Bármi kérdés esetén keressen nyugodtan angol nyelvű e-mailben

Ha angolul ír üzleti e-mailt, a levél legyen rövid, tárgyszerű, udvarias és jól tagolt, a megszólítástól a lezárásig igazodjon a címzetthez és a kapcsolat jellegéhez. A „Subject” mezőt mindig töltse ki, röviden jelezze, miért ír, kerülje a szlenget és a túl közvetlen hangnemet, majd világosan fogalmazza meg, milyen választ vagy következő lépést vár.

A legfontosabb, hogy az e-mail végén is maradjon professzionális: használjon rövid lezáró mondatot, megfelelő elköszönést és teljes aláírást elérhetőségekkel. Ha a címzettel még nem áll közvetlen kapcsolatban, válasszon formálisabb megszólítást és elköszönést, például a „Dear Sir or Madam,”, illetve a „Yours faithfully,” fordulatot.

Az angol üzleti e-mail legfontosabb szabályai

Az angol hivatalos levél és email a leggyakrabban használt kommunikációs formák az üzleti életben. És mint tudjuk, az üzleti sikerek kulcsa a jó kommunikáció.

Nem kell pánikba esni, semmivel sem nehezebb megírni egy business emailt mint egy normál, kevésbé formális hangvételű emailt. Persze van néhány alapszabály:

• Ne használjunk szleng szavakat és kifejezéseket. (pl.: let’s meet up, gotta go)
• Kifejezetten formális emailben ne használjunk összevont alakokat. (pl.: She isn’t here.)
• Használjunk udvarias formákat. (pl.: Please./Thank you.)
• Figyeljünk a helyes megszólításra és az elköszönésre. (pl.: Dear Sir or Madam, Kind regards)

Látszólag egyszerű e-mailt írni, ám az íratlan szabályoknak megfelelőt, amit ráadásul még el is olvasnak, már nehezebb.

Az e-mailezés az utóbbi években az üzleti kommunikáció szerves részévé vált. A partnerek sokszor már nem telefonon, hanem elektronikus úton tartják a kapcsolatot egymással.

Az ilyen jellegű levelezésnek is megvannak az íratlan szabályai, amelyeket jobb szem előtt tartani. A túl bizalmaskodó, az udvariatlan mailek kárt okoznak, a hosszúakat és terjengőseket pedig nem olvassák el.

A tárgysor kitöltése

Az e-mailezéssel kapcsolatban az első szabály a "Tárgy" (Subject)) mezőre, pontosabban annak kitöltésére vonatkozik. A tapasztalatok azt mutatják, hogy egyáltalán nem szerencsés tárgy nélkül elküldeni egy e-mailt.

Egyrészt, mert bizonyos levelezések az ilyen leveleket spamként értékelik, másrészt ezeket nem minden esetben olvassák el a címzettek. Fontos, hogy a tárgynak rövidnek, de annál informatívabbnak kell lenni.

Nem jó, ha túl általános. Például, ha egy ajánlatot küldünk ki, akkor ne csak annyi legyen, hogy "Ajánlat". Ehelyett írjuk azt: "Tréning-ajánlat: Tárgyalástechnika".

Az email esetén bejön egy plusz elem a tárgysor (SUBJECT) Az angol hivatalos levélhez képest. Itt nevezed meg, miről szól értelemszerűen az emailed, amit általában levél esetében az első mondatok egyikében egyébként, amúgy is le szokás írni.

Annyi még a különbség, hogy angol (hivatalos) email esetén nem szükséges a tárgysorban a kerek egész mondat, elég annyi például a fenti levél minta alapján, hogy: Job Application - Gareth White A lényeg az email tárgyásoránál, hogy az üzenet fő mondandóját, célját a lehető legjobban sugallja.

A címzett és a megszólítás

A tárgy után következik maga a levél, amelynek első eleme a megszólítás. Ez első levélváltás esetén mindenképp Tisztelt Hölgyem/Uram vagy Tisztelt . (az illető teljes neve) legyen.

A "Kedves . " megszólítást a személyes találkozásig, illetve a közvetlenebb hangulat kialakulásig nem javasolt. Ha a címzettel a kapcsolat régebbi keletű, természetesen a megszólítás és a levél hangneme is lehet oldottabb.

A megszólítást egyébként csak egy esetben hagyhatjuk el: ha rövid időn belül történik több e-mail váltás. Például, ha időpontot egyeztetnek a felek, vagy ha a partner egy rövid igen-nem választ vár a kérdésére. Ilyenkor nem szükséges újra és újra köszönni a címzettnek.

Az email szövegezését illetően, mindent használhatsz ugyanúgy, ahogy fent az angol hivatalos levél esetében leírtuk.

Angol hivatalos és félhivatalos megszólítások

Erre szintén létezik néhány egyszerű alapszabály, ha ezeket szem előtt tartjuk, akkor biztosan jól indul az emailünk.

Ha nem tudjuk pontosan kinek írunk, akkor érdemes a következő fordulatokat használni:

Ha tudjuk kinek írunk és milyen titulussal (pl.: professzor, dr., stb.) rendelkezik, akkor így szólítjuk meg:

• Dear Professor John Doe,
• Dear Dr. John Doe,
• Dear Ms Jane Smith,
• Dear Mr John Doe,
• Dear Mrs Jane Doe,

Amennyiben ismered a címzett nevét, megszólításként írd azt, hogy: Dear + Mr (ha férfi) / Mrs (ha nő) + Családnév. Például: Dear Mr Smith - Kedves Kovács Úr

Ha felmerülne kérdésként, melyik a családnév az angolban, akkor mindig az utolsó, mert az angoloknál az “első név” a keresztnév.

Továbbá az angol megszólítás után vesszőt teszünk és nem felkiáltójelet, mint magyarul. Figyelem a Mr / Mrs (Uram / Hölgyem) megszólítás után nem teszünk pontot az angol nyelvben.

Ennél egy sokkal hasznosabb második verzió angol hivatalos levél megszólításakor a Dear Sir or Madam. Ezt akkor használhatod, ha nem ismered a címzett nevét.

Manapság ez a leginkább használatos ilyen esetben, azonban érdemes említést tenni egy sokkal formálisabb és személytelenebb megszólításról is: To whom it may concern. - Annak, akit a levél illet - így fordítanám, de nem használnám magyarul sem szívesen.

Ez egy túlzóan hivatalos megszólítási forma, így csak akkor használd, ha direkt ilyen hangvételben szeretnéd a leveled írni. Minden más esetben, ha nem tudod a nevet Dear Sir or Madam.

Az e-mail felépítése

Mint a legtöbb szöveg, az email is három részből áll: bevezetés, tárgyalás és befejezés. Ideális esetben valahogy így néz ki egy rövid angol munkahelyi email:

A köszöntés után vesszőt teszünk és kihagyunk egy sort, a következő sort pedig nagy kezdőbetűvel kezdjük (a vessző ellenére). A bevezető után újabb sorkihagyás, majd a levelünk lényege (tárgyalása) következik.

Ezek után lezárjuk az emailt néhány sorral, majd elköszönünk.

Rövid bevezetés és a levél célja

A megszólítás után térhetünk rá a levél tartalmára, amelyet minden esetben érdemes egy rövid mondattal bevezetni. Például "Telefonon történt érdeklődésére: . ", vagy "Az Alkimista kisokos című kiadványukban olvastuk, hogy. "

In medias res nem tanácsos belevágni a mondandóba, előbb mindenképp írjuk le, miért küldjük a levelet. Jó, ha az elektronikus levél tartalma rövid és tárgyszerű, és a szöveg maximum 4-5 bekezdésből áll.

Az ennél hosszabb e-maileket nem szívesen olvassák el a címzettek. Ha mégis bővebb a mondanivalónk (például szerződésünk módosításait kívánjuk átküldeni), akkor érdemes azt egy külön dokumentumban csatolt fájlként eljuttatni az illetőhöz.

Akármiről is lenne szó, ha a levél első néhány bekezdése felkeltette a címzett figyelmét, a csatolt állományt is megnézi. Ha nem, akkor ne raboljuk az idejét.

Hasznos angol bevezető fordulatok

A levél lényegi része

A beveztő után a lényegi és fontos részeket a következő mondatokkal indíthajtjuk:

Csatolmányok küldése

Néhány sort akkor is szükséges írni, ha csak egy csatolt fájlt küldünk a partnernek (például egy szerződést).

Ebben az esetben ugyanúgy szükséges a tárgy, a megszólítás és az elköszönés, viszont ilyenkor nem kell több soros tartalmat felmutatni, elég csak ennyit írni: "Előzetes megbeszélésünkhöz híven mellékelten csatoltan küldöm a . ".

Az angol hivatalos levélforma és email esetében gyakori fordulat a Please find the (document, pdf, files, etc.) attached/enclosed. A dokumentumot csatoltam.

Kérések és további információk

Hogyan fogalmazz meg egy kérést: I would like to… Could I…? Could you…? Would it be possible to…? I would be grateful if you could…

Ez az utolsó a legudvariasabb és leghivatalosabb kifejezés, amit levélben vagy emailben használhatsz a legtöbb esetben. Például gyakran használt így: I would be grateful if you could forward the documents. - Hálás lennék, ha továbbítani tudnád a dokumentumokat.

Ezekkel a kifejezésekkel kérj további információkat valamiről, amiről például korábban nem kaptál elegendőt és szeretnéd jobban látni az összképet valamit illetően.

• I was hoping to ask you for more information regarding…
• I would be grateful if you could elaborate upon… (the job description/the salary)
• Would you be able to expand upon… (the type of room/the extra costs)

Az e-mail lezárása

Az üzleti kommunikációban gyakran az e-mail lezárása határozza meg, hogy a címzett válaszol-e. Szakmai környezetben, különösen a HR és a munkapiac tekintetében, a megfelelő lezárás befolyásolhatja, hogy a feladót profinak tekintik-e.

Az e-mail lezárása az utolsó esély pozitív benyomást kelteni, amely képes a címzettet cselekvésre ösztönözni. Érdemes szem előtt tartani, hogy az üzleti életben az idő nagyon drága, így az e-mail letisztult, illedelmes befejezés képes kiemelni a többi levéltől.

Az e-mailek hatásos befejezése HR kontextusban lehet például a hála kifejezése az időért, vagy annak kihangsúlyozása, hogy mennyire szeretnénk együtt dolgozni.

Nem lehet túlbecsülni a lezárás címzettre gyakorolt hatását, mivel döntő lehet, hogy prioritásként kezelik-e az üzenetedet. Érdemes tehát egy pillanatra megállni, és végiggondolni, hogyan zárj le egy e-mailt, hogy nagyobb valószínűséggel kapj választ.

A lezárás három alapvető eleme

Mielőtt elküldené e-mailét, győződjön meg arról, hogy tartalmaz egy rövid lezárási mondatot, amely sima átmenetet hoz létre az e-mail fő tárgya és az aláírása között.

Ez a lezárási sor kifejezhet hálát a címzett idejéért, jelezhet, hogy nyitott a további kommunikációra, lehet egy cselekvésre való felhívás, vagy alternatívaként egy olyan kijelentés, amely azt mutatja, hogy válaszra számít.

Hacsak nem áll nagyon közel a címzetthez, minden üzleti e-mailhez professzionális lezárás szükséges, amely formális vagy lezser lehet a kapcsolat típusa és a kommunikáció kontextusa alapján.

Mindig írja be teljes nevét (kereszt- és vezetéknevet) az e-mail aláírásba, ha valakivel első alkalommal ír. A kollégákkal vagy olyan emberekkel folytatott beszélgetésekhez, akikkel már ismeri és több e-mailt cserélt, elegendő az aláírás az keresztnevével.

Kérjük, vegye figyelembe, hogy nem tanácsos a beszélgetést becenévvel befejezni, hacsak a becenév széles körben ismert és használt a keresztnév helyett.

A lezáró mondat tartalma

A hála kifejezése és az illedelmesség az e-mailek lezárásának egy alapvető eleme. Ha megköszönjük a címzettnek a ránk fordított időt, akkor megmutathatjuk, hogy nagyra értékeljük a figyelmét és tisztában vagyunk az idejének értékével.

Az elvárások és a következő lépések egyértelmű definiálása is egy fontos összetevő. A címzettnek tudnia kell, hogy mit várnak el tőle és mik a kommunikációs folyamat következő lépései.

Az e-mail üzenetének kontextusa alapján rövid e-mail lezárási mondatot is hozzáadhat az aláírása előtt. Az alábbi bevált e-mail lezárási sorok egyikét használva biztosíthatja, hogy pozitív hanggal fejezi be az üzenetet, és tudatja a címzettekkel, hogy számít a válaszukra vagy további párbeszédre.

• Várva várom a válaszát.
• Várva várom, hogy hamarosan kapcsolatba lépjünk.
• Várva várom, hogy jövő héten találkozzunk.
• Remélem, hamarosan hallok Öntől.
• Nagyra értékelném a válaszát.
• Remélem, a hét jól kezdődik.
• Szívesen segítek, ha többet szeretne tudni.
• Kérjük, forduljon hozzám bármikor.
• Ha bármilyen kérdése van, kérjük, írjon vagy hívjon.
• Ha van valami, amit megtehetek az Ön segítésére, csak írjon
• Ha van valami, amiben segíthetek, csak szóljon.
• Az Ön rendelkezésére állok bármilyen kérdés vagy aggály esetén.
• Kérjük, tudassa velem, mit gondol.
• Köszönöm az időt.
• Köszönöm, hogy ezt figyelembe vette.

Válaszra váró lezárások

Ha az e-mailed végén szeretnéd egyértelművé tenni, hogy válaszra vársz, de ezt illedelmesen tennéd, használd az alábbi lehetőségek egyikét:

• Nagyra értékelném a válaszát
• Várom válaszát
• Válaszára várva
• Válaszra várva
• Kérem, adjon visszajelzést
• Várom további üzenetét
• Kérem, válaszoljon egy Önnek alkalmas időpontban
• Válaszát előre is köszönöm

Ezen kifejezések mindegyike azt érezteti, hogy válaszra vársz, mégis illedelmes és professzionális a hangnemük. Válaszd ki a legmegfelelőbbet az üzenet kontextusa és a címzettel ápolt kapcsolatod szerint.

Angol lezáró fordulatok

Elköszönések angol e-mailben

Egy e-mailben a búcsúra számos kifejezés áll rendelkezésre az üzenet hangnemétől és a címzettel való kapcsolattól függően.

Akkor használjuk, amikor ismerjük a címzettet, és valamilyen rendszeres kapcsolatban állunk vele.

Akkor használjuk, amikor személyesen nem feltétlenül ismerjük a címzettet, de tudjuk a nevét, titulusát, stb.

Akkor használjuk, amikor nem ismerjük a címzettet, illetve a nevét sem tudjuk. Tehát, ha például “Dear Sir or Madam” a megszólítás, akkor ezzel az elköszönéssel zárjuk az emailt.

Az angol email írás esetén megszokott elköszönések, mint a Kind regards, Best regards stb. hivatalos levél esetén nem használatosak.

Az emailt sokan nem tekintik kellően hivatalosnak, ezért sokszor találkozhatsz a következőkkel:

• Best Regards,
• Kind Regards,
• Kindest Regards,
• Regards,

Ezek mind használatosak az üzleti életben, azonban ezek kevésbé hatnak hivatalosan, mint a Yours sincerely / Yours faithfully elköszönések.

Ha szigorúan hivatalos emailről van szó, akkor mindenképp ez utóbbiakat használd, minden más esetben nyugodtan vegyítheted a fentiekkel.

Magyar elköszönési lehetőségek

• Tisztelettel - formális és elegáns
• A legnagyobb tisztelettel - formális, megfelelő a még hivatalosabb üzenetekhez
• Üdvözlettel - illedelmes és semleges
• Köszönettel - ha valamiért köszönetet szeretnénk mondani
• Üdv - személyesebb, barátságosabb
• További szép napot - illedelmes, közvetlen, de pozitív
• Szép napot - hasznos, ha még válaszra vagy újabb kommunikációra várunk
• Előre is köszönöm - ha kérdezel valamit és válaszra vársz

A lezárást testreszabhatod az üzenet kontextusa és a címzettel ápolt kapcsolatod szerint.

Írásjel az „Üdvözlettel” után

Az „Üdvözlettel” után kettőspontot szokás rakni. Ez egy mondat végének minősül, amelyet általában az aláírás követ.

Felkiáltójelet a megszólítás után kell tenni, például „Kedves xy!” vagy „Tisztelt xy!”, az üzenet elején, de a búcsúzáskor erre nincs szükség.

Az aláírás és a kapcsolattartási adatok

Az elköszönéssel azonban az e-mail még nem érhet véget. Nem maradhatnak el a levélíró pontos azonosításához szükséges adatok sem: a levélíró telefonszáma, faxszáma, cége honlapjának címe, és titulusa.

Ezen adatok kétféleképpen helyezhetők el: aláírásként vagy csatolt névjegyként. Mivel vannak, akik nem szeretik a csatolt fájlokat, inkább használjuk az aláírást.

Igen zavaró, ha ezt nem tesszük be, hiszen így a másik fél nem tudja, hol érhetne el minket, ahogy azt sem, hogy a vállalati hierarchia mely szintjéről kapta a megkeresést.

A professzionális aláírás és a kapcsolattartási adatok megadása is elengedhetetlenek, hiszen megkönnyítik a címzettnek, hogy gyorsan felvegyék a kapcsolatot a feladóval.

Azt is érdemes megjegyezni, hogy az aláírásnak fontos részei a teljes név, a pozíció és a kapcsolattartási adatok, például egy telefonszám vagy e-mail-cím.

Ezek az elemek együttesen alkotnak egy koherens, professzionális lezárást, amely növeli a válasz esélyeit.

Ügyeljen arra, hogy az e-mail aláírásban adja meg jelenlegi beosztását és cégnevet, hogy ne legyen kétség afelől, hogy ki Ön, különösen, ha hideg e-maileket küld potenciális ügyfeleknek.

Ha állásra jelentkezik, javasoljuk, hogy hagyja ki jelenlegi foglalkoztatási adatait (e-mail és telefonszám) az aláírásból.

Bár az üzenet címzettje már ismeri az e-mail címét, mindig hasznos további kapcsolattartási adatokat megadni az e-mail aláírásban, például a közvetlen telefonszámát, mivel egyes emberek más kommunikációs csatornákon keresztül szeretnének Önnel kapcsolatba lépni.

Az üzleti e-mail hangneme és formázása

Az utóbbi egy-két évben igen elterjedtté váltak a mosolyjelek. Az üzleti levelezésekben azonban csak igen ritkán használhatók.

Tulajdonképpen akkor sem tanácsos alkalmazni őket, ha a partner él velük. Komoly tárgyalópartnerként jobb megmaradni a hivatalos formulánál, személyes hangú levélben azonban kedves hangulatfestők.

A használt betűkkel szintén nem árt óvatosnak lenni, jobb elfelejteni például a színes, túl díszes betűtípusokat. Nem tűnik túl komolynak az a cég, amelyik rózsaszín betűket használ.

Ehelyett a kétféle szokásos alap betűtípus használandó, az Arial vagy a Times New Roman, fekete színben. Természetesen ha a cég arculatának tervezése kiterjedt az e-mailre is, akkor azt kell használni.

Az angol e-mail és a hivatalos levél különbségei

A fenti angol levélminta alapján megkülönböztetett 10 pont nagy részét teljes mértékben alkalmazhatod angol email írása esetén.

Az emailben nem kell saját címedet részletesen feltüntetni. Vagy ha ezt meg akarod tenni, akkor is az aláírásba szokás beletenni általában az email végére (és nem a levél elejére), gmail esetében például így.

Az email-ben ez a rész lesz egyszerűen a te email címed, amelyet a FROM mező jelöl.

Az angol dátumozásra sem kell itt neked ügyelned, hiszen ezt az email kezelő szoftvered automatikusan elvégzi.

Végül az email címzése is sokkal egyszerűbb a levélhez képest, hiszen csak az email címét kell megadnod annak, akinek küldöd az emailt a „TO” sorba.

Az email esetén bejön egy plusz elem a tárgysor (SUBJECT) Az angol hivatalos levélhez képest.

Az angol hivatalos levél fő formai elemei

Természetesen minden hivatalos levél különböző és a témája a célodtól függ. Azonban megvizsgálva ezt az angol minta levelet állásra jelentkezéshez, láthatunk 10 elemet, amely mindentől függetlenül mindig megjelenik.

A küldő címe és a dátum

A jobb felső sarokban helyezkedik a levelet küldő címe: Tehát, ha te küldöd a levelet, akkor a jobb felső sarokba írd a saját vagy céged címét.

Az angol hivatalos levélforma szerint sorrendileg a következőket kell írnod: a) Házszám és utcanév - egy sorba és a magyarral ellentétben nincs a házszám után pont.

A következő sorba írod a kerületet, az ez utáni sorba a város neve kerül, majd az utolsó sorba a postai irányítószám.

Az angol hivatalos levél címzésekor ne feledd a küldő címét jobbra zártan írni, tehát a fenti felsorolt elemek a levél jobb oldalán helyezkedjen el.

A levél következő eleme a dátumozás. Az angol dátum írása szintén jobbra zártan történik és a levél küldőjének címe alá.

Figyelj arra is, hogy az angol levél dátumozása a következő sorrendben van: NAP/HÓNAP/ÉV, pont fordítva, mint magyarul.

A címzett adatai

A levél címzésének következő része a címzett adatai. Az angol hivatalos levélforma szerint sorrendileg a következőket kell írnod:

• A címzett neve.
• Beosztása a levelet fogadó félnek, amennyiben ismert.
• Cégnév, ahol dolgozik a címzett.
• Címe: ez az előzőekhez hasonlóan házszám (pont nélkül) és utca név.
• Város neve következő sorba, ahol a cég található.

Ezt már az előzőekkel ellentétben balra zártan kell írni és lehetőleg az első sora essen a dátum alá, ahogyan az elhelyezkedést a fenti hosszú levél sablonon is láthatod.

Bemutatkozás és a tárgy megfogalmazása

Fontos, hogy a megszólítás után habár vessző van, a bemutatkozó szöveget mégis nagy betűvel kezd. Ezután nincs is egyszerűbb és egyértelműbb bemutatkozási forma egy hivatalos levélben vagy emailben, minthogy: My name is ………………

Ez teljesen elegendő, esetleg kiegészítheted azzal, hogy milyen pozícióban és melyik cégnél dolgozol.

Ezen kívül még előfordulhat, hogy valaki más, például egyik főnököd nevében kell megírnod egy angol hivatalos levelet. Ekkor a következőt használd bemutatkozásnál: My name is Gareth White and I am writing to you on behalf of ……… (ide helyettesítsd be annak a nevét, akinek a nevében írod a levelet).

Az angol hivatalos levél esetében nincs tárgy mező, mint az emailnél, így itt az elején meg kell fogalmaznod, mi az üzleti levél tárgya, miért írsz az adott illetőnek.

Erre a következő kifejezéseket használhatod: regarding; in reference to; concerning; in relation to… majd ez után leírod leveled fő célját 1-2 mondatban.

A hivatalos levél lezárása

Ebben a részben összefoglaljuk és emlékeztetjük a címzettet, hogy miért is írtuk levelünket. Röviden, tömören, lehetőleg egy mondatban.

Gyakran használt kifejezés ilyenkor, hogy I hope that you have the time to… (do sg) (remélem lesz ideje arra, hogy …).

Azért, hogy a hivatalos leveledre mindenképp kapj választ érdemes ezt szavakban is kifejezni.

• I look forward to receiving your reply - Várom a válaszát
• I look forward to hearing from you soon - Várom, hogy mielőbb halljak Ön felől
• I look forward to meeting you in person - Várom, hogy személyesen is találkozzunk

Az “I look forward to + ige ING-es alakja” a leggyakrabban használt kifejezés ilyenkor.

Ez egy udvarias és kellően személyes megfogalmazása annak, hogy valamilyen folytatásra (legtöbbször válaszra) várunk a címzettől.

Egy másik hasznos befejezése az angol hivatalos levelednek ez lehet: please reply/respond at your earliest convenience - Várom mielőbbi válaszát.

Ez sokkal konkrétabb befejezése egy levél szövegének és egyértelműen kifejezi, hogy elvárjuk, hogy a másik fél mielőbb válaszoljon.

Ez egy hivatalos és még egyáltalán nem sértő megfogalmazás azokra az esetekre, ha fontos és sürgős kérdésekre szeretnénk mielőbbi választ kapni.

Vitathatatlanul kétféle elköszönés lehetséges hivatalos üzleti levél esetén. Yours sincerely - akkor használatos, ha ismered a címzett nevét. Yours faithfully - ez pedig akkor használatos, ha nem ismered a címzett nevét.

Végül írd alá a levelet. Ne feledd fordítva írni a neved “angolosan”, tehát először keresztnév és utána a családnév/utónév.

Stílusellenőrzés és végső átnézés

Természetesen nem maradhat el a végső ellenőrzés (proofreading) sem. A Gmail vagy a Word rendelkezik beépített helyesírásellenőrzővel, de van ezeknél sokkal profibb és hatékonyabb ellenőrző is.

A Grammarly kifejezetten az angol helyesírás ellenőrzésével foglalkozó online applikáció. Van belőle ingyenes és fizetős verzió is, de már az ingyenes verzió nagy segítségünkre lehet a szöveg szebbé/jobbá tételében.

Elég bemásolni bármilyen szöveget, és a Grammarly azonnal kijavítja az esetleges hibákat, de ami a legjobb, hogy magyarázatot is fűz hozzá, ellenben a Gmaillel vagy a Word ellenőrzőjével.

Így javítás közben tanulhatunk is.

A lezárás igazítása a címzetthez

Az egyik legfontosabb gyakorlati tipp az, hogy a lezárást igazítsuk a címzetthez. Az e-mail lezárását érdemes arra a személyre szabni, akinek épp írsz, hiszen ez megmutatja, hogy időt szakítottál az igényei és elvárásai megértésére.

Fontos elkerülni a gyakori csapdákat és hibákat, mint például a túl általános vagy túl hivatalos lezárások.

A különböző szakmai helyzetekben az e-mailek jó lezárása olyan kifejezéseket tartalmaz, mint a „Várom válaszát” vagy a „Kérdés esetén állok rendelkezésére”.

Érdemes odafigyelni még az üzenet hangnemére is - legyünk udvariasak, de határozottak.

HR környezetben az e-mail lezárása tartalmazhat egy kérést is, hogy igazolják vissza a dokumentumok beérkezését, vagy egy kérdést a toborzási folyamat további lépéseiről.

A hatásos lezárásokra jó példa kifejezni azon szándékunkat, hogy további információkat biztosítsunk vagy megválaszoljuk az esetleges kérdéseket.

Ezekkel a gyakorlati tippekkel az e-mailjeid lezárása hatásos kommunikációs eszközzé válik, amely növelik a válasz esélyét.

tags: #barmi #kerdes #eseten #keressen #nyugodtan #angol