Elektronikus levélírás forma: a hivatalos e-mail felépítése és szabályai

Az elektronikus levélírás formája a levél céljától, címzettjétől és hangnemétől függ. Egy hivatalos e-mailben udvariasan, tárgyilagosan és lényegre törően kell fogalmazni, pontos tárgyat, megfelelő megszólítást, jól tagolt tartalmat, elköszönést, teljes nevet és szükség esetén elérhetőséget kell megadni.

Az elektronikus levél a hagyományos hivatalos és a baráti levél között helyezkedik el: közvetlenebb hangnemet engedhet meg, de hivatalos ügyekben továbbra is ügyelni kell a megfelelő szóhasználatra és formulákra. A levél elküldése előtt ellenőrizni kell a címzettet, a tárgyat, a szöveget, a mellékleteket és a válaszadásra vonatkozó kérést.

Az elektronikus levél alapvető felépítése

Az írásbeli kommunikáció felgyorsult, napi szinten írunk e-maileket, váltunk gyors üzeneteket, de hivatalos levéllel ritkábban van dolgunk. Ha mégis olyan helyzetbe kerülünk, hogy hivatalos iratot kell fogalmaznunk, néhány szempontot szem előtt kell tartanunk.

Mégis elterjedtebb, hogy online formában, például csatolmányként kérnek tőled hivatalos levélmellékletet (pl. egyetemi kérvények kapcsán). Vannak olyan felületek, ahol megadott minta segít a levél megírásában, ezt mindig érdemes megnézni, hiszen nagy segítség lehet.

1. A címzett ellenőrzése

A pontos adatokat mindig alaposan ellenőrizd! Hosszabb e-mail-folyamban mindig jelöld pontosan és érthetően, melyik levélre és kinek válaszolsz.

Ha egy szervezet nevében írsz, annak a nevét is tüntesd fel, a könnyű kommunikáció érdekében pedig beírhatod a telefonszámodat vagy a postai címedet is.

2. A tárgy megadása

Az udvariasság alapja, hogy a tárgyban pontosan és érthetően kifejted, mi a leveled célja és rendeltetése.

A hivatalos levélben a tárgy kötelező elem, például: „Tárgy: Ajánlattétel”. A tárgy után nem kell pont.

A jó tárgy röviden megmutatja, hogy a címzett milyen ügyben kapta az üzenetet. Érdemes a tárgyat úgy megfogalmazni, hogy később a levelezésben is könnyen visszakereshető legyen.

3. A megszólítás

Kezdjük rögtön a megszólítással, ami megadja a levél alaphangját. Ha tudod a címzett nevét, használhatod is: Dear Mr/Mrs Smith.

Ha ismeretlennek szánod a levelet, a magyarból is ismert Tisztelt Hölgyem/Uram megoldás megállja a helyét: Dear Madam or Sir.

Ha tudod, kinek írsz, például: „Tisztelt Szabó Úr!” vagy „Tisztelt Pálkovics Tanárnő!” - a keresztnevet nem szokás hozzátenni.

Ha csak a titulust ismered, akkor a „Tisztelt Tanárnő!” vagy a „Tisztelt Osztályvezető Asszony!” a megfelelő megszólítás.

Ha nem tudod pontosan, hogy kit kell megszólítanod, akkor ezeket az általános formulákat használd: „Tisztelt Hölgyem/Uram!” vagy „Tisztelt Ügyintéző!”.

A „Tisztelt Címzett!” kerülendő, mert modoros. A „Kedves X. Y.!” megszólítást hivatalos levélben nem illik használni, mert túl személyes hangvételű.

Se a megszólításnál, se az elköszönésnél ne tegyél felkiáltójelet: ide ugyanis vesszőt raknak az angolok.

4. A levél céljának közlése

A bevezetésben érdemes ismertetni a levél célját, a tárgyalásban ezt bővebben - de nem túl hosszan - ki kell fejteni, majd a lezárásban meg lehet köszönni az esetleges közbenjárást, a levél témájától függően.

Kezdhetsz például ezzel: „Ezen levelemmel…” vagy „Ezúton értesítem/kérem, hogy…”, esetleg „Azzal a kéréssel fordulok Önhöz…” stb.

5. A levél törzsszövege

A tartalomnak személytelennek, tárgyilagosnak, lényegre törőnek és érzelemmentesnek kell lennie. Egy rövid levelet is érdemes a megszokott módon tagolni, azaz legyen bevezetés, tárgyalás és befejezés.

A hivatalos levél mindig legyen udvarias. Ezt azt jelenti, hogy kérésedet, mondanivalódat ne nyersen, de ne is barokkos körmondatokban, hanem tényközlő, lényegre törő módon fogalmazd meg, nem rabolva az olvasó idejét.

Emellett mindig figyelj oda a választékos, szabatos fogalmazásra. A tartalmi egység, a precizitás, az átgondolt stilisztika és természetesen a helyesírás, nyelvtanilag helyes megfogalmazás szintén alapkritériumok.

A lényegre kell törekedned és közérthetően kell fogalmaznod. A kisregényeket hagyd meg a barátaidnak, az ügyintézésnél a hatékonyság a fő szempont.

6. Elköszönés és aláírás

Az elköszönésnél is kicsit lazább lehetsz: Regards, Kind vagy Best regards.

Vannak olyan formulák, amelyek bármely levél végére beilleszthetők, például a „Várom mielőbbi válaszát. Tisztelettel: X. Y.” vagy az „Előre is köszönöm válaszát. Tisztelettel: X. Y”.

Elköszönéskor minden esetben írd ki a teljes nevedet.

Az e-mail végén mindig szerepeljen a teljes neved és az elérhetőségeid is.

Hivatalosan használható lezárások:

• Yours sincerely, István Kovács, - Üdvözlettel, Kovács István!
• Yours faithfully, István Kovács, - Tisztelettel, Kovács István!
• Regards
• Kind regards
• Best regards

7. Mellékletek megjelölése

Ha csatolsz valamit, erre mindig hívd fel a másik figyelmét: see attached, attached below stb.

Ha csatolsz mellékletet, akkor a levél alján ezt fel kell tüntetni, a mellékletek megnevezésével és az oldalak számával együtt.

A csatolmányokat még az elküldés előtt ellenőrizni kell, különösen akkor, ha személyes adatokat vagy hivatalos dokumentumokat tartalmaznak.

Hivatalos és baráti e-mail közötti különbségek

Az e-mailen keresztül ma már hivatalos ügyeket is el tudsz intézni, a megfelelő szóhasználatra és formulákra azonban ebben az esetben is ügyelned kell.

A hagyományos papíralapú levelekhez képest itt közvetlenebb hangnemet is megüthetsz. Kicsit tehát félúton jársz a hivatalos és a baráti levél között.

Ha például ismered a címzettet, használhatod a keresztnevét (a Dear szócskával megspékelve) is a megszólításnál. E-mailben a fent részletezett megszólítások sokszor túlságosan modorosnak hatnak.

Hivatalos e-mail

Aranyszabály, hogy minden hivatalos levélben magázódunk, még akkor is, ha jól ismerjük a levél címzettjét.

A hivatalos levelek általában személytelenek és pusztán információközlést szolgálnak. A szenvedő szerkezet pedig remekül illik ehhez a hangnemhez, így ahol csak lehet, próbáld alkalmazni.

Míg a baráti levelekben bátran bevetheted az összevont formulákat (I’m, don’t, we’re stb.), a hivatalos iratokban ezeknek nincs helye:I am, do not, we are.

Talán nem kell hangsúlyozni, hogy egy hivatalos levélben a szlengnek sincs helye, ezeket tartogasd a barátaidnak, akik viszont értékelni fogják.

Ugyanígy kerülnöd kell a hétköznapi kifejezéseket és az idiómákat is. Míg a nem hivatalos levelek esetében ezek színesebbé teszik írásodat, a hivatalok könnyen félreérthetik vagy udvariatlannak találhatják.

Baráti e-mail

A baráti levél természetesen sokkal kötetlenebb, mint a hivatalos, így aztán sokkal kevesebb szabályt is kell ismerned.

Ami a megszólítást illeti, a legelterjedtebb megoldás a Dear, ami után szintén vessző következik. Mind itt, mind az elköszönésnél használd a címzett keresztnevét: Dear John, illetve a levél végén Your/Love from/Best wishes, István.

A közvetlen hangnem kötetlenebb nyelvhasználatot tesz lehetővé. A baráti levélben nyugodtan csillogtathatod a tudásod szlenggel és idiómákkal.

Az összevont formulák is helyet kapnak, sőt ettől lesz igazán élő, valódi a leveled. Amúgy is érdemes úgy gondolnod ezekre a levelekre, mintha egy baráti beszélgetést folytatnál.

Hasznos elektronikus levélfordulatok

Bemagolhatod, felírhatod, értelmezheted. A lényeg, hogy ezekkel a közkeletű kifejezésekkel biztos kézzel állsz majd neki a levélírásnak.

Megszólítás

• Dear John, - Kedves John!
• Dear Mr. Smith, - Kedves Mr. Smith!
• Dear Madam or Sir - Tisztelt Hölgyem/Uram!

Köszönetnyilvánítás

I would like to thank you for letter dated the 4th of November. - Szeretném megköszönni a november 4-én küldött levelét.

Segítségkérés

I would be grateful if you could inform me about the details. - Hálás lennék, ha tájékoztatna a részletekről.

Információkérés

I hope I can ask your help for further information. - Bízom benne, hogy további információkkal is a segítségemre lesz.

Tanácskérés

I would appreciate your advice on my case. - Szívesen venném tanácsát az ügyemmel kapcsolatban.

Jelentkezés állásra

Ha állásra vagy új pozícióra jelentkezel, már a levél elején közölnöd kell, méghozzá érthetően és világosan.

I would like to apply for the post of full-time teacher at your school. - Ezúton szeretnék jelentkezni az Önök iskolájában meghirdetett teljes állású tanári pozícióra.

Panasz benyújtása

Az élet nemcsak játék és mese, ha pedig panaszkodnod kell egy szolgáltatónál, hotelnél vagy üzletnél, jobb esélyekkel indulsz, ha szépen fogalmazol.

I am writing to complain about the cleanness of your hotel room. - A hotelszoba tisztaságával kapcsolatban írom panaszomat.

Jó hír közlése

I am very pleased to tell you that your application to our position was successful. - Örömmel értesítem, hogy jelentkezését az állásajánlatunkra elfogadtuk.

Rossz hír közlése

Ebben az esetben különösen fontos a pontos és udvarias hangnem.

Unfortunately, I must tell you, that our company cannot offer you the job. - Sajnálattal értesítem, hogy az állásra nem Önt választottuk.

Bocsánatkérés

I would like to apologize for my behavior on the meeting. - Szeretnék elnézést kérni a megbeszélésen tanúsított viselkedésem miatt.

Hivatkozás korábbi ügyre

Further to your conversation with my assistant, I would like to confirm our meeting on Friday. - Az asszisztensemmel folytatott megbeszélése nyomán szeretném megerősíteni a pénteki találkozónkat.

Ha valamilyen hivatalos előzményre hivatkozol, akkor mindenképp hivatkozz az iktatószámra, hogy az illetékesek vissza tudják keresni az ügyet. Emellett azt is írd le, hogy ki volt a korábbi ügyintéző, akivel leveleztél.

Válasz kérése

Sokan udvariatlannak tartják, néha mégis muszáj használni, ha fontos levélre gyors választ vársz. Ha jól csinálod, még kedvességnek, érdeklődésnek is hathat.

I look forward to your early reply. - Várom mihamarabbi válaszát.

Elektronikus levélírás gyakorlati szabályai

Vázlat készítése

Mielőtt belevágsz a levélírásba, gondolatban szedd össze, hogy mit szeretnél közölni. Ha ezt pontokba szedve felírod egy papírra, máris megvan a szöveged vázlata - ezután nincs más dolgod, mint hivatalos formába átültetni.

A levél ne legyen se túl rövid, se túl hosszú, a lényeget tartalmazza.

Tagolás és áttekinthetőség

Ebbe ugyanakkor sok minden belefér: felsorolások, kiemelések, listázások. És persze a mellékletek.

A felsorolásokat és a rövidebb bekezdéseket különösen akkor érdemes használni, ha több kérdést, feltételt vagy dokumentumot kell egyértelműen bemutatni.

Nyelvhelyesség és ellenőrzés

Az elkészült levelet érdemes többször átolvasni, hogy ne legyenek benne nem odaillő szavak, kifejezések.

A kész levelet többször át kell olvasnod, hiszen mindig maradhatnak benne hibák. Ügyelj a mondatok felépítésére, a ragozásra, az igeidőkre.

Ha tartasz attól, hogy valami felett átsiklasz, akkor kérj segítséget: egy friss szem olyasmit is észrevehet, ami a te figyelmedet elkerülte.

Elérhetőségek és visszajelzés

A hivatalos levélre mindig választ várunk. Ezt az elköszönéskor akár nyomatékosíthatod is, sőt azt is megfogalmazhatod, hogy pozitív és negatív eredmény esetén egyaránt számítasz a visszajelzésre.

A levél fejlécében érdemes a saját elérhetőségeidet is megadni, hiszen a boríték elkallódhat.

Nyelvi és kulturális különbségek

Arra is ügyelned kell, hogy a fogadó amerikai vagy brit. Egy-egy kifejezés ugyanis teljesen mást jelent a két országban - ami az angoloknál jófejségnek számít, az USA-ban sértésnek is minősülhet.

Ha angol anyanyelvűvel levelezel, biztosan érteni fog minden szlenget, szófordulatot, kifejezést. Ha azonban a másik fél sem anyanyelvű, bábeli zűrzavar alakulhat ki, ha az angolotok nincs egy szinten.

Elektronikus hivatalos ügyintézés e-Papíron

A szolgáltatáshoz regisztrált intézmények felé történő elektronikus, hitelesített levelezéshez, ügyindításhoz használható az e-Papír alkalmazás.

Az e-Papír egy ingyenes, hitelesített üzenetküldő alkalmazás, amely internetkapcsolaton keresztül, elektronikus úton összeköti az elektronikus kézbesítési tárhellyel rendelkező ügyfeleket a szolgáltatáshoz csatlakozott intézményekkel.

A felületről csak abban az esetben lehet levelet küldeni, ha az intézmény csatlakozott az e-Papír szolgáltatáshoz, illetve a felhasználó digitális állampolgár vagy rendelkezik Ügyfélkapu+-szal.

A Digitális Állampolgár alkalmazásba történő regisztrációról az app.dap.gov.hu weboldalon tájékozódhat.

Az e-Papír-levél elküldésének folyamata

1. Bejelentkezés után a megjelenő űrlapon adja meg a képernyőn kért adatokat.
2. Például: Témacsoport, Ügytípus, Címzett, Levél tárgya, stb.
3. Az Ügytípusok részletes tájékoztatóját az „Ügytípusok leírása” menüpontban találhatja meg.
4. Előfordulhat, hogy egyes címzettek esetében - az alapértelmezett adatokon túl - még további adatokat kér be az alkalmazás (pl.: Helyrajzi szám, Adószám, stb.).
5. A levelet bármikor elmentheti.
6. Munkáját később a Mentett piszkozatok menüből folytathatja.
7. A levélhez lehetősége van dokumentumot is csatolni (max. 25 MB), amelyet a Felhasználóhoz Dokumentum Rendelése (FEDOR) szolgáltatással hitelesíthet.
8. Az alkalmazás lehetőséget ad egy küldés előtti ellenőrzésre, ahol megnézheti, hogy nem írta-e el valamelyik adatot, valamint, hogy jó dokumentumo(ka)t csatolt-e az űrlaphoz.
9. Szükség esetén a Vissza a Levél szerkesztéséhez gombra kattintva módosíthatja az űrlap adatait és / vagy a csatolt dokumentumo(ka)t.
10. Amennyiben mindent rendben talált, válassza a Küldés gombot.

A sikeres feladásról egy Feladási igazolást kap a személyes kézbesítési tárhelyére (korábban Ügyfélkapu-tárhely).

A tárhely a beérkező dokumentumokat, igazolásokat, nyugtákat 30 napig tárolja. Azokat a dokumentumokat, amelyeket hosszabb ideig szeretne megőrizni, átmozgathatja a Tartóstárba.

Kérjük, a feladást követően figyelje a személyes kézbesítési tárhelyét, mert a címzett intézmény a válaszát minden esetben oda fogja elküldeni.

Elektronikus dokumentumformátumok

Illetékfizetés elektronikus ügyintézésben

Az illetékekről szóló 1990. évi XCIII. törvény értelmében - bizonyos közigazgatási ügytípushoz tartozó szolgáltatások igénybevétele esetén - illetéket kell fizetni.

A közigazgatási hatósági eljárási illetéket - az eljárás megindítását megelőzően - az alábbi módon lehet teljesíteni: elektronikus fizetési és elszámolási rendszeren keresztül (EFER); vagy az eljárást kezdeményező iraton illetékbélyeggel; vagy banki átutalással.

Az elektronikus fizetések és elszámolások részleteit a 451/2016. Kormányrendelet szabályozza mind az EFER-hez csatlakozott, mind az EFER-hez nem csatlakozott szervezetekre vonatkozóan.

Elektronikus beadványok bírósági ügyekben

A bíróságokkal való elektronikus kommunikáció feltétele, hogy az ügyfél rendelkezzen Ügyfélkapuval / Cégkapuval / Hivatali kapuval.

A bíróságok részére elektronikus beadványt - a cégeljárás és az egyes társhatósági megkeresések kivételével IFORM űrlapon lehet benyújtani.

Az iFORM űrlapok a Személyreszabott Ügyintézési Felület (SZÜF - "Bíróság" menüpontjából érhetőek el a kitöltési útmutatókkal és ügyféltájékoztatókkal együtt.

Az iFORM űrlapok a birosag.hu oldalról is elérhetőek a "Nyomtatványok" oldalon az adott űrlapnál elhelyezett SZÜF portálra mutató link segítségével.

Egyes eljárásokban a beadványok formanyomtatvány segítségével is megszövegezhetőek. Ezen formanyomtatványokat elektronikus út esetén az iForm űrlap mellékleteként kell benyújtani.

Az egyes elektronikus űrlapokhoz csatolható mellékletekről és fájlformátumokról a következő linkeken olvasható részletes tájékoztató.

Az elektronikus levél elküldés előtti ellenőrzőlistája

• Megfelelő címzettet választottam?
• Pontos és érthető a tárgy?
• A megszólítás megfelel a címzettnek és a levél hangnemének?
• Udvarias, tárgyilagos és lényegre törő a szöveg?
• Végig következetes a magázás vagy a tegezés?
• Kerültem a szlenget, a túlzottan hétköznapi kifejezéseket és az idiómákat?
• Helyes a címzett neve, titulusa és minden hivatkozási adat?
• Megtalálható a teljes nevem és az elérhetőségem?
• Feltüntettem a mellékletet, és valóban csatoltam is?
• Átnéztem a helyesírást, a nyelvtant, a ragozást és az igeidőket?
• Megfogalmaztam, ha választ vagy további tájékoztatást várok?

Ha a fent összegyűjtött tippeket betartod, akkor nagy valószínűséggel tökéletesen fogsz boldogulni a hivatalos levelekkel.

A legfontosabb tanácsot a végére hagytuk: sohane hagyd az utolsó pillanatra a levél megírását, hogy legyen időd végigmenni a listán!

tags: #elektronikus #leveliras #forma