Ez a cikk a hivatalos angol levél megírásának gyakorlati útmutatója, amely kiemeli a megfelelő megszólításokat, a levél lezárását és a professzionális hangnemet. A példák és leírások a benyújtott szöveg témáját dolgozzák fel, figyelembe véve a hivatalos levélírás általános szabályait és a nyelvi udvariasság elvárásait.
Hivatalos levélfajták és megszólítások
Dear Professor John Doe,Dear Dr. AngolMagyar jelentésLooking forward to hearing from you/seeing you/our meeting/…Várom a mielőbbi válaszát/a találkozónkat/…Thank you for your time/consideration in advance.
Előre is köszönöm az idejét/hogy megfontolja.Please let me know if this works for you.Kérem, jelezze, hogy Önnek ez megfelelő-e.
To whom it may concern. Ezen kívül még előfordulhat, hogy valaki más, például egyik főnököd nevében kell megírnod egy angol hivatalos levelet. Ebben a részben összefoglaljuk és emlékeztetjük a címzettet, hogy miért is írtuk levelünket.
A lezárás szerepe és hangneme
Az aláírás legyen személyre szabott és professzionális. Az egyik legfontosabb gyakorlati tipp az, hogy a lezárást igazítsuk a címzetthez. Fontos elkerülni a túl általános vagy túl hivatalos lezárásokat. Érdemes odafigyelni még az üzenet hangnemére is - legyünk udvariasak, de határozottak. 1. 2. Ezen kifejezések mindegyike azt érezteti, hogy válaszra vársz, mégis illedelmes és professzionális a hangnemük.
Az „Üdvözlettel” után kettőspontot szokás rakni. Először is nézzünk meg egy angol hivatalos levélmintát példának okául. Tehát, ha te küldöd a levelet, akkor a jobb felső sarokba írd a saját vagy céged címét. Valamint, ha cég nevében írod és a céges címet adod meg, akkor a cég nevét írd fel első sorba és csak utána a házszámot és az utcanevet. Ne lepődj meg akkor sem, ha a várossal egy sorban látod az irányítószámot.
A címzett kiválasztása és a megszólítás finomhangolása
A címzett neve. Érdekesség: Ez alól egy, az üzleti életben igen ritkán használt kivétel van, ha egy tiszteletesnek, papnak írunk. Ekkor esetükben a Mr helyett a Reverend (tiszteletes) szót szokás “Rev.”-ként rövidíteni, így ez esetben például azt írjuk, hogy Dear Rev. Smith, ilyenkor kell a pont. Ennél egy sokkal hasznosabb második verzió angol hivatalos levél megszólításakor a Dear Sir or Madam. Manapság ez a leginkább használatos ilyen esetben, azonban érdemes említést tenni egy sokkal formálisabb és személytelenebb megszólításról is: To whom it may concern.
Ezen kívül még előfordulhat, hogy valaki más, például egyik főnököd nevében kell megírnod egy angol hivatalos levelet. Ebben a részben összefoglaljuk és emlékeztetjük a címzettet, hogy miért is írtuk levelünket. Azért, hogy a hivatalos leveledre mindenképp kapj választ érdemes ezt szavakban is kifejezni.
Gyakorlati példa és a levél felépítése
Can I…? Például gyakran használt így: I would be grateful if you could forward the documents. Would I be able to/allowed to…? Do you have any objection to…? Thank you in advance. A fenti kifejezések segítenek abban, hogy hivatalos leveled gördülékeny és profi hatást keltsen. Tehát olyanokat, mint I’m, we’ve, he’d like stb. Ezeket csak akkor kezd el használni, ha már kialakult egy informális, baráti hangvételű kapcsolat beszélgetőpartnereddel. Soha ne használd állásra jelentkezéskor, motivációs levélben vagy bármilyen hivatalosan benyújtandó dokumentumban. Olyan szavak, minthogy happy, great, super, lovely stb. Mi is szeretünk vidámak lenni, de a szokás úgy alakította, hogy ennek nem a hivatalos levélnél van meg a helye.
Mutatók és rövid összefoglalások a levélkészítésben. Az angol egy viszonylag egyszerű nyelv, mely rövid, egyszerű mondatokon alapszik. Ráadásul ilyenkor félő, hogy a mondat az értelméből is veszít. Ezután figyeld meg, hogy a másik fél milyen hangnemben reagál. Megjegyzés: A vastaggal szedett részek azokat a szavakat és kifejezéseket tartalmazzák, melyek javasoltan alkalmazandók az adott témákban.
Gyakorlati példák levélnyitásokhoz és zárásokhoz
My name is William White and I am writing to you regarding your advertised position of HR assistant. I would like to formally put myself forward for this position and take the time to tell you a little bit about my credentials and work history. Within these two companies I have worked as past of HR teams responsible for all aspects of that given field, while at the same time having specialised in payroll due to my keen interest in financial aspects of the job. My work has always been highly praised and it is only my desire to find new challenges and work opportunities which has inspired me to look for a new place of work. I hope that you have the time to review my attached curriculum vitae and I look forward to receiving your reply.
On the second of June of this year, I took a flight from Manchester to Paris. I am not a frequent flyer, but your company had been recommended to me by a friend. I was thoroughly disappointed, however, by all aspects of the journey. Not only was I charged a ridiculous amount of money for my luggage being just over the designated weight, the flight was then delayed by four hours without explanation. To add insult to injury, the cabin crew were then extremely rude to me when I asked for a pillow. Finally, upon reaching Paris, I was informed that my luggage been placed upon the wrong flight. As you know, I have recently made several complaints about my recent workload and additional responsibilities. I joined your company as a part time employee with a contract for 25 hours per week. Having raised these issues at several meetings, I had hoped that the situation may be resolved. It is because of the continuance of these problems, though, that I must now submit my notice. This is not something I do lightly, as I have great respect for your company.
Az így megfogalmazott példák mutatják a lezárás és a hangnem kulcsfontosságú elemeit. A professzionális levél végén érdemes a nevünket és elérhetőségeinket is megadni, valamint a végső ellenőrzést (proofreading) kiemelni.
Általános útravaló a levélíráshoz
A lezárás után a teljes nevünk és a hivatalos elérhetőségeink is szerepeljenek. Természetesen nem maradhat el a végső ellenőrzés (proofreading) sem. A Grammarly kifejezetten az angol helyesírás ellenőrzésével foglalkozó online applikáció. Nem lehet túlbecsülni a lezárás címzettre gyakorolt hatását, mivel döntő lehet, hogy prioritásként kezelik-e az üzenetedet. Az elvárások és a következő lépések egyértelmű definiálása is egy fontos összetevő.
tags: #kerdes #eseten #allok #szives #rendelkezesere #angolul