Vásárlási feltételek angolul: hasznos kifejezések és üzleti e-mailek

A „feltétel” angolul leggyakrabban condition vagy term, míg a „szerződési feltétel” megfelelője a contract term, illetve többes számban a contract terms. Üzleti és vásárlási helyzetekben a pontos kifejezés attól függ, hogy általános feltételről, fizetési feltételekről, szerződéses kikötésről vagy egy ajánlat részleteiről beszélünk.

Árajánlatkéréskor és ajánlattételkor különösen fontos tisztázni az árat, a szállítást, a fizetés módját, a garanciát, a szállítási határidőt, a karbantartási költségeket és az együttműködés egyéb feltételeit. A professzionális angol üzleti kommunikációban ezekre többek között a terms and conditions, payment terms, on the terms quoted és fixed-price basis kifejezéseket használják.

A „feltétel” angol megfelelői

Gyakori kifejezések a feltételekről

Az „azzal a feltétellel, hogy” angolul on condition that vagy on understanding that. A „feltétel nélkül” kifejezése unconditionally, a „feltételhez nem kötött” megfelelője pedig unrestricted.

A „feltételt szab” kifejezhető a to make the condition fordulattal, míg a „feltételeket szab valakinek” jelentése to lay down conditions to somebody. A „feltételezhetően” angolul presumably vagy supposedly, a „feltételezés” pedig assumption, presumption vagy supposition lehet.

• on condition that - azzal a feltétellel, hogy
• on the understanding that - azzal a feltétellel, hogy
• on certain conditions - bizonyos feltételekkel
• inconditionally - feltétel nélkül
• unconditional - feltétel nélküli
• assuming that - feltételezve, hogy
• pending - feltételezve valamit, valaminek a függvényében
• given the proper conditions - ha megvannak a kellő feltételek
• to lay down conditions - feltételeket szabni
• to add a condition as an afterthought - utólag valamilyen feltételt szabni

Szerződési feltételek angolul

A „szerződési feltétel” fordítása contract term. Több szerződési feltétel esetén a contract terms kifejezést használjuk. Az általános szerződési feltételek angolul General Terms and Conditions, rövidítve GTC, illetve terms and conditions.

A „tisztességtelen szerződési feltétel” angolul unfair contract term vagy unfair terms of contract. Az alábbi mondat jól szemlélteti a használatát: Where the contract can be maintained without the unfair contract term, the other contract terms remain binding.

Mikor van szükség angol árajánlatkérésre vagy ajánlattételre?

Aki a beszerzési vagy értékesítési részlegen dolgozik, pontosan tudja hogy sok módja és lépése van annak, hogy ajánlatot kérjünk vagy adjunk egy termékre vagy egy szolgáltatásra. Fontos, hogy egy ilyen szituációban mennyire tudunk professzionális árajánlatot adni/kérni, ezért is hoztuk létre ezt a cikket.

Amennyiben mi szeretnénk értékesíteni valamit, előfordulhat, hogy e-mailben kell felvennünk a kapcsolatot cégekkel ez lehet egy rövid email amivel fel szeretnénk kelteni egy potenciális ügyfél érdeklődését és meg szeretnénk tudni, hogy hasznosak lehetnek-e a cége számára a szolgáltatásaink vagy a termékeink (sales proposal / sales email). Ha ez sikeres akkor sor kerülhet személyes megbeszélésre is.

Miután az eladó fél megbízottja (the sales rep) beszélt a vevő megbízottjával (the client’s rep), hogy megtudja pontosan mire is van szükségük és mennyit hajlandóak fizetni ezért, egy e-mailben összefoglalhatjuk a részleteket, melyekben megállapodtunk.

Más esetekben jelentkezhetünk egy pályázatra is. Persze az, hogy egy cég kiír-e pályázatokat, nagyban függ az adott szektortól, a terméktől vagy szolgáltatástól illetve a vállalati politikától.

Kétféleképpen történhet a pályázás folyamata (tendering / bidding process): nyílt tenderekben (open tender), ahol számos cég részt vehet előzetes szűrés nélkül, vagy zártkörű pályázatokon (invited tender), ahol csak néhányan tehetnek ajánlatot.

Amennyiben vásárolni szeretnénk valamit a cégünk számára, vagy esetleg keresni szeretnénk egy beszállítót akivel hosszútávon együtt tudunk működni, akkor árajánlatot kell kérnünk tőlük. Ez is történhet írásban, egy rövid e-mail formájában (request for price quote).

Szükségünk lehet arra is, hogy ha az ajánlat nem megfelelő, akkor vissza tudjuk utasítani vagy tudjunk érdeklődni a további lehetőségeinkről. Természetesen mindez a magánéletünkben is előfordulhat, például ha autót vagy ingatlant szeretnénk vásárolni.

Arról nem is beszélve, hogy ha valamilyen nagyobb szabású eseményt, például egy céges bulit vagy egy esküvőt szervezünk, akkor számtalan céggel (rendezvény szervezőkkel, fotóssal, szállodákkal, éttermekkel) kell kapcsolatba lépnünk.

Az ajánlatkérés és az ajánlattétel legfontosabb szókincse

Elsőre nagy kihívásnak tűnhet, ha ilyen kommunikációt angolul kell lebonyolítani, főleg ha nem vagyunk benne jártasak. Viszont mivel a cégek jelentős része külföldi partnerekkel is kapcsolatban áll, néha elengedhetetlen hogy pár hasznos angol kifejezést és megfogalmazást ismerjünk árajánlatokkal kapcsolatban.

Request for quotation: hogyan kérjünk árajánlatot angolul?

Ha szeretnénk megtalálni azt a céget, amelyik tudja biztosítani az igényeinknek megfelelő terméket a költségvetésünknek megfelelő áron (within our allocated budget), akkor a legegyszerűbb ha írunk egy emailt.

Ez azért is előnyös mert ha írásban kapjuk meg az árajánlatot, akkor abban is biztosak lehetünk, hogy ezen később nem variálnak. Amikor árajánlatot kérünk, akkor arra kérjük a beszállítót (supplier), hogy a megadott feltételeknek megfelelően (on the terms quoted) és a megadott áron teljesítse a megrendelésünket.

Emiatt nagyon fontos, hogy annyira pontosak legyünk amennyire csak lehet. Például a szállítási költség (carriage costs) vagy a biztosítás (insurance) benne vannak az árban?

Mi a helyzet a szállítási idővel, tudják garantálni azt amiben megegyezünk (guaranteed delivery time)? Bizonyos termékek esetén releváns megállapodni az üzemeltetési költségekben (maintenance fee) is, hiszen szükség lehet rendszeres karbantartásra.

Az ajánlatkéréshez kapcsolódó kifejezések

Az angol ajánlatkérő e-mail felépítése

Az ajánlatkérő email megírásához az alábbiakat javasoljuk: A címzett legyen egy konkrét személy, lehetőleg az adott cég értékesítési vezetője (sales manager). Adjunk meg néhány lényeges adatot a mi cégünkről is, biztosítva őket, hogy fizetőképesek (ex. we can guarantee prompt payment) és megbízhatóak vagyunk.

Tételesen soroljuk fel a termékeket és / vagy szolgáltatásokat melyekre kérjük az ajánlatot. Kérdezzünk rá a fizetési feltételekre (payment terms). Ha nagy mennyiségben rendelünk akkor érdeklődjünk az erre vonatkozó kedvezményekről (bulk discounts).

Bizonyosodjunk meg arról, hogy a szállítási költségek (carriage costs) benne vannak-e az árban.

1. Tárgysor

A tárgysor legyen világos és tömör. Tartalmazza, hogy ki kéri az árajánlatot és mire. Például: Request for quote - wedding catering - Janet Smith.

2. Megszólítás

A címzés lehet Dear Sir / Madam ha nem tudjuk az illetékes nevét, de ha igen, akkor persze jobb ha ezt használjuk, például: Dear Ms Jones.

3. Az ajánlatkérés célja és részletei

Legyen benne már az első mondatban, hogy miért is írunk. Adjunk meg minden fontos információt amit tudniuk kell ahhoz, hogy árajánlatot tudjanak adni.

Egy szolgáltatás esetében például azt, hogy mikor, hol, mennyi ideig vennénk igénybe, egy termék esetében pedig, hogy mennyit kérünk belőle, melyik fajtából, hova, esetleg, hogy mire fogjuk használni stb.

Ha táblázatos formában soroljuk fel a termékeket, akkor ehhez hasonló oszlopokra lehet szükség: A termék megnevezését (item description), Egység (Unit), ez lehet darab (pc - pieces), doboz (boxes), pár (pairs), Megjegyzés (Remarks), Márka (Brand).

Ha több cégtől is kérünk árajánlatot, akkor kérhetjük őket arra is, hogy egy csatolt adatlapot töltsenek ki az általunk megjelölt információkkal.

Ha pályázatról van szó, akkor érdemes belefoglalni az e-mailbe, hogy mi lesz ennek a kimenetele - milyen hosszú együttműködésre számíthatnak a cégünkkel.

The bidding will result in entering into an agreement with the selected supplier for a period of x years / months - A cégünk egy x évre / hónapra szóló egyezményt ír alá a sikeres pályázóval.

4. Udvarias lezárás és határidő

A lezárásban legyünk udvariasak, de hangsúlyozzuk, hogy mielőbb szeretnénk választ kapni.

• We hope to hear back from you soon. - Reméljük mihamarabb felkeresnek.
• Looking forward to receiving an early response. - Várjuk mielőbbi válaszát.

Ajánlatkérő e-mail minta

Subject: request for quote - office stationery - Easy Trip Inc.

Dear Sir / Madam,

We would like to request a quote for the office stationery items listed in the attached document. We would also like to know how long it would take you to ship the products to our companies offices located in Váci Street, Budapest, Hungary. If you have any discounts for bulk purchases, please include them in the quote.

If we find the quote satisfactory, we would be interested in establishing a long-term partnership with your firm, potentially increasing the quantities of our orders in the future. We are an established travel agency an we can guarantee prompt payment once we receive your invoices.

If you would like to find out more about our company, please visit our website: Should you require any further information, please don’t hesitate to contact us on the telephone number below.

Looking forward to hearing from you soon,

Eric Middleman
Procurement Manager
Easy Trip Inc.

Ajánlattétel angolul: sales e-mail

Amikor értékesíteni szeretnénk a cégünk termékeit vagy szolgáltatásait, az első lépés legtöbbször az, hogy e-mailben keressük meg a potenciális ügyfeleket. A célunk persze az, hogy az e-mailünk felkeltse az érdeklődésüket.

Bizonyára magyarul pontosan tudjuk milyen stratégiákkal és szófordulatokkal érhetjük ezt el, de mik a megfelelő angol kifejezések?

A tárgysor

Az e-mail tárgysora legyen rövid és figyelemfelkeltő. A lényeg, hogy ne hangozzon úgy mint egy porszívóügynök első mondata és a címzett rákattintson az e-mailre.

Figyeljünk arra, hogy ne kerüljenek olyan szavak a tárgysorba amik miatt spam-nek tűnhet az e-mailünk. Kerüljük például az olyan szavakat mint a solution (megoldás), complimentary (ingyenes), tempting (csábító), exciting (izgalmas), unique (egyedi) vagy state-of-the-art (csúcstechnológiás).

Fontos, hogy személyre szabottnak hangozzon az e-mail, ezért a tárgysorban feltehetünk kérdéseket vagy utalhatunk az adott cég egy aktuális problémájára. Jó ötlet lehet megnevezni egy közös ismerőst.

És egy apróság: nem ajánlott minden szót nagybetűvel kezdeni a tárgysorban - ez olyan benyomást kelt mintha ugyanazt az emailt kiküldtük volna a fél világnak. Viszont az első szó kezdődjön nagybetűvel ugyanis az olvasok hajlamosak figyelmen kívül hagyni a csupa kisbetűs címeket.

• Ideas for… - Ötletek a …-ra
• Question about … - Egy kérdés a …-ról
• Have you considered …? - Gondoltak már a …-ra?
• X person suggested to get in touch - X javasolta, hogy vegyük fel a kapcsolatot
• Quick question - Egy gyors kérdés

Az első mondat

Ha a tárgysor sikeres akkor fél lábbal bent vagyunk. Most viszont el kell érni, hogy a címzett tovább olvassa az e-mailt és ne gondolja azt, hogy ez egy automatikus üzenet ami több száz céghez kiment.

Nem ajánlott úgy kezdeni az e-mailt, hogy Hello, my name is … (Heló, a nevem …), ugyanis itt nem rólunk van szó hanem az ügyfélről.

Ezért kezdjük valami személyessel vagy egy közös ponttal: utaljunk a cég eredményeire, egy posztjukra amit például a LinkedIn-en olvastunk vagy egy személyre aki összeköti a cégeinket. Ehhez persze előbb kell egy kis háttérkutatást csinálnunk.

Ha nincs ilyen kapcsolódási pont akkor egy releváns statisztikát is megemlíthetünk.

• We noticed you … - Észrevettük, hogy…
• XY mentioned that you … - Közös ismerősünk említette, hogy …
• Congratulations on … - Gratulálni szeretnénk a …-hoz
• I really enjoyed your post on … - Nagyon tetszett a …-ról szóló posztja
• I was intrigued by your company’s … - Érdekesnek találtam a cégük …-jét

Az ajánlat tartalma és hossza

Azt, hogy milyen hosszú legyen az e-mail, döntsük el az alapján, hogy ki a címzett. Ha egy elfoglalt felsővezetőről van szó, akkor törekedjünk rövidebb e-mailre (50-125 szó). Ha van közös ismerősünk, akkor persze hosszabb is lehet.

Általában 300 szónál nem javasolt hosszabb terjedelmű ajánlattevő emailt küldeni. Bár az e-mail hossza is meghatározó lehet abban, hogy elolvassák-e, mégis a legfontosabb talán a tartalma.

Ez legyen lényegretörő és könnyen érthető. Fontos az is, hogy kerüljük az általánosításokat.

Gondoljunk arra, hogy az ügyfél arra kíváncsi, hogy mit tudunk nekik ajánlani és nem arra, hogy milyen csodálatos a mi cégünk. Tehát tegyünk fel olyan kérdéseket, amik összekötik az ügyfél céljait az ajánlatunkkal.

• Is … a priority for you? - A … prioritás az Önök számára?
• In what way would you like to improve your…? - Hogyan szeretnék fejleszteni a …?
• I see your company currently doesn’t have a … Why not? - Látom jelenleg nem rendelkeznek… Miért nem?
• Would you be interested in trying our…? - Kipróbálná esetleg a…?
• Do you think your company might be interested in …? - Érdekelheti a cégét a…?

Helyesírás és nyelvtan

Hogy elkerüljük a helyesírási hibákat mindenképpen használjuk a spellcheck funkciót. Ha aggódunk a nyelvtani hibák miatt akkor jó szívvel ajánljuk a Grammarly-t, ami felismeri és kijavítja ezeket.

Hasznos szempontok vásárlási feltételek egyeztetéséhez

Az árajánlatkérésben mindig célszerű egyértelműen rögzíteni, hogy milyen termékre vagy szolgáltatásra van szükség, milyen mennyiségben, milyen határidővel és milyen szállítási címre. A részletes specifikáció segíti a beszállítót abban, hogy átfogó ajánlatot, vagyis comprehensive quote-ot adjon.

A fizetési feltételekre a terms of payment vagy payment terms kifejezést használjuk. A rögzített áron történő teljesítés angolul on a fixed-price basis, a gyors fizetés pedig prompt payment.

A szállítás és annak költségei szintén az ajánlat fontos részei. A „szállítás” lehet delivery vagy shipping, a szállítási költség pedig carriage costs. A garantált kiszállítási idő megfelelője guaranteed delivery time.

Bizonyos termékeknél érdemes külön rákérdezni a garanciára (warranty), a teljesítményszintre (performance level), a biztosításra (insurance) és a karbantartási költségekre (maintenance fees).

Nagy mennyiségű rendelés esetén használható a to order in bulk vagy to order in large quantities kifejezés. Ilyenkor a vásárló érdeklődhet a bulk discounts iránt is.

Válasz egy ajánlatkérő e-mailre

Az ajánlatkérésre adott válaszban a beszállító vagy eladó részletesen megadhatja az árat, a teljesítés feltételeit, a szállítási időt, a fizetési módot, a garanciát és az egyéb kapcsolódó költségeket.

A „feltételeknek megfelelően” jelentésű on the terms quoted kifejezés arra utal, hogy a megrendelés az ajánlatban rögzített feltételek szerint teljesül. Az árajánlatot adni kifejezés angolul to provide a quote, míg az árajánlatot kapni to receive a quote.

Ha az ajánlat megfelelő, a felek hosszú távú együttműködésről is megállapodhatnak. Ha az ajánlat nem felel meg, lehetőség van annak visszautasítására vagy a további lehetőségek felől való érdeklődésre.

tags: #vasarlasi #feltetelek #angolul