Gmail-levélírási értesítés klubfoglalkozásról a [email protected] címről

A klubfoglalkozásról küldött értesítés akkor lesz egyértelmű és könnyen kezelhető, ha a levél tárgya röviden megnevezi az eseményt, a szöveg pedig tartalmazza a legfontosabb tudnivalókat és a címzettektől várt választ. A Gmailben a levél megírásához kattintson a Levélírás gombra, adja meg a címzetteket, a tárgyat és az üzenetet, majd kattintson a Küldés gombra.

A klubfoglalkozás értesítéséhez célszerű világos tárgyat választani, például: Klubfoglalkozás - időpont és helyszín. A levél törzsében röviden szerepeljen, miről van szó, mikor és hol lesz a foglalkozás, valamint hogy a címzetteknek kell-e visszajelezniük.

Gmail megnyitása és új levél indítása

A Gmailben: Nyissa meg a gmail.com oldalt tetszőleges böngészőben. Bármely böngésző - Nyissa meg a mail.google.com webhelyet.

A legtöbb Google-oldalon: A jobb felső sarokban kattintson az Alkalmazásindító elemre, és válassza a Gmail lehetőséget. Android-eszközök - Telepítse és nyissa meg az Android-alkalmazást.

Apple iOS-eszközök - Telepítse és nyissa meg az iOS-alkalmazást. Tipp: Adjon hozzá a Gmailt könyvjelzőként a böngészőben

A bal felső sarokban kattintson a Levélírás lehetőségre. A „Címzett” mezőben adja meg a címzetteket. A „Másolatot kap” és a „Titkos másolat” mezőt is kitöltheti.

Adja meg az e-mail tárgyát. Írja meg az üzenetet. Az üzenet alján kattintson a Küldés gombra.

A címzettek kiválasztása

A fő címzettek közé kifejezetten azokat írd, akiknek az üzeneted szól, esetleg azokat, akiktől visszajelzést vársz. A másolati címzettek (CC) közé írd azokat, akiknek vagy tájékoztatásul küldöd a levelet (azaz jó, ha tudnak róla), vagy - bár elsősorban nem nekik szól az üzenet, de - lehetőséget biztosítasz a hozzászólásra.

A titkos címzettek (BCC) közé teheted azokat, akiket szeretnél tájékoztatni a kiküldött levélről, de valamiért nem szeretnéd, hogy a többi címzett tudjon erről. Fontos, hogy akik titkos másolatban kapják meg a leveledet, azok nem tudnak arra úgy reagálni, hogy minden címzett lássa.

Ha e-mailt küldesz egy klub névjegycsoportjának, a Gmailben kattintson a Levélírás gombra. A Címzett mezőben kezdje el beírni a személy vagy a névjegycsoport címét. Gépelés közben megjelenik az egyező címek listája.

Kattintson a kívánt címre. Névjegycsoportok esetén a rendszer minden csoporttagot hozzáad a Címzett listához. Ha nem szeretné elküldeni az üzenetet a névjegycsoportban szereplő összes személynek, kattintson az adott név melletti Eltávolítás elemre.

Megfelelő tárgy klubfoglalkozásról szóló levélhez

Az e-mail tárgyát illetően aranyszabály, hogy a lehető legrövidebbnek kell lennie. Mit jelent ez a gyakorlatban? Nos, maximum 3-4 szót.

A tárgy ugyanis azt a célt szolgálja, hogy a másik fél azonnal képbe kerüljön, hogy miről van szó, és legyen kedve megnyitni a leveled. A személyes és a hivatalos levelezésben is fontos szerepe van az email tárgymezőjének.

Ezzel segítheted a címzettet abban, hogy megnyitás nélkül is legyen fogalma a leveled tartalmáról. Például: Panaszbejelentés; Orvosi leletek; Időpontjavaslat találkozóra, stb.

A levél felépítése

Az idő másoknak is értékes, ezért ne szaporítsd a szót feleslegesen. Senki sem akar - és nem is fog - egy több ezer karakteres e-mailt elolvasni.

A fogalmazás során érdemes az általános iskolában tanult felépítést használni. Bevezetés (miről van szó), tárgyalás (a legfontosabb információk kibontva) és befejezés (mit várunk a másiktól).

A klubfoglalkozásról szóló értesítésben ezért célszerű a következő sorrendet használni:

1. megszólítás;
2. az értesítés céljának rövid megnevezése;
3. az időpont és a helyszín közlése;
4. a szükséges felszerelés vagy egyéb tudnivalók megadása;
5. visszajelzés kérése, ha erre szükség van;
6. elköszönés és aláírás.

Megszólítás a klubtagoknak

A címzettet meg is kell szólítanod. Na de hogyan nézzen ki egy email megszólítás? A hivatalos levelezéseknek is vannak protokoláris szabályai, de az online világban nem kell olyan mereven kezelni ezeket az előírásokat.

Ha ismered a címzetteket, használhatod a „Kedves” megszólítást. Ha a levél hivatalosabb hangnemű, a „Tisztelt” megszólítás is megfelelő.

• Kedves Klubtagok!
• Kedves Résztvevők!
• Tisztelt Klubtagok!
• Kedves Mindenki!

Az email megszólítás lehetőségei, ha ismered a címzettet: Tisztelt Nagy János! - Tökéletes, ha hangsúlyozni akarod, kinek szól a leveled.

Az email megszólítás lehetőségei, ha nem ismered a címzettet: Tisztelt Ügyintéző! Tisztelt Hölgyem/Uram! Szia!/Üdvözlöm!

A klubfoglalkozás legfontosabb adatai

Az e-mailben egyértelműen szerepeljen, hogy mikor és hol kerül sor a foglalkozásra. Ha több klubfoglalkozásról van szó, érdemes minden alkalmat külön sorban feltüntetni.

• Időpont: a foglalkozás kezdési időpontja;
• Helyszín: az épület, terem vagy online felület megnevezése;
• Téma: a foglalkozás rövid leírása;
• Részvétel: szükséges-e előzetes visszajelzés;
• Felszerelés: szükséges-e valamilyen eszközt vagy dokumentumot hozni.

Az email írás során figyelj a tagolásra: ahol tudsz, ott használj bullet pointokat, vagy számozott sorokat. A mondataid legyenek egyszerűek, érthetők.

Minta Gmail-levél klubfoglalkozás értesítéséhez

Tárgy: Klubfoglalkozás - időpont és helyszín

Kedves Klubtagok!

Szeretettel tájékoztatlak benneteket, hogy a következő klubfoglalkozásra [dátum]-án/-én, [időpont]-kor kerül sor a [helyszín] helyszínen.

A foglalkozás témája: [a foglalkozás témája]. Kérlek, jelezzetek vissza e-mailben, hogy részt vesztek-e a programon.

Üdvözlettel:

Vass L. M.
[email protected]

Hivatalosabb mintaszöveg

Tárgy: Klubfoglalkozás - visszajelzés kérése

Tisztelt Klubtagok!

Ezúton szeretném tájékoztatni Önöket, hogy a következő klubfoglalkozás [dátum]-án/-én [időpont]-kor kerül megrendezésre a [helyszín] helyszínen.

A foglalkozás témája: [a foglalkozás témája]. Kérem, hogy részvételi szándékukat válasz e-mailben jelezzék.

Üdvözlettel:

Vass L. M.
[email protected]

A levél stílusa és hangneme

A közvetlen hangnem kötetlenebb nyelvhasználatot tesz lehetővé. A baráti levélben nyugodtan csillogtathatod a tudásod szlenggel és idiómákkal.

Az e-mailen keresztül ma már hivatalos ügyeket is el tudsz intézni, a megfelelő szóhasználatra és formulákra azonban ebben az esetben is ügyelned kell. A hagyományos papíralapú levelekhez képest itt közvetlenebb hangnemet is megüthetsz.

Az ismeretleneket mindig magázzuk. Akkor is, ha úgy tudjuk, hogy egy korosztályba tartozunk. Persze a ló másik oldalára sem kell átesni: a túl modoros, szervilis e-mail is visszatetszést kelthet.

A tökéletes helyesírás ellenben alapelvárás, amiből akkor sem adhatsz alább, ha esetleg mobilról írod a levelet (és az ékezetek sem maradhatnak el ebben az esetben sem).

Formázás Gmailben

Az Outlookban: Szövegformázást is alkalmazhat az üzenetablakban. A Gmailben: Alkalmazza a gyakran használt szövegformázásokat az üzenetablakban.

Nyissa meg a Gmail a számítógépen. Kattintson a Levélírás gombra. Az üzenet alsó részén kattintson a Formázási lehetőségek ikonra.

A klubfoglalkozásról szóló levélben elegendő a fontos adatokat félkövér kiemeléssel vagy felsorolással tagolni. Csak nagyon kevés szövegrészt emelj ki a leveledből.

Az alapértelmezett szövegstílus módosítható. Létrehozhat egy olyan szövegstílust, amelyet a rendszer az Ön által írt összes új e-mailre alkalmaz.

Nyissa meg a Gmail a számítógépen. A jobb felső sarokban kattintson a Beállítások Az összes beállítás megtekintése lehetőségre. Görgessen le az Alapértelmezett szövegstílus szakaszig.

Aláírás beállítása

Ahogy egy hagyományos levelet, úgy egy e-mailt is alá kell írni. Persze nem a nevedet kell odafirkantanod a lap aljára, hanem létre kell hoznod egy aláírást a levelezőfiókodban.

Elsősorban a nevedet és az elérhetőségeidet (telefonszám, e-mail-cím, honlap) tartalmazza, de akár egy képet is beszúrhatsz magadról, ha személyesebbé szeretnéd tenni az aláírást.

Klubfoglalkozásról szóló értesítésnél általában elegendő a teljes név, a klub neve és az e-mail-cím. A rövid aláírás áttekinthetőbbé teszi a levelet.

Csatolmányok hozzáadása

Ha csatolsz valamit, erre mindig hívd fel a másik figyelmét: see attached, attached below stb. Magyar nyelvű levélben például ezt írhatod: „A részletes programot mellékelten küldöm.”

Valójában ezzel kellett volna kezdenünk, ugyanis a fájlokat érdemes első lépésként csatolni (dokumentum, ppt). Így biztos nem felejted el, és nem kell mentegetőznöd, amiért lemaradt a csatolmány.

Akármilyen doksit is küldesz, törekedj a használható méretre. A több száz megás mellékletekhez inkább használj valamilyen fájlmegosztót, ahonnan a címzett bármikor letöltheti őket.

Mai napig gyakori hiba, hogy az email írása közben túl nagy dokumentumot csatolnak a levélhez. Ennek két következménye lehet. Vagy el sem küldi a rendszer a levelet, vagy problémát okoz a címzett postafiókjában.

A Gmail: 25 MB. Ha a mellékelt fájl nagyobb, mint az előírt méretkorlát, akkor a rendszer a csatolás helyett egy ideiglenes tárhelyre tölti fel a küldendő dokumentumot, illetve egy linket is gyárt hozzá, amelyen keresztül letölthető a tartalom.

Visszajelzés kérése

Ha szeretnéd tudni, hogy a klubtagok részt vesznek-e a foglalkozáson, ezt egyértelműen fogalmazd meg a levél végén. Kérj rövid választ, és ha szükséges, adj meg válaszadási határidőt.

Az elköszönésnél több lehetőség közül választhatsz. Ha kérésed volt, amire valamilyen reakciót vársz, akkor használd a „Köszönettel” kifejezést, de a „Várom válaszát” is teljesen elfogadott.

• Kérlek, jelezz vissza, hogy részt veszel-e a foglalkozáson.
• Kérlek, [dátum]-ig küldd el a visszajelzésedet.
• Köszönöm, ha röviden visszajelzel.
• Várom a visszajelzéseteket.

A levél végén mindig szerepeljen a teljes neved és az elérhetőségeid is.

Ütemezett küldés

Ha megírtuk a levelet, de csak egy későbbi, meghatározott időpontban szeretnénk elküldeni, ne a nagy "küldés" gombra tenyereljünk rá az egérkurzorral, hanem a gomb oldalán látható kis nyílra, majd válasszuk ki a megjelenő "küldés üzemetése" pontot.

A Gmailben: Az üzenet ablakban kattintson a Küldés lehetőség melletti lefelé nyílra, majd a Küldés ütemezése lehetőségre.

Nyissa meg a Gmailt a számítógépen. A bal felső sarokban kattintson a Levélírás lehetőségre. Írja meg az e-mailt. A bal alsó részen, a „Küldés” lehetőség mellett kattintson a lefelé mutató nyílra.

Kattintson a Küldés ütemezése lehetőségre. Tipp: Legfeljebb 100 e-mailt ütemezhet be későbbi küldésre.

Piszkozatok és ellenőrzés

Azokat az üzeneteket, amelyeken Ön még dolgozik, a Gmail automatikusan menti a Piszkozatok címkébe. A piszkozatok megkereséséhez lépjen a Piszkozatok címkére.

A legnagyobb odafigyelés mellett is becsúszhatnak elgépelések, helyesírási hibák, vagy éppen kimaradhat valami lényeges infó. Olvasd át alaposan a levelet, mielőtt a küldés gombra kattintanál!

Még jobb, ha vársz egypár órát ez ellenőrzés előtt, és friss szemmel nézed át, amit írtál. A legtöbb böngészőben beépített helyesírás-ellenőrző is található, ami hasznodra válhat.

Elküldés előtt ellenőrizd a címzettek listáját, a tárgyat, az időpontot, a helyszínt, a mellékleteket és a visszajelzéshez megadott határidőt.

A küldés visszavonása

A Gmailben: Az „Üzenet elküldve” értesítésben kattintson a Visszavonás elemre a visszavonási időkorláton belül.

A bal alsó sarokban megjelenik az „Üzenet elküldve” felirat, valamint a „Visszavonás” és az „Üzenet megtekintése” lehetőség. Kattintson a Visszavonás lehetőségre.

Ez különösen akkor lehet hasznos, ha a levél elküldése után veszed észre, hogy kimaradt a helyszín, rossz időpont szerepel benne, vagy nem csatoltad a programot.

Olvasási értesítés

A Gmailben: Az üzenetablak alján beállíthatja, hogy olvasási értesítést kér. Fontos: Ha olvasási értesítést szeretne kapni a beérkező levelek közé, az e-mail címzettjének először jóvá kell hagynia azt.

Nyissa meg a Gmailt a számítógépen. Kattintson a Levélírás gombra. Írja meg az e-mailt a szokásos módon.

A jobb alsó sarokban kattintson a További lehetőségek Olvasási értesítés kérése lehetőségre. Kattintson a Küldés gombra.

Bizalmas mód használata

A Gmailben: Kapcsolja be a bizalmas módot az üzenetablakban. Nyissa meg a Gmailt a számítógépen. Kattintson a Levélírás gombra.

Az ablak jobb alsó sarkában kattintson a Bizalmas mód bekapcsolása lehetőségre. Állítson be egy lejárati dátumot és biztonsági kódot.

Ezek a beállítások az üzenet szövegére és mellékleteire is vonatkoznak. A bizalmas móddal beállíthat lejárati időt, és megkövetelheti a címzettektől, hogy szöveges üzenettel igazolják magukat.

Az üzenetekhez kapcsolódó adatvédelmi beállítások kiválasztásakor mindig vedd figyelembe, hogy a címzett a képernyő tartalmát más módon rögzítheti.

Válaszok és csoportos levelezés

Válasz mindenkinek funkció minden email-rendszerben megtalálható. Ezt akkor tudod használni, ha veled együtt mások is megkapták a levelet.

Ha ezzel a funkcióval válaszolsz, akkor a reakciódat nem csak a feladó, hanem a levél összes címzettje látni fogja. A válasz mindenkinek funkció rendkívül hasznos, de mielőtt használod, gondold át az alábbiakat:

• Amit válaszolni szeretnél, az mennyire bizalmas?
• Nem gond, ha mások is olvassák?
• Biztos, hogy a válaszod minden címzett számára hasznos információkat tartalmaz?
• Győződj meg arról, hogy a levélíró nem kérte-e azt, hogy kizárólag neki válaszoljanak a címzettek!

Ha nem, akkor inkább csak a feladónak reagálj és ne spammeld a többieket!

Gmail-funkciók az értesítés kezeléséhez

A Gmailben időzíthető a küldés, így a klubfoglalkozásról szóló értesítés a kiválasztott időpontban kerülhet a címzettekhez. A Gmail automatikusan menti a piszkozatokat, és az Okos levélírás segítséget adhat a megfogalmazás során.

A Gmail a szövegszerkesztőkhöz hasonlóan jelzést ad a grammatikai hibákról levélírás közben, és automatikus kiegészítésekkel gyorsíthatja a folyamatot.

Az írási javaslatok be- és kikapcsolásához nyissa meg a Gmailt a számítógépen. A jobb felső sarokban kattintson a Beállítások Az összes beállítás megtekintése lehetőségre.

Az „Általános” szakaszban görgessen le az „Okos levélírás” lehetőségig. Válassza az Írási javaslatok bekapcsolása vagy az Írási javaslatok kikapcsolása lehetőséget.

Megjegyzés: Az Okos levélírás angol, francia, olasz, portugál és spanyol nyelven áll rendelkezésre. Az Okos levélírásnak nem célja válaszokat adni, és nem mindig jelenít meg tényszerű információkat.

Az elküldött levél rendszerezése

Leveleinek rendben tartása egy soha véget nem érő feladatnak tűnhet. Azokat a leveleket tartsa meg, ahol világos a velük való teendő - ellentétes esetben archiválja vagy törölje.

A Gmail lehetővé teszi a szűrők létrehozását, hogy bizonyos e-mailek „átugorják a beérkező levelek mappáját”, és ne jelenjenek meg új e-mailekként.

A levelezési címkék segíthetnek a levelei rendezetten tartásában. Kereshet dátum, feladó, tárgy (és így tovább) szerint, és még pontosabbá teheti azokat lekérdezések segítségével, mint például: „has:attachment” vagy „older_than:6m” (m = hónap).

A klubfoglalkozásokról szóló levelekhez külön címkét hozhatsz létre, így később könnyebben megtalálod az időpontokat, a programokat és a résztvevők visszajelzéseit.

Rövid ellenőrzőlista küldés előtt

• A feladóként megjelenő név felismerhető.
• A címzettek e-mail-címe pontos.
• A tárgy rövid és egyértelmű.
• A megszólítás illik a klub hangneméhez.
• Az időpont és a helyszín szerepel a levélben.
• A visszajelzés módja és határideje egyértelmű.
• A mellékletet csatoltad, ha szükséges.
• A levél helyesírását ellenőrizted.
• Az aláírás tartalmazza a nevedet és a [email protected] címet.

tags: #vasslm #gmailcom #leveliras #ertesites #klubfoglalkozasrol