalmazása szabályozottabbá teszi a beérkező ügyfélüzenetek feldolgozását.
Az ügyfél azonosítása, a dokumentum hitelesítése, a kézbesítés igazolása és az üzenetek naplózása együtt biztosítja, hogy az elektronikus levél később is ellenőrizhető legyen. Az ügyfélkapu tulajdonosát a KAÜ azonosítja, a hivatali tárhely pedig a kézbesítéshez és a visszaigazolásokhoz biztosít elektronikus csatornát.
Gyakorlati ellenőrzőlista beküldés előtt
- A megfelelő hivatalos címzettet választotta ki.
- Az ügyhöz tartozó témacsoportot és ügytípust jelölte meg.
- A levél tárgya egyértelműen azonosítja az ügyet.
- A levél szövege tartalmazza az ügy elbírálásához szükséges információkat.
- A szükséges nyomtatványokat és mellékleteket csatolta.
- A csatolt dokumentumok az elfogadott elektronikus formátumban készültek.
- A beadványt és a csatolmányokat a „Hitelesítés” gombbal hitelesítette.
- Cégkapus beküldés esetén bejelölte a „Cégkapuból küldve szeretnék e-papírt benyújtani” mezőt.
- Jognyilatkozat esetén ellenőrizte az elektronikus aláírás és az időbélyegző szükségességét.
- A véglegesítés előtt ellenőrizte a címzettet, a tárgyat, a levél szövegét és a csatolmányokat.
- A küldést követően megőrizte a feladóvevényt, a tértivevényt és a benyújtás igazolását.
- A folyamat végén kijelentkezett az e-Papír felületéről.