A szállásfoglalás során a megfelelő szoba kiválasztásához érdemes összevetni a szálláshelyek elhelyezkedését, árait, értékeléseit, szolgáltatásait, valamint a foglalás és a fizetés feltételeit.
A szállásfoglaló rendszer megmutatja a vendégnek a szabad időpontokat, kiszámítja a foglalás árát, bekéri a szükséges adatokat, majd rögzíti és visszaigazolja a foglalást.
A szállás kiválasztása
Szinte minden utazásnál az egyik legfontosabb döntési tényező a szállás kiválasztása. Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan találjunk olcsó, de jó minőségű szállást, mire figyeljünk oda a szállásfoglalás során, és hogyan kerüljük el a csapdákat.
A szállásfoglaló oldalakat gyakran használják az utazók, mert egyszerűen és gyorsan lehet rajtuk szállást keresni. Ezek az oldalak lehetővé teszik a keresést ár, csillagok száma, helyszín, és számos más szempont alapján.
A szállásokat összehasonlító oldalak összehasonlítják a különböző szállásfoglaló oldalak ajánlatait, és megmutatják, hogy melyik oldalon található a legjobb ajánlat a kiválasztott időpontban.
Az értékelések és a szoba leírásának ellenőrzése
A szállások értékelései nagyon fontosak a döntésben. Az elégedett, vagy éppen elégedetlen vendégek tapasztalatai segíthetnek felmérni, hogy a szálloda vagy panzió által készített képek, és a leírt szolgáltatások valóban megfelelnek-e a valóságnak.
Az értékeléseket a szállásfoglaló oldalakon is el lehet olvasni, ahol a vendégek a szálláshelyekről írt véleményeik mellett gyakran saját készítésű fotóikat is megosztják.
Fontos, hogy a legjobb ár mellett figyelembe vegyük a szálláshelyen található szoba leírását és a szolgáltatásokat is. Például megnézhetjük, hogy az árban benne van-e a reggeli, vagy a wifi használat.
- ellenőrizzük a szoba pontos leírását;
- nézzük meg a vendégértékeléseket;
- hasonlítsuk össze a fényképeket és a szolgáltatásokat;
- figyeljünk arra, hogy az ár milyen ellátást tartalmaz;
- olvassunk el néhány vendég által írt véleményt, mielőtt döntést hoznánk.
Az árak összehasonlítása
Az árak összehasonlítása szintén fontos lépés a szállásfoglalásban. Egyes oldalak lehetővé teszik, hogy összevessük a különböző oldalakon található ajánlatokat.
A legegyszerűbben úgy tudsz olcsóbban szállást foglalni, hogyha néhány egyszerű trükköt és szabályt alkalmazol.
- Légy rugalmas a dátumokkal!
- A városok külsőbb kerületeiben mindig olcsóbbak a szállások.
- Hétköznapokra olcsóbb foglalni, mint hétvégére.
- Foglalj időben!
Az időpont kiválasztása is befolyásolhatja a szállás árát. Általában olcsóbban tudunk szállást foglalni, ha hétköznap érkezünk, és nem hétvégén.
Ezen kívül befolyásoló tényező lehet az is, hogy főszezonban, vagy azon kívül foglaljuk-e a szállást.
A városok külsőbb kerületeiben mindig olcsóbbak a szállások, azonban a döntésnél az elhelyezkedést, a közlekedési lehetőségeket és a szálláshely szolgáltatásait is figyelembe kell venni.
A szálloda saját weboldala
Amint kiválasztottuk a megfelelő szállást, érdemes egy pillantást vetni a szálloda saját weboldalára is.
Néha előfordulhat, hogy közvetlenül a szálloda oldalán olcsóbban is lefoglalhatjuk a szobát, mint a szállásfoglaló oldalakon.
Ezen kívül néhány szálloda extra szolgáltatásokat, mint például ingyenes reptéri transzfert kínál, ha közvetlenül a saját oldalukon foglalunk.
A saját weboldalba épített foglalómotor legfontosabb üzleti előnye, hogy a vendég közvetlenül a szállásadónál foglalhat.
Ettől még a Booking.com, a Szallas.hu és más közvetítők is fontos értékesítési csatornák maradhatnak.
A cél nem feltétlenül a portálok lecserélése, hanem egy egészségesebb csatornaarány kialakítása.
A foglalás és a fizetés menete
A foglalás és a fizetés menete általában egyszerű, ha már kiválasztottuk a megfelelő szállást.
A legtöbb szállásfoglaló oldal csak a bankkártya adatainkat kéri el garanciaként, az összeget pedig csak a helyszínen, a recepción kell fizetnünk.
Egyes esetekben azonban előfordulhat, hogy a foglalás azonnali kifizetést igényel.
A foglalás előtt mindig ellenőrizni kell, hogy szükséges-e előleg, mikor történik a fizetés, milyen lemondási feltételek érvényesek, és milyen költségeket tartalmaz a végösszeg.
Az előleg csökkentheti a komolytalan foglalások és a meg nem jelenések kockázatát.
A rendszer támogathat fix összegű vagy százalékos előleget, teljes online fizetést, illetve banki átutalásos fizetési utasítást.
Online bankkártyás fizetésnél a technikai díjon túl a teljes folyamatot kell átgondolni: mi történik sikertelen fizetéskor, meddig tartja a rendszer a foglalást, hogyan kezelhető a visszatérítés, és milyen értesítést kap a vendég és a szállásadó.
Szállásfoglalás kedvezményekkel és csomagajánlatokkal
Figyeld az aktuális kuponokat és akciókat a szállásfoglaló oldalakon!
Légy klubtag vagy regisztrálj a foglalási felületeken, hogy értesülj a kedvezményekről!
A csomagajánlatok szintén jó lehetőséget jelentenek a spórolásra.
A szálláshelyek gyakran kínálnak kedvezményes csomagokat, amelyekben például a szállás mellett étkezés, vagy wellness szolgáltatások is benne vannak.
A szép-kártya használata is segíthet spórolni.
Sok szálláshely elfogadja ezt a fizetési módot, így ha van szép-kártyánk, érdemes ezt a lehetőséget is figyelembe vennünk a foglalás során.
Online szállásfoglalási rendszer
Röviden: jó szálláshely-foglalási rendszerrel a vendég néhány perc alatt, telefonról is le tudja foglalni a megfelelő szobát vagy apartmant, a szállásadó pedig kevesebb kézi munkával kezeli a naptárat, az árakat, az előleget és a visszaigazolásokat.
Nem a legtöbb funkcióval rendelkező rendszer a legjobb, hanem az, amelyik illeszkedik a szálláshely működéséhez, összeköthető a használt értékesítési csatornákkal, és nem nehezíti meg a foglalást.
Fejlettebb rendszerben kezelhetők az időszakos árak, minimum éjszakaszámok, kuponok, előlegek, automatikus e-mailek és több apartman vagy szobatípus készlete is.
| Rendszer | Elsődleges feladat | Mire nem való önmagában? |
|---|---|---|
| Online foglalási rendszer | Közvetlen foglalások fogadása a weboldalon | Nem feltétlenül teljes szálláshelykezelő program |
| PMS / szálláshelykezelő | Foglalások, vendégek és napi működés kezelése | Nem mindegyik ad jó weboldalas foglalási felületet |
| Channel manager | Árak és készletek szinkronizálása több csatorna között | Nem helyettesíti a jól felépített saját weboldalt |
| iCal szinkron | Foglalt időszakok naptárszintű átadása | Általában nem továbbít teljes ár- és foglalási adatokat |
| NTAK-képes szoftver | Az előírt turisztikai adatszolgáltatás támogatása | Nem automatikusan online értékesítési rendszer |
Kinek hasznos a saját online foglalási rendszer?
Saját rendszer már egyetlen apartmannál vagy vendégháznál is hasznos lehet, ha rendszeresen érkeznek érdeklődők a weboldalról, közösségi médiából vagy visszatérő vendégektől.
Több szoba, több apartman vagy több értékesítési csatorna esetén pedig gyorsan alapvető működési eszközzé válhat.
Különösen indokolt a bevezetése, ha:
- sok idő megy el e-mailes és telefonos időpont-egyeztetésre;
- a vendégek gyakran olyan dátumra kérnek ajánlatot, amely már foglalt;
- külön táblázatban, papíron és több portál naptárában vezeti ugyanazokat az adatokat;
- előleget vagy teljes online fizetést szeretne kérni;
- csökkentené a közvetítői foglalások arányát;
- többféle szezonális árat, felárat vagy minimum tartózkodást kezel;
- automatizálná a visszaigazolásokat és az érkezés előtti tájékoztatást.
A jó foglalási rendszer legfontosabb funkciói
Valós idejű elérhetőség és áttekinthető naptár
A vendég csak valóban foglalható időpontot lásson, a szállásadó pedig egy helyen tekinthesse át az összes foglalást.
A naptár legyen mobilon is könnyen kezelhető, és egyértelműen különböztesse meg a szabad, foglalt, érkezési és távozási napokat.
Több szállásegységnél fontos a készletkezelés.
Egy két apartmanból álló vendégháznál más logika szükséges, mint egy tíz azonos szobával működő panziónál.
A rendszernek nemcsak dátumot, hanem foglalható egységet vagy szobatípust is helyesen kell kezelnie.
Rugalmas árkezelés
A szállás ára ritkán azonos egész évben.
A rendszer tudjon kezelni:
- szezonális és egyedi napi árakat;
- hétvégi vagy ünnepi felárat;
- minimum és maximum tartózkodást;
- létszámhoz vagy szállásegységhez kötött árakat;
- extra szolgáltatásokat és egyszeri díjakat;
- kedvezményeket és kuponokat;
- idegenforgalmi adót vagy más, külön feltüntetendő tételt.
A vendégnek még az adatai elküldése előtt látnia kell, hogyan áll össze a végösszeg.
A rejtett vagy csak később közölt költség rontja a bizalmat, és felesleges egyeztetést okoz.
Foglalási korlátozások
A jó rendszer nemcsak azt tudja, melyik nap szabad, hanem azt is, milyen feltételekkel foglalható.
Ilyen lehet a minimum éjszakaszám, a meghatározott érkezési nap, az aznapi foglalás tiltása, az előfoglalási idő vagy két foglalás között szükséges takarítási idő.
Ezeket a szabályokat nem érdemes a szövegben elrejteni és kézzel ellenőrizni.
A foglalómotor már a keresésnél csak érvényes lehetőségeket mutasson.
Automatikus visszaigazolások
Legalább a foglalás beérkezéséről, elfogadásáról, fizetéséről, módosításáról és lemondásáról legyen automatikus értesítés.
Hasznos lehet az érkezés előtti emlékeztető, az útvonal és parkolási információ, valamint a távozás utáni értékeléskérés is.
Az automatizálás nem jelenthet személytelen kommunikációt.
Az e-mailek illeszkedjenek a szálláshely hangneméhez, tartalmazzák a vendég és a foglalás konkrét adatait, és mondják meg világosan a következő lépést.
Mobilbarát foglalási folyamat
A látogatók jelentős része telefonról keres szállást.
Ha apró a naptár, túl sok adatot kell megadni, vagy a fizetési oldal nehezen használható, a vendég könnyen visszalép.
Egy jól működő folyamat általában a dátum- és létszámválasztásból, az ajánlat kiválasztásából, a szükséges adatok megadásából és a megerősítésből áll.
Csak olyan adatot kérjen a foglaláskor, amely valóban szükséges.
iCal vagy channel manager?
Az iCal szinkron egyszerű és sok esetben költséghatékony megoldás a foglalt időszakok átadására.
Alapvetően naptáradatokat továbbít, ezért nem feltétlenül kezeli az árakat, korlátozásokat, vendégadatokat és módosításokat ugyanolyan részletességgel.
A channel manager ennél összetettebb kapcsolatot biztosíthat: több csatornán frissítheti a készletet, az árakat és bizonyos foglalási adatokat.
Több szobatípus, sok foglalás vagy gyakran változó árak esetén általában stabilabb alapot ad.
| Szempont | iCal | Channel manager |
|---|---|---|
| Elsődleges cél | Foglalt dátumok szinkronja | Készlet, árak és foglalások központi kezelése |
| Frissítés | Időszakos lehet | Jellemzően gyorsabb, közvetlenebb |
| Árak átadása | Általában nem | Gyakran igen |
| Kinek elég? | Kevés egység, egyszerű működés | Több egység vagy több aktív értékesítési csatorna |
| Kockázat | A frissítési késés túlfoglalást okozhat | Összetettebb beállítás és magasabb költség |
Az iCal szinkron csökkenti a kockázatot, de a szinkron nem mindig azonnali.
Nagyobb forgalomnál vagy több értékesítési csatornánál érdemes közvetlenebb integrációt vagy channel managert használni.
Az online foglalási rendszer és az NTAK
Nem. A weboldalas foglalási rendszer a vendégszerzést és a foglalási folyamatot kezeli, az NTAK pedig turisztikai adatszolgáltatási rendszer.
Előfordulhat, hogy ugyanaz a szolgáltató vagy program több feladatot is ellát, de minden esetben külön ellenőrizni kell, hogy a megoldás hivatalosan alkalmas-e az NTAK-adatküldésre.
Egy egyszerű weboldalas foglalómotor önmagában nem feltétlenül alkalmas erre.
WordPress vagy külső foglalási szolgáltatás?
WordPress-oldalnál két gyakori megoldás van: a foglalási rendszer közvetlenül a weboldal részeként működik, vagy egy külső szolgáltatás foglalófelülete kerül beágyazásra.
WordPressbe épített rendszer előnyei
- jobban igazítható a weboldal arculatához;
- a foglalási folyamat a saját domainen maradhat;
- rugalmasan összekapcsolható az oldal tartalmaival és ajánlataival;
- gyakran nagyobb szabadságot ad az egyedi mezők és folyamatok kialakításában.
Cserébe folyamatos frissítést, biztonsági ellenőrzést, mentést és kompatibilitási felügyeletet igényel.
Nem elég egyszer telepíteni, majd évekre magára hagyni.
Külső, előfizetéses rendszer előnyei
- a szolgáltató kezeli a háttérrendszer frissítéseit;
- gyakran kész PMS- és csatornakapcsolatokat kínál;
- több szálláshely vagy összetettebb működés esetén gyorsabban bevezethető;
- az ügyféltámogatás egy kézben lehet.
Hátránya lehet a havi díj, a foglalásonkénti költség, a korlátozott arculati szabadság vagy az, hogy a vendég a folyamat közben egy másik domainre kerül.
A szállásfoglalási rendszer költségei
A valódi költség nem csak a plugin vagy az előfizetés ára.
Érdemes egy évre előre összeadni minden kapcsolódó tételt:
- egyszeri bevezetés és beállítás;
- havi vagy éves licencdíj;
- foglalásonkénti rendszerhasználati díj;
- bankkártyás fizetés tranzakciós költsége;
- channel manager vagy PMS integráció;
- karbantartás, frissítés és technikai támogatás;
- egyedi fejlesztések és későbbi módosítások;
- a hibás vagy kézi folyamatokra fordított munkaidő.
Az olcsóbb rendszer sem gazdaságos, ha rendszeresen hibázik, sok manuális munkát hagy meg, vagy a nehézkes foglalási felület miatt vendégeket veszít.
A megtérülést a közvetlen foglalások értéke, a megspórolt adminisztráció és a kisebb túlfoglalási kockázat együtt adja.
Foglalási rendszer, SEO és AI-keresők
A foglalómotor önmagában nem helyettesíti a keresőoptimalizálást.
A Google és az AI-alapú keresők számára továbbra is világos, részletes oldalak szükségesek a szálláshelyről, a szobákról, a szolgáltatásokról, az elhelyezkedésről, az árképzésről és a gyakori vendégkérdésekről.
A jó felépítésben a tartalmi oldal megszerzi és meggyőzi a látogatót, a foglalási rendszer pedig lezárja a folyamatot.
A foglalófelület ne rejtse el a fontos információkat egy keresők által nehezen értelmezhető ablakban.
A szállástípus, férőhely, felszereltség, környék, lemondási feltételek és kapcsolódó kérdések önálló, olvasható szövegként is jelenjenek meg.
Foglalási rendszer választási ellenőrzőlista
Mielőtt szerződik vagy fejlesztést rendel, válaszolja meg az alábbi kérdéseket:
- Hány külön foglalható szállásegységet vagy szobatípust kell kezelni?
- Darabonként, szobánként, éjszakánként vagy személyenként számolódik az ár?
- Milyen szezonális árak és foglalási korlátozások vannak?
- Szükséges előleg vagy teljes online fizetés?
- Mely portálokkal és naptárakkal kell szinkronizálni?
- Elég az iCal, vagy valódi channel manager kapcsolat kell?
- Van már PMS vagy NTAK-képes szálláshelykezelő program?
- Milyen automatikus e-maileket kell küldeni?
- Ki kezeli majd a foglalásokat, és telefonról is szükséges-e az adminisztráció?
- Milyen statisztikák alapján szeretné mérni a teljesítményt?
- Ki végzi a frissítést, mentést és technikai támogatást?
- Exportálhatók-e az adatok, ha később rendszert vált?
A foglalási rendszer bevezetésének menete
- Folyamatfelmérés: írja le, hogyan érkezik és hogyan zárul le ma egy foglalás.
- Követelménylista: különítse el a nélkülözhetetlen és a később bevezethető funkciókat.
- Tesztkörnyezet: valós árakkal, korlátozásokkal és próba-foglalásokkal ellenőrizze a rendszert.
- Szinkronizáció: egyenként kapcsolja össze a csatornákat, és ellenőrizze az oda-vissza adatmozgást.
- E-mailek és fizetés: tesztelje a sikeres, sikertelen, módosított és lemondott foglalásokat is.
- Mobil ellenőrzés: vendégként, telefonról menjen végig a teljes folyamaton.
- Élesítés és mérés: figyelje, hányan kezdik el és fejezik be a foglalást.
Gyakori kérdések a szobafoglalásról
Melyik a legjobb szálláshely-foglalási rendszer?
Nincs minden szálláshely számára egyetlen legjobb megoldás.
Egy apartmannak egyszerű, gyors naptár és előlegkezelés lehet fontos, míg egy panziónak több szobatípus, channel manager és részletes jogosultságkezelés kellhet.
Használható foglalási rendszer WordPress-weboldalon?
Igen. Működhet WordPress-plugin formájában vagy külső rendszer beágyazásával.
A választásnál a funkciókat, integrációkat, üzemeltetési költséget és a vendégélményt együtt kell vizsgálni.
Elég egy kapcsolatfelvételi űrlap?
Kevés érdeklődésnél átmenetileg elég lehet, de nem mutat valós idejű elérhetőséget és több kézi egyeztetést igényel.
A vendég nem kap azonnali, biztos foglalási élményt.
Az iCal megakadályozza a túlfoglalást?
Csökkenti a kockázatot, de a szinkron nem mindig azonnali.
Nagyobb forgalomnál vagy több értékesítési csatornánál érdemes közvetlenebb integrációt vagy channel managert használni.
Kell online fizetés a foglalási rendszerhez?
Nem kötelező, de az előleg vagy teljes fizetés automatizálása csökkentheti a kézi adminisztrációt és a nem teljesülő foglalások kockázatát.
Összeköthető az NTAK-kal?
Csak akkor tekinthető NTAK-megoldásnak, ha az adott szálláshelykezelő szoftver hivatalosan képes az előírt adatküldésre.
Egy egyszerű weboldalas foglalómotor önmagában nem feltétlenül alkalmas erre.
A szállás költségeinek csökkentése
A fent említett tippek és stratégiák segítségével jelentősen csökkenthetjük a szállás költségeit.
Az olcsó szállás megtalálása azonban csak az első lépés.
Fontos, hogy a szállás megfeleljen az elvárásainknak, és hogy jól érezzük magunkat ott.
Ezért mindig nézzük meg a szálláshely értékeléseit, és olvassunk el néhány vendég által írt véleményt, mielőtt döntést hoznánk.
tags: #leveliras #feladat #szobafoglalas