Angolul a memo rövid, tömör és professzionális belső üzenet, amelynek célja, hogy egy szervezet, részleg vagy csoport tagjait tájékoztassa egy fontos ügyről, változásról vagy teendőről. A memo akkor hatékony, ha a megfelelő közönséghez szól, a tárgysor pontosan összefoglalja a tartalmát, világos formátumot követ, és számol a lehetséges ellenvetésekkel.
Az első bekezdésnek újra meg kell fogalmaznia a memo célját, amelyet a tárgysor már jelzett. A további bekezdések erre épülnek, és részletesebben magyarázzák a célt. A szükségtelen információkat el kell hagyni, a szóhasználatnak pedig egyszerűnek és professzionálisnak kell maradnia.
A memo felépítése angolul
A hagyományos memo általában a MEMORANDUM címmel kezdődik, majd a címzettet, a feladót, a dátumot és a tárgyat kell feltüntetni. A tárgysornak pontosan és érthetően kell kifejeznie, miről szól az üzenet.
| Elem | Angol megnevezés |
|---|---|
| Címzett | To: |
| Feladó | From: |
| Dátum | Date: |
| Tárgy | Subject: |
A memo hangneme legyen tárgyilagos, közérthető és következetes. A hivatalos iratokban nincs helye a szlengnek, a hétköznapi kifejezéseknek és az idiómáknak, mert ezeket a hivatalok könnyen félreérthetik vagy udvariatlannak találhatják.
A hivatalos szövegekben az összevont alakok helyett a teljes formákat használd: I am, do not, we are. A szenvedő szerkezet is jól illik ehhez a hangnemhez, így ahol csak lehet, próbáld alkalmazni.
Hogyan írj 120 szavas angol memót?
120 szóban különösen fontos, hogy már az első mondatban megjelenjen a memo célja. Ezután röviden ismertesd az okot, majd fogalmazd meg az elvárt intézkedést vagy következő lépést. Minden mondatnak új információt kell adnia, ezért kerüld az ismétlést és a részleteket, amelyek nem segítik a címzettet.
- Írd le pontosan, kinek szól a memo.
- Fogalmazz rövid, informatív tárgysort.
- Az első bekezdésben nevezd meg a memo célját.
- A következő bekezdésben magyarázd el a változás vagy kérés okát.
- Írd le világosan, mit kell a címzettnek tennie.
- Távolítsd el a szükségtelen információkat.
- Ellenőrizd a hangnemet, a nyelvtant és a számok írásmódját.
A kis számokat, például a tíznél kisebb egész számokat, általában betűvel kell kiírni. A mondatot ne kezdd számmal, hanem alakítsd át a mondatszerkezetet. A kerekített, milliónál nagyobb számokat számjeggyel és szóval is ki lehet fejezni, például: About 400 million people speak Spanish natively.
120 szavas memo minta
MEMORANDUM
To: All Staff
From: The Manager
Date: May 27, 2021
Subject: Responsible use of company time
Coworkers,
This memo is a reminder to use your work hours for work. It has come to my attention that many in the office have been spending time on the Google home page microgames instead of completing their regular duties. The extra cost quickly adds up, and the time lost affects the entire organization. Of course, we do not want you to view our organization as a place of drudgery and draconian rules. I encourage a fun and competitive environment, and I recognize that we certainly will not be profitable if you are unhappy or dissatisfied with your jobs. Please be careful with your use of company time and focus on your assigned responsibilities during working hours.
Thank you,
The Manager
További angol memo-példák
Részlegnek szóló memo
MEMORANDUM
To: Computer Programming Division
From: Vice President Lumbergh
Date: February 19, 2021
Subject: Attaching cover sheets to TPS reports
This is to remind the division that, starting today, we are now filing all Testing Procedure Specification (TPS) reports with new cover sheets. The reason for this change is simple. In addition to a new format, the cover sheets provide a summary of the report as well as the updated legal copy. Though this change may initially seem like a headache and an extra step, it is necessary to include the new cover sheets due to their updated information. Please be sure to follow this new procedure.
Best regards,
Vice President Lumbergh
Diákoknak szóló memo
MEMORANDUM
To: All First-Year Psychology Students
From: Professor Jenkins
Date: October 23, 2021
Subject: Update to this week's assignment
Dear Students,
This is to let you know there is a mistake in the reading list for this week. The literature list you all received is from last year and is outdated. We have since made changes, and these changes are outlined below. Instead of reading Chapters 1-3 of The Science of Psychology, and Chapters 6-8 of Neurobiology, read Chapters 2-3 of The Science of Psychology and Chapters 5-8 of Neurobiology. Please be sure to follow these new instructions.
Best regards,
Professor Jenkins
A memo és a levél közötti különbség
A memo többnyire szervezeten belüli kommunikációra szolgál, míg a hivatalos levél intézménynek, hivatalnak vagy szolgáltatónak is szólhat. Egy hivatalos levélben, ha tudod a címzett nevét, használhatod a Dear Mr/Mrs Smith megszólítást. Ismeretlen címzett esetén a Dear Madam or Sir forma is megfelelő.
Ha névvel szólítottad meg a címzettet, a levelet a Yours sincerely kifejezéssel zárd, ellenkező esetben pedig használd a Yours faithfully formulát. Se a megszólításnál, se az elköszönésnél ne tegyél felkiáltójelet: ide ugyanis vesszőt raknak az angolok.
Az e-mailben közvetlenebb hangnemet is megüthetsz, ezért gyakran elegendő a Dear és a címzett keresztnevének használata. Az udvariasság alapja azonban az, hogy a tárgyban pontosan és érthetően kifejted, mi a leveled célja és rendeltetése.
Az e-mail lezárásánál használhatod a Regards, Kind regards vagy Best regards formulát. Ami közös a papíralapú és az elektronikus hivatalos levelek között, hogy a lényegre kell törekedned és közérthetően kell fogalmaznod.
Hasznos kifejezések hivatalos angol szövegekhez
- Köszönetnyilvánítás: I would like to thank you for letter dated the 4th of November.
- Segítségkérés: I would be grateful if you could inform me about the details.
- Információkérés: I hope I can ask your help for further information.
- Tanács kérése: I would appreciate your advice on my case.
- Jelentkezés: I would like to apply for the post of full-time teacher at your school.
- Panasz: I am writing to complain about the cleanness of your hotel room.
- Bocsánatkérés: I would like to apologize for my behavior on the meeting.
- Hivatkozás: Further to your conversation with my assistant, I would like to confirm our meeting on Friday.
- Válasz kérése: I look forward to your early reply.
Ellenőrzőlista 120 szavas memohoz
- A memo a megfelelő közönséghez szól?
- A tárgysor pontosan közli a tartalmat?
- Az első bekezdés egyértelműen megnevezi a célt?
- A további bekezdések logikusan épülnek az első állításra?
- Világosan szerepel, mit kell a címzettnek tennie?
- Eltávolítottad a szükségtelen információkat?
- A szóhasználat egyszerű és professzionális?
- A formátum következetes?
- A számokat és dátumokat megfelelően írtad?
- A memo körülbelül 120 szóból áll?
