Üzleti levél angol árajánlatkéréshez és árajánlatadáshoz

Az angol üzleti árajánlatkérés és árajánlatadás célja, hogy a termék vagy szolgáltatás minden lényeges feltétele egyértelműen, tömören és udvariasan szerepeljen az üzenetben. Az árajánlatkérés angolul request for quotation, röviden RFQ; az árajánlat pedig quote vagy quotation.

Egy jól felépített angol üzleti levélben világosan meg kell jelölni, hogy mit szeretnénk beszerezni vagy értékesíteni, milyen mennyiségben és feltételekkel, továbbá tisztázni kell az árat, a szállítást, a fizetést, a garanciát és az ajánlat érvényességét. A hivatalos hangnem megmarad, ugyanakkor a levél legyen lényegre törő, könnyen áttekinthető és cselekvésre ösztönző.

Mikor van szükség angol árajánlatkérésre vagy árajánlatadásra?

Amennyiben mi szeretnénk értékesíteni valamit, előfordulhat, hogy e-mailben kell felvennünk a kapcsolatot cégekkel, ez lehet egy rövid email amivel fel szeretnénk kelteni egy potenciális ügyfél érdeklődését és meg szeretnénk tudni, hogy hasznosak lehetnek-e a cége számára a szolgáltatásaink vagy a termékeink (sales proposal / sales email).

Ha ez sikeres akkor sor kerülhet személyes megbeszélésre is. Miután az eladó fél megbízottja (the sales rep) beszélt a vevő megbízottjával (the client’s rep), hogy megtudja pontosan mire is van szükségük és mennyit hajlandóak fizetni ezért, egy e-mailben összefoglalhatjuk a részleteket, melyekben megállapodtunk.

Más esetekben jelentkezhetünk egy pályázatra is. Kétféleképpen történhet a pályázás folyamata (tendering / bidding process): nyílt tenderekben (open tender), ahol számos cég részt vehet előzetes szűrés nélkül, vagy zártkörű pályázatokon (invited tender), ahol csak néhányan tehetnek ajánlatot.

Amennyiben vásárolni szeretnénk valamit a cégünk számára, vagy esetleg keresni szeretnénk egy beszállítót akivel hosszútávon együtt tudunk működni, akkor árajánlatot kell kérnünk tőlük. Ez is történhet írásban, egy rövid e-mail formájában (request for price quote).

Szükségünk lehet arra is, hogy ha az ajánlat nem megfelelő, akkor vissza tudjuk utasítani vagy tudjunk érdeklődni a további lehetőségeinkről. Természetesen mindez a magánéletünkben is előfordulhat, például ha autót vagy ingatlant szeretnénk vásárolni.

Az angol üzleti levél alapvető felépítése

Az e-mail mára a legnépszerűbb kommunikációs formává nőtte ki magát, hiszen gyors és hatékony. Különféle okokból írhatunk professzionális e-maileket, előfordulhat, hogy össze kell foglalnunk a megbeszéléseken elhangzottakat, lebonyolítani egy találkozót, árajánlatot kérni vagy adni.

Egy jól összeállított e-mail világos, tömör, cselekvésre kész üzenetet ad a címzettnek, mindemellett pedig asszertív (öntudatos, határozott, ugyanakkor másokra tekintettel lévő) a nyelvezete. A következő tartalmi részeket kell figyelembe venni az e-mail megírásakor:

1. Tárgysor
2. Üdvözlet
3. Bevezetés
4. Törzsszöveg
5. Lezárás
6. Aláírás

Tárgysor

A tárgysor pár szavas kifejezés, amely összefoglalja az üzeneted létrejöttének okát, célját. Az ajánlatkérő e-mail tárgysora legyen világos és tömör.

Tartalmazza, hogy ki kéri az árajánlatot és mire. Például: Request for quote - wedding catering - Janet Smith. Egy másik lehetőség: Request for quote - office stationery - Easy Trip Inc.

Az angol hivatalos email esetén nem szükséges a tárgysorban a kerek egész mondat, elég annyi például a fenti levél minta alapján, hogy: Job Application - Gareth White. A lényeg az email tárgyásoránál, hogy az üzenet fő mondandóját, célját a lehető legjobban sugallja.

Megszólítás

A címzés lehet Dear Sir / Madam, ha nem tudjuk az illetékes nevét, de ha igen, akkor jobb, ha ezt használjuk, például: Dear Ms Jones.

Hivatalos levelek esetén használjuk a Dear Mr./Ms. [Név] formát, amennyiben tudjuk pontosan a címzett nevét, ellenkező esetben pedig használjuk a Dear Sir / Madam vagy a To Whom It May Concern kifejezéseket. Utóbbi kifejezésnél kettőspont használata szükséges.

A magyar levelekkel ellentétben angolban vesszőt teszünk a megszólítás végére felkiáltójel helyett, majd a következő sorban nagybetűvel kezdjük a szöveget.

Bevezetés

A megfelelően megválasztott megszólítás után a bevezetésben röviden ismertessük a levél célját. Legyen benne már az első mondatban, hogy miért is írunk.

A hivatalos levél elején az alábbi fordulatok használhatók:

• I am writing to you regarding…
• I am reaching out to inquire about…
• I am contacting you on behalf of…
• Further to our previous correspondence…
• I am writing to provide further details regarding…

Az angol hivatalos levél esetében nincs tárgy mező, mint az emailnél, így itt az elején meg kell fogalmaznod, mi az üzleti levél tárgya, miért írsz az adott illetőnek.

Erre a következő kifejezéseket használhatod: regarding; in reference to; concerning; in relation to. Lényegében ezekkel a kifejezésekkel helyettesíted a kevésbé hivatalos about szót.

Törzsszöveg

A levél törzsében ki kell térni a levél tényleges tartalmára, amelyben szerepelhet a kérés, a kérdés megfogalmazása és a cselekvésre ösztönzés. A legfontosabb információval érdemes kezdeni, majd haladni a részletek felé.

Fogalmazzunk világosan és tömören, használjunk rövid bekezdéseket, kerüljük a túl hosszú vagy bonyolult mondatokat. Használjunk megfelelő hangnemet: hivatalos levél esetén udvarias, távolságtartó hangnem ajánlott.

Ha több terméket vagy szolgáltatást sorolunk fel, használhatunk felsorolást, kiemelést, listázást vagy táblázatot. Ha több cégtől is kérünk árajánlatot, akkor kérhetjük őket arra is, hogy egy csatolt adatlapot töltsenek ki az általunk megjelölt információkkal.

Lezárás és válasz kérése

A lezárásban legyünk udvariasak, de hangsúlyozzuk, hogy mielőbb szeretnénk választ kapni. A lezárásban pedig utaljunk arra, hogy szívesen együttműködnénk az adott céggel a jövőben.

• We hope to hear back from you soon.
• Looking forward to receiving an early response.
• I look forward to receiving your reply.
• I look forward to hearing from you soon.
• We look forward to a successful business relationship with you.
• Should you have any questions, feel free to contact me.
• Please let me know if you require any additional information.

Az „I look forward to + ige ING-es alakja” a leggyakrabban használt kifejezés ilyenkor. Ez egy udvarias és kellően személyes megfogalmazása annak, hogy valamilyen folytatásra, legtöbbször válaszra, várunk a címzettől.

Elköszönés és aláírás

Ha névvel szólítottad meg a címzettet, a Yours sincerely kifejezéssel zárd a levelet, ellenkező esetben pedig használd a Yours faithfully-t.

Az aláírásod tartalmazza a neved, a beosztásod és a cég nevét. Mindig a teljes nevet írjuk alá, például: Best regards, John Smith.

Az email végén mindig szerepeljen a teljes neved és az elérhetőségeid is. Ha egy szervezet nevében írsz, annak a nevét is tüntesd fel, a könnyű kommunikáció érdekében pedig beírhatod a telefonszámodat vagy a postai címedet is.

Az árajánlatkérés és az RFQ sajátosságai

Az árajánlatkérés (request for quotation, RFQ) során az ajánlat szerződésben rögzíthetett követelmények szerint történik. A lényeg, hogy a megadott árak pontosak legyenek és ne változzanak, ha az ügyfél úgy dönt, hogy minket választ.

Ha szeretnénk megtalálni azt a céget, amelyik tudja biztosítani az igényeinknek megfelelő terméket a költségvetésünknek megfelelő áron (within our allocated budget), akkor a legegyszerűbb ha írunk egy emailt.

Ez azért is előnyös mert ha írásban kapjuk meg az árajánlatot, akkor abban is biztosak lehetünk, hogy ezen később nem variálnak. Amikor árajánlatot kérünk, akkor arra kérjük a beszállítót (supplier), hogy a megadott feltételeknek megfelelően (on the terms quoted) és a megadott áron teljesítse a megrendelésünket.

Emiatt nagyon fontos, hogy annyira pontosak legyünk amennyire csak lehet. Például a szállítási költség (carriage costs) vagy a biztosítás (insurance) benne vannak az árban?

Mi a helyzet a szállítási idővel, tudják garantálni azt amiben megegyezünk (guaranteed delivery time)? Bizonyos termékek esetén releváns megállapodni az üzemeltetési költségekben (maintenance fee) is, hiszen szükség lehet rendszeres karbantartásra.

Mit tartalmazzon az ajánlatkérő e-mail?

Az ajánlatkérő e-mail megírásához az alábbiakat javasoljuk:

• A címzett legyen egy konkrét személy, lehetőleg az adott cég értékesítési vezetője (sales manager).
• Adjunk meg néhány lényeges adatot a mi cégünkről is, biztosítva őket, hogy fizetőképesek és megbízhatóak vagyunk.
• Tételesen soroljuk fel a termékeket és / vagy szolgáltatásokat melyekre kérjük az ajánlatot.
• Kérdezzünk rá a fizetési feltételekre (payment terms).
• Ha nagy mennyiségben rendelünk akkor érdeklődjünk az erre vonatkozó kedvezményekről (bulk discounts).
• Bizonyosodjunk meg arról, hogy a szállítási költségek (carriage costs) benne vannak-e az árban.

Egy szolgáltatás esetében például azt kell megadni, hogy mikor, hol, mennyi ideig vennénk igénybe, egy termék esetében pedig, hogy mennyit kérünk belőle, melyik fajtából, hova, esetleg, hogy mire fogjuk használni.

Ha táblázatos formában soroljuk fel a termékeket, akkor ehhez hasonló oszlopokra lehet szükség:

Az egység lehet darab (pc - pieces), doboz (boxes) vagy pár (pairs). Ha pályázatról van szó, akkor érdemes belefoglalni az e-mailbe, hogy mi lesz ennek a kimenetele - milyen hosszú együttműködésre számíthatnak a cégünkkel.

The bidding will result in entering into an agreement with the selected supplier for a period of x years / months.

Az árajánlatkéréshez hasznos angol kifejezések

Ár- és feltételkéréshez kapcsolódó kifejezések

Angol ajánlatkérő e-mail minta

Subject: Request for quote - office stationery - Easy Trip Inc.

Dear Sir / Madam,

We would like to request a quote for the office stationery items listed in the attached document. We would also like to know how long it would take you to ship the products to our companies offices located in Váci Street, Budapest, Hungary.

If you have any discounts for bulk purchases, please include them in the quote. If we find the quote satisfactory, we would be interested in establishing a long-term partnership with your firm, potentially increasing the quantities of our orders in the future.

We are an established travel agency an we can guarantee prompt payment once we receive your invoices. Should you require any further information, please don’t hesitate to contact us on the telephone number below.

Looking forward to hearing from you soon,

Eric Middleman
Procurement Manager
Easy Trip Inc.

Hogyan adjunk angolul árajánlatot?

Amikor értékesíteni szeretnénk a cégünk termékeit vagy szolgáltatásait, az első lépés legtöbbször az, hogy e-mailben keressük meg a potenciális ügyfeleket. A célunk persze az, hogy az e-mailünk felkeltse az érdeklődésüket.

Az ajánlattevő e-mail legyen rövid és figyelemfelkeltő. A lényeg, hogy ne hangozzon úgy mint egy porszívóügynök első mondata és a címzett rákattintson az e-mailre.

Figyeljünk arra, hogy ne kerüljenek olyan szavak a tárgysorba amik miatt spam-nek tűnhet az e-mailünk. Kerüljük például az olyan szavakat mint a solution, complimentary, tempting, exciting, unique vagy state-of-the-art.

Fontos, hogy személyre szabottnak hangozzon az e-mail, ezért a tárgysorban feltehetünk kérdéseket vagy utalhatunk az adott cég egy aktuális problémájára. Jó ötlet lehet megnevezni egy közös ismerőst.

Az első mondat

Nem ajánlott úgy kezdeni az e-mailt, hogy Hello, my name is …, ugyanis itt nem rólunk van szó hanem az ügyfélről. Ezért kezdjük valami személyessel vagy egy közös ponttal: utaljunk a cég eredményeire, egy posztjukra amit például a LinkedIn-en olvastunk vagy egy személyre aki összeköti a cégeinket.

Ha nincs ilyen kapcsolódási pont akkor egy releváns statisztikát is megemlíthetünk. Ehhez hasznos kifejezések lehetnek:

• We noticed you …
• XY mentioned that you …
• Congratulations on …
• I really enjoyed your post on …
• I was intrigued by your company’s …

Az ajánlat tartalma

Az ajánlat legyen lényegretörő és könnyen érthető. Fontos az is, hogy kerüljük az általánosításokat. Gondoljunk arra, hogy az ügyfél arra kíváncsi, hogy mit tudunk nekik ajánlani és nem arra, hogy milyen csodálatos a mi cégünk.

Tehát tegyünk fel olyan kérdéseket, amik összekötik az ügyfél céljait az ajánlatunkkal.

• Is … a priority for you?
• In what way would you like to improve your…?
• I see your company currently doesn’t have a …. Why not?
• Would you be interested in trying our…?
• Do you think your company might be interested in …?

Azt, hogy milyen hosszú legyen az e-mail, döntsük el az alapján, hogy ki a címzett. Ha egy elfoglalt felsővezetőről van szó, akkor törekedjünk rövidebb e-mailre (50-125 szó).

Általában 300 szónál nem javasolt hosszabb terjedelmű ajánlattevő emailt küldeni.

Nyelvi és stilisztikai szabályok

A hivatalos iratokban az összevont formuláknak nincs helye: I am, do not, we are. A hivatalos levelek általában személytelenek és pusztán információközlést szolgálnak.

A szenvedő szerkezet pedig remekül illik ehhez a hangnemhez, így ahol csak lehet, próbáld alkalmazni. Ugyanígy kerülnöd kell a hétköznapi kifejezéseket és az idiómákat is.

Stílus szempontjából abszolút kerüld a szlenget, az idiómákat és a phrasal verb-öket. Kerüld az összevont alakok használatát, helyettük írd ki ezeket két szóban: do not, cannot, have not, should not.

A tömörség érdekében fontos megtalálni a megfelelő angol kifejezéseket és mondatszerkezeteket, amik kellően udvariasak is.

Mellékletek és ellenőrzés küldés előtt

A részletek általában a csatolt dokumentumokban találhatók, sokszor táblázatos formában az áttekinthetőség érdekében. Ha csatolsz valamit, erre mindig hívd fel a másik figyelmét: see attached, attached below stb.

Fontos, hogy nyelvtanilag kifogástalan üzleti leveleket írj. Nyugodtan támaszkodhatsz online programokra, nyelvtant ellenőrző weboldalakra.

Ezen felül mindig ellenőrizd még a “küldés” gomb megnyomása előtt a komplett leveled és azt, hogy tényleg csatoltad-e a kívánt dokumentumokat.

Ha egy olyan fontos levelet küldesz, amely a céged egészét képviseli, kérd ki nyugodtan egy felettesed lektorálását küldés előtt. Hogy elkerüljük a helyesírási hibákat mindenképpen használjuk a spellcheck funkciót.

További hasznos üzleti fordulatok

Köszönetnyilvánítás

I would like to thank you for letter dated the 4th of November.

Segítség- és információkérés

I would be grateful if you could inform me about the details. I hope I can ask your help for further information.

I was hoping to ask you for more information regarding… I would be grateful if you could elaborate upon… Would you be able to expand upon…

Udvarias kérés

I would like to… Could I…? Could you…? Would it be possible to…? I would be grateful if you could…

Ez az utolsó a legudvariasabb és leghivatalosabb kifejezés, amit levélben vagy emailben használhatsz a legtöbb esetben.

I would be grateful if you could forward the documents.

Tanácskérés

I would appreciate your advice on my case.

Korábbi kapcsolatfelvételre hivatkozás

I am writing to you in response to your previous email… I am writing to you in connection with yesterday’s meeting… I am writing to you regarding our telephone conversation last week…

Másik személyre vagy korábbi beszélgetésre hivatkozás

Further to your conversation with my assistant, I would like to confirm our meeting on Friday.

Gyors válasz kérése

I look forward to your early reply. Please reply/respond at your earliest convenience.

Ajánlat vagy szolgáltatás felkínálása

I am pleased to offer you Mr. István Kovács for the position.

Panasz

I am writing to complain about the cleanness of your hotel room.

Bocsánatkérés

I would like to apologize for my behavior on the meeting.

A brit és az amerikai angol eltérései

Arra is ügyelned kell, hogy a fogadó amerikai vagy brit. Egy-egy kifejezés ugyanis teljesen mást jelent a két országban.

A dátum a feladó címe alá kerül. Az angol nyelvű dátumozás eltér a magyarban használttól, formátuma többféle lehet, attól függően, hogy brit vagy amerikai stílust használunk.

Egyik esetben sem teszünk semmilyen írásjelet az évszám mögé.

Az üzleti levél és az e-mail különbségei

Az angol hivatalos levélforma számos eleme teljes mértékben alkalmazható angol email írása esetén, azonban az első formai elemekre ez egyáltalán nem igaz.

Az emailben nem kell saját címedet részletesen feltüntetni. Az email-ben ez a rész lesz egyszerűen a te email címed, amelyet a FROM mező jelöl.

Az angol dátumozásra sem kell itt neked ügyelned, hiszen ezt az email kezelő szoftvered automatikusan elvégzi. Végül az email címzése is sokkal egyszerűbb a levélhez képest, hiszen csak az email címét kell megadnod annak, akinek küldöd az emailt a TO sorba.

Az email esetén bejön egy plusz elem a tárgysor (SUBJECT). Itt nevezed meg, miről szól értelemszerűen az emailed.

Az angol hivatalos email esetében is - különösen az első kapcsolatfelvételkor - érdemes követned az angol hivatalos levél által támasztott protokolláris követelményeket.

Csak az első emailezések után válts üzleti partnereddel egy könnyedebb, barátságosabb hangvételű megszólításra az angol emailekben, amennyiben látod, hogy nyitott erre.

Az email esetén használatos lehet a Best Regards, Kind Regards, Kindest Regards és a Regards is, ezek azonban kevésbé hatnak hivatalosan, mint a Yours sincerely vagy Yours faithfully elköszönések.

Az árajánlatban szereplő legfontosabb adatok

Az ajánlatkérésben és az ajánlatban érdemes külön is kitérni azokra a feltételekre, amelyek később félreértést okozhatnak:

• termék vagy szolgáltatás pontos megnevezése;
• mennyiség és egység;
• műszaki leírás vagy specifikáció;
• teljesítményszint;
• egységár és teljes ár;
• rögzített ár vagy változó ár;
• szállítási költség;
• biztosítás;
• szállítási idő és garantált kiszállítási idő;
• fizetési feltételek;
• számlázás;
• garancia;
• karbantartási költségek;
• nagy tételű rendelés esetén alkalmazható kedvezmények;
• az ajánlat érvényességének időtartama.

Az árajánlatkérés során az ajánlat szerződésben rögzíthetett követelmények szerint történik. A megadott áraknak és feltételeknek ezért pontosan tükrözniük kell azt, amire az ügyfél vagy a beszállító vállalkozik.

Az ajánlattevő és az ajánlatkérő megnevezése

Ha nem szervezett keretek között hanem spontán adott ajánlatról van szó, akkor az offeror és offeree a két keresett jogi fogalom. Ezeket kevésbé használják a gyakorlatban, inkább a jogi tanulmányok során - a contract law tantárgy - alaposan taglalt kifejezésekről van szó.

Ha egy beszerzési folyamat során adott ajánlatról van szó, akkor az ajánlattevő legtöbbször tenderer, illetve bidder lesz. Az előbbi brit és EU-s szövegben, az utóbbi amerikai közegben használatos.

A másik oldalon a client vagy contracting body terminusokat találjuk. Az utóbbi alternatívájaként előfordul a contracting authority, illetve contracting entity is.

Utókövetés és válasz hiánya

A hatalmas levélforgalom miatt gyakran előfordulhat, hogy elfelejtenek válaszolni a leveledre. Általános javaslatunk, hogy ha a címzett két munkanapon belül sem válaszol, írj egy barátságos, érdeklődő levelet, utólagos megkeresést.

Ha az ügyfélnek közvetlen válasz szükséges, érdemes konkrét és nyitott végű kérdéseket feltenni, hogy ne legyen szükség kétségek belekavarodása. Ezzel növelhető az esély a gyors és hatékony reagálásra.

tags: #uzleti #level #angol #arajanlat