A hivatalos e-mailben és állásra jelentkezéskor a megszólítás legyen pontos, udvarias és a címzetthez igazított. Ha ismerjük a kapcsolattartó nevét, használjuk a „Tisztelt Kovács Anna!” formát, ha pedig nem tudjuk, ki olvassa majd a levelet, megfelelő lehet például a „Tisztelt HR Osztály!”, a „Tisztelt Toborzási Csapat!” vagy a „Tisztelt Hölgyem/Uram!” megszólítás.
A levél első sora az első benyomás része, ezért érdemes kerülni a sablonos, személytelen kezdéseket, például a „Mellékelten megküldöm szíves áttekintésre” vagy az „Ezúton csatoltan küldöm Önöknek jelentkezésemet” fordulatot. A jó jelentkezési e-mail rövid, informatív és az adott pozícióhoz igazított: derüljön ki belőle, melyik állásra jelentkezünk, kik vagyunk, milyen dokumentumokat csatoltunk, és miért lehetünk releváns jelöltek.
A hivatalos megszólítás alapjai
A hivatalos levél az első benyomás része. Itt megtalálod a levél felépítését, a helyes megszólítást és elköszönést, a magázódó stílus szabályait, valamint a leggyakoribb hibákat - hogy magabiztosan írj hivatalnak, cégnek, tanárnak.
Egy állásra jelentkezés, egy panasz, egy hivatalos kérelem esetén a forma és a stílus ugyanolyan fontos, mint a tartalom. A pontos megszólítás, a magázódó, választékos hang és a hibátlan helyesírás azt üzeni: komolyan veszed a címzettet és az ügyet.
A hivatalos levél magázódó, választékos, mégis tömör. Egy bekezdés = egy gondolat. A címzett gyorsan akarja érteni, mit kérsz vagy mit közölsz - a lényeget tedd az elejére, a részleteket alá.
Ha ismerjük a címzett nevét vagy beosztását
Ha tudjuk a kapcsolattartó nevét, érdemes személyesen neki címezni a levelet. Például: Tisztelt Kovács Anna!
Ha ismerjük a címzett nevét vagy beosztását, használhatjuk azt a következőképpen: Tisztelt Juhász Úr! Tisztelt Szabó Tanárnő! Tisztelt Főosztályvezető Asszony!
Akkor van a legkönnyebb dolgod, ha tudod, kinek írsz, például: „Tisztelt Szabó Úr!” vagy „Tisztelt Pálkovics Tanárnő!” - a keresztnevet nem szokás hozzátenni.
Ha csak a titulust ismered, akkor a „Tisztelt Tanárnő!” vagy a „Tisztelt Osztályvezető Asszony!” a megfelelő megszólítás. Ebben az esetben is nagyon figyelj arra, hogy a pontos megnevezést használd.
Ha nem ismerjük a címzett nevét
Ha nem ismerjük a címzett nevét, használhatunk semlegesebb, de továbbra is professzionális megszólítást, például: Tisztelt HR Osztály! Tisztelt Toborzási Csapat!
Ha nem tudod pontosan, hogy kit kell megszólítanod, akkor ezeket az általános formulákat használd: „Tisztelt Hölgyem/Uram!” vagy „Tisztelt Ügyintéző!”.
Ha nem tudjuk, hogy levelünket férfi vagy nő fogja-e olvasni (például egy ügyfélszolgálatra küldünk üzenetet), legjobb választás a Tisztelt Hölgyem/Uram! vagy Tisztelt Asszonyom/Uram! formula.
A „Tisztelt Címzett!” kerülendő, mert modoros. A „Tisztelt Cím!” forma is kerülendő.
Véleményünk szerint az elterjedt Tisztelt Cím(zett)! forma az előbbieknél kevésbé udvarias nyelvi megoldásnak számít.
Ismeretlen női címzett megszólítása
Nem mindig egyértelmű, hogyan illik levélben megszólítani egy ismeretlen hölgyet. A nők általános és semleges megszólítására alkalmazzuk az asszony vagy hölgy kifejezést.
Érthető és teljesen indokolt is a bizonytalansága, mert a hölgyekre nézve nincs egy bizonyos, mindig alkalmazható jó megoldás (mint például a Tisztelt Uram!). Adott esetben mindegyik lehet jó, udvarias a felsoroltak közül.
Általában, ha tudjuk az illető hölgy foglalkozását, beosztását, akkor azt lehet használni a megszólításban, tiszteletteljesebb, mint a név kiírása. Tehát a Tisztelt Osztályvezető Asszony! erre nézve nagyon jó.
Főként, ha tudjuk, hogy - mondjuk 30 év fölött van az illető, ilyenkor már nem sértő asszonynak szólítani, függetlenül attól, hogy férjezett-e vagy sem. A kisasszonyt (már) sokan nem érzik udvariasnak, ezt (Tisztelt Osztályvezető Kisasszony!) általános használatra nem ajánlanám.
Ilyenkor jobb a semlegesebb Tisztelt Hölgyem! A teljes névvel való megszólítás valóban gépies, divatos (más nyelvi minták alapján) manapság, nem túl udvarias, a csak keresztnéven való megszólítás meg különösen nem az (nem személyes viszonyban).
Összegezve tehát a foglalkozás, beosztás + Asszony, az Asszonyom és Hölgyem formákat javasoljuk leginkább.
A „Kedves” és a „Jó napot kívánok” használata
A „Kedves X. Y.!” megszólítást hivatalos levélben nem illik használni, mert túl személyes hangvételű. A „Kedves…” bevezetést leggyakrabban akkor használjuk, ha olyan személynek írunk, akivel közvetlenebb kapcsolatban vagyunk: szülők, barátok, ismerősök - velük általában tegeződünk is: Kedves Anyu és Apu! Kedves Ádám! Kedves Barátaim!
Nagy körültekintéssel akkor is használható, ha nem tegeződünk ugyan, de a hivatalosnál szorosabb kapcsolat, régóta fennálló ismeretség köt össze a címzettel: Kedves Tanárnő! Kedves Képviselő Úr! Indokolatlan használata udvariatlan, bizalmaskodó lehet.
Levelezésben ne használjunk pl. napszaknak megfelelő köszönést megszólításként vagy ahelyett (pl. Jó reggelt kívánok!, Jó napot, Tanár Úr!), ezek szóbeli köszönési formák.
Végezetül pedig a szóbeli érintkezés tipikus nyitóformulái, a köszönések is gyakran jelennek meg az e-mailek nyitóformulájaként a megszólítások helyett, leggyakrabban a Jó napot kívánok! (164 db előfordulás).
Nagybetűk és írásjelek a megszólításban
A megszólítást felkiáltójel zárja, a szavakat udvariasságból nagy kezdőbetűvel írjuk, és a levél törzse alatta új sorban, nagybetűvel indul.
A magyar helyesírás szabályainak jelenleg érvényben lévő 12. kiadása két helyen ír a megszólítással kapcsolatos nyelvi tudnivalókról. A 147. pont szerint hivatalos iratokban és levelekben a megszólítás első szaván és tulajdonnévi tagján kívül nagybetűvel szokás kezdeni a megszólításban szereplő közneveket is (de a mellékneveket, kötőszókat már nem), például: Tisztelt Nagy Úr! Mélyen tisztelt Asszonyom és Uram!
A 254. pont pedig arról rendelkezik, hogy az olyan önálló, mondatértékű megszólítások után, amelyek egy hosszabb szöveget vezetnek be, általában felkiáltójelet teszünk: Igen tisztelt Főorvos Úr! Tisztelt Kovács Béla! Kedves Péter!
A hivatalos levelezésben az Ön megszólítási forma megkülönböztetett tiszteletet fejez ki, ezért nagybetűvel írjuk.
A hivatalos levél felépítése
Öt jól elkülönülő rész - ez a váz teszi áttekinthetővé a levelet.
- Megszólítás
Tisztelt Kovács Úr! Új sorban, felkiáltójellel; a szöveg alatta nagybetűvel indul. - Tárgy
Számlareklamáció - 2024/135 rendelés E-mailben a Tárgy mező; néhány szó arról, miről szól a levél. - Törzsszöveg
Szeretném kérni a szíves tájékoztatásukat… A lényeg tagoltan, magázódó, választékos stílusban. - Elköszönés
Tisztelettel, Semleges záróformula, utána új sorban a név. - Aláírás
Kovács Anna / ügyfélszolgálati munkatárs Név, alatta a beosztás vagy a cég neve.
Címzett, címzés és tárgy
A pontos adatokat mindig alaposan ellenőrizd! A fejrészben a bal oldalon tüntesd fel a címzettet és a címzést,alatta a tárgyat - ez a hivatalos levélben kötelező elem (pl. Tárgy: Ajánlattétel). A tárgy után nem kell pont.
Ha e-mailt írunk, a tárgy mezőt se hagyjuk üresen, röviden foglaljuk össze üzenetünk témáját.
A tárgymező legyen rövid és egyértelmű. Ha az álláshirdetésben megadják, milyen tárggyal várják a jelentkezést, azt pontosan tartsuk be.
Ha nincs erre külön kérés, jó megoldás lehet például:
- Jelentkezés - recepciós pozíció - Kovács Anna
- Pályázat - könyvelő állás - Nagy Péter
- Jelentkezés a raktáros munkakörre - Kiss Gábor
A tárgyból lehetőleg azonnal derüljön ki, melyik állásról van szó.
A törzsszöveg stílusa
Aranyszabály, hogy minden hivatalos levélben magázódunk, még akkor is, ha jól ismerjük a levél címzettjét. A tartalomnak személytelennek, tárgyilagosnak, lényegre törőnek és érzelemmentesnek kell lennie.
Egy rövid levelet is érdemes a megszokott módon tagolni, azaz legyen bevezetés, tárgyalás és befejezés. A bevezetésben érdemes ismertetni a levél célját, a tárgyalásban ezt bővebben - de nem túl hosszan - ki kell fejteni, majd a lezárásban meg lehet köszönni az esetleges közbenjárást, a levél témájától függően.
Az első és talán legfontosabb szabály, hogy egy hivatalos levél mindig legyen udvarias. Ezt azt jelenti, hogy kérésedet, mondanivalódat ne nyersen, de ne is barokkos körmondatokban, hanem tényközlő, lényegre törő módon fogalmazd meg, nem rabolva az olvasó idejét.
Emellett mindig figyelj oda a választékos, szabatos fogalmazásra. A levél tartalmilag és formailag is feleljen meg az elvárásoknak - szerencsére ennek kötött szabályai vannak, így nehéz mellényúlni.
A tartalmi egység, a precizitás, az átgondolt stilisztika és természetesen a helyesírás, nyelvtanilag helyes megfogalmazás szintén alapkritériumok.
Hogyan kezdjünk állásra jelentkezéskor?
Minden kezdet nehéz. Főleg, ha egy motivációs levél elkezdéséről van szó. Ülünk a billentyűzet fölött, rágörcsölünk, és leírunk olyan steril és unalmas körmondatokat, amelyeket egy beszélgetés során sohasem mondanánk.
Ezek után csodálkozunk, ha a HR-esben, akinek mindössze néhány másodperce van egy-egy jelentkezést átfutni, nem hagyunk maradandó nyomot?
Ahhoz, hogy kitűnjünk a sokaságból, el kell térnünk a szokásos sablonoktól.
Sablonos és hatástalan levélkezdések
Íme, a sablonos és hatástalan levélkezdő mondatok:
- „Mellékelten megküldöm szíves áttekintésre.”
- „Hivatkozva telefonbeszélgetésünkre/álláshirdetésükre.”
- „Ezúton csatoltan küldöm Önöknek jelentkezésemet.”
- „Amint értesültem álláspályázatukról,.”
- „Ahogy az álláshirdetésükben kérik, ezúton küldöm.”
- „Szíves áttekintésre ezúton küldöm.”
- „Tudomást szereztem az Önöknél megüresedett pozícióról.”
- „Tekintettel arra, hogy.”
Talán nincs is olyan álláskereső, aki még egyszer sem írt hasonlókat.
De manapság az emberi hangnak, a személyesebb kommunikációnak sokkal nagyobb szerepe van, mint korában. Egyre inkább összemosódik az üzleti és a szabadidős stílusunk, ezért ne erőltessük a merevséget - különösen ne egy olyan intenzív reklámozási területen, mint az álláshirdetésekre való jelentkezés.
Rendhagyó levélkezdő mondatok
Íme, a RENDHAGYÓ és izgalmas levélkezdő mondatok:
- „Nagy örömmel ragadtam klaviatúrát, hogy még ma írjak Önnek.”
- „Van egy ötletem: próbálja ki már holnaptól, milyen csapattag lennék Önöknél.”
- „A legjobban annak örülök, hogy éppen ma olvastam a hirdetésüket.”
- „Volt egy nagyszerű főnököm, akitől megtanultam: mindig van megoldás. És éppen ezért írok most Önnek.”
- „Biztosan Ön is járt már úgy, hogy azonnal tudta: ez az igazi. Pontosan ezt érzem az Önök álláshirdetését olvasva.”
- „Elképzelhető, hogy most találkozik először olyan pályázóval, aki valóban álmai állását látja az Önök hirdetésében.”
- „Ön tudja a másik ember szemével nézni a világot? Mert akkor biztosan megérti, miért éppen Önökhöz jelentkezem.”
- „Rövid leszek és őszinte: találkoznunk kell.”
Ha a fenti példamondatok nem is teljesen a mi ízlésünkre vannak szabva, semmi baj. Ebben az esetben a következőket vegyük figyelembe, és ezek alapján fogalmazzuk meg a saját levélkezdő mondatainkat.
Kilenc szempont az egyéni hangvételhez
- Ez a tömör reklámszövegünk! Egyedi és megismételhetetlen - és mindössze 3 másodperc alatt eldől a sorsa. Ez éppen annyi, amennyi idő alatt az első bekezdést elolvassa a címzettünk.
- Vágjunk a közepébe!
- Személyeskedjünk - de ne szemtelen stílusban!
- Az olvasó fejével gondolkodjunk, és hozzá szóljunk! Ne magunkról ömlengjünk, ne arról írjunk, ami az önéletrajzunkban úgyis szerepel.
- Használjunk rövid mondatokat!
- Ne ragaszkodjunk a sablonokhoz!
- Írjunk úgy, mint ahogy szóban tennénk mindezt - mondjuk egy állásinterjún!
- Nyugodtan kezdjünk mondatot „és”-sel vagy „de”-vel, ha kiemelnénk valamit. Ez ugyanis az utána következő szavaknak külön nyomatékot ad.
- A levélkezdésünk váltson ki valamilyen erősebb hatást, hogy a másik fél magától tovább akarja olvasni.
A jelentkezési e-mail és a motivációs levél különbsége
Amikor e-mailben jelentkezünk egy állásra, maga az üzenet is része az első benyomásnak. Nem kell hosszú levelet írni, de fontos, hogy az e-mail legyen egyértelmű, udvarias és az adott pozícióhoz igazított.
A cél az, hogy a címzett már néhány másodperc alatt lássa, melyik állásra jelentkezünk, ki vagyunk, és mit csatoltunk a levélhez.
A jelentkezési vagy kísérő e-mail rövid üzenet. Feladata, hogy megnevezze a pozíciót, jelezze a jelentkezési szándékot, és felsorolja a csatolt dokumentumokat.
A motivációs levél ezzel szemben részletesebb: arról szól, miért szeretnénk az adott cégnél és munkakörben dolgozni, illetve milyen tapasztalatunk és motivációnk tesz alkalmassá bennünket.
Ha a munkáltató külön motivációs levelet kér, azt érdemes külön dokumentumként elkészíteni és csatolni. Ha nem kér ilyet, általában nincs szükség arra, hogy egy teljes motivációs levelet írjunk bele magába az e-mailbe.
Mit tartalmazzon a jelentkezési e-mail?
Ha már megtaláltuk a számunkra megfelelő pozíciót az aktuális álláshirdetések között, a jelentkezési e-mailt mindig az adott munkára szabjuk.
Egy rövid levélben általában elegendő:
- megnevezni a pozíciót;
- jelezni, hogy jelentkezni szeretnénk;
- egy mondatban kiemelni a legfontosabb kapcsolódó tapasztalatunkat;
- megemlíteni a csatolt önéletrajzot és egyéb dokumentumokat;
- udvariasan elköszönni.
Általános jelentkezési e-mail minta
Tárgy: Jelentkezés - adminisztrátor pozíció - Kovács Anna
Tisztelt HR Osztály!
Szeretnék jelentkezni az Önök által meghirdetett adminisztrátor pozícióra. Többéves irodai és ügyfélkezelési tapasztalattal rendelkezem, ezért úgy gondolom, hogy szakmai hátterem jól illeszkedhet a munkakörhöz. Önéletrajzomat mellékelten küldöm.
Köszönöm, hogy időt szánnak a jelentkezésemre.
Tisztelettel:
Kovács Anna
telefonszám
e-mail-cím
Jelentkezési e-mail pályakezdőként
Tárgy: Jelentkezés - pénzügyi asszisztens - Nagy Péter
Tisztelt Toborzási Csapat!
Ezúton szeretnék jelentkezni a meghirdetett pénzügyi asszisztens pozícióra. Tanulmányaim során számviteli és pénzügyi ismereteket szereztem, szakmai gyakorlatom alatt pedig adminisztrációs és Excel-feladatokban is tapasztalatot gyűjtöttem.
Mellékelten küldöm önéletrajzomat. Köszönöm a jelentkezésem elbírálását, és örömmel állok rendelkezésre egy személyes vagy online beszélgetésre.
Üdvözlettel:
Nagy Péter
Jelentkezési e-mail tapasztalt munkavállalóként
Tárgy: Jelentkezés - értékesítési munkatárs - Kiss Gábor
Tisztelt Szabó Andrea!
Szeretnék jelentkezni az értékesítési munkatárs pozícióra. Az elmúlt öt évben B2B értékesítési területen dolgoztam, ahol új ügyfelek megszerzése és meglévő partnerkapcsolatok kezelése is a feladataim közé tartozott.
Önéletrajzomat csatoltan küldöm. Bízom benne, hogy tapasztalatom illeszkedhet az Önök által keresett profilhoz. Köszönöm a lehetőséget.
Tisztelettel:
Kiss Gábor
Elköszönés és zárás
Vannak olyan formulák, amelyek bármely levél végére beilleszthetők, például a „Várom mielőbbi válaszát. Tisztelettel: X. Y.” vagy az „Előre is köszönöm válaszát. Tisztelettel: X. Y”.
Elköszönéskor minden esetben írd ki a teljes nevedet.
A levél végén a Tisztelettel: vagy Üdvözlettel: kifejezés után teljes nevünket írjuk ki.
A „Tisztelettel” a legsemlegesebb, mindig biztonságos záróformula. Az „Üdvözlettel” barátságosabb, munkatársnak megfelelőbb.
„Előre is köszönöm a segítségét.” Kérés lezárásaként, a formula előtt.
Segítségét előre is megköszönve, tisztelettel: X. Y. Válaszát előre is köszönöm, tisztelettel: X. Y.
Mit csatoljunk az e-mailhez?
A legfontosabb dokumentum általában az önéletrajz. A fájl neve is legyen professzionális.
Például: Kovacs_Anna_oneletrajz.pdf és ne: cv_uj_vegleges2.pdf
Motivációs levelet, bizonyítványt, referenciát vagy portfóliót akkor csatoljunk, ha a hirdetés ezt kéri, vagy a munkakör szempontjából valóban releváns.
Küldés előtt azt is ellenőrizzük, hogy ténylegesen csatoltuk-e azokat a fájlokat, amelyekre az e-mailben hivatkozunk.
Mellékletek hivatalos levélben
Ha csatolsz mellékletet, akkor a levél alján ezt fel kell tüntetni, a mellékletek megnevezésével és az oldalak számával együtt.
Ellenőrzőlista küldés előtt
Mielőtt megnyomjuk a Küldés gombot, ellenőrizzük:
- helyesen írtuk-e a cég és a címzett nevét;
- megfelelő pozíció szerepel-e a levélben;
- van-e értelmes tárgymező;
- csatoltuk-e az önéletrajzot;
- megfelelő fájlt csatoltunk-e;
- nincs-e helyesírási hiba;
- helyes-e a telefonszámunk és e-mail-címünk;
- nem maradt-e a levélben egy másik cég vagy pozíció neve egy korábbi jelentkezésből.
Ez utóbbi különösen gyakori hiba, ha ugyanazt az e-mail-mintát több jelentkezéshez is használjuk.
A kész levelet többször át kell olvasnod, hiszen mindig maradhatnak benne hibák. Ha tartasz attól, hogy valami felett átsiklasz, akkor kérj segítséget: egy friss szem olyasmit is észrevehet, ami a te figyelmedet elkerülte.
Ügyelj a mondatok felépítésére, a ragozásra, az igeidőkre. Ne feledd, hogy végig magázódnod kell!
Nézesd át olyannal, aki kompetens! Ha sok múlik a levélen, akkor nem biztos, hogy elég a „friss szem”. Ebben az esetben olyasvalakit kérj meg az átolvasásra, aki jó helyesíró, esetleg még a levél témájában is jártas, így nagy eséllyel nem marad hiba a szövegben.
Gyakori hibák és kerülendő megoldások
Ne küldjünk olyan üzenetet, amely csak ennyiből áll: „Csatolva küldöm az önéletrajzomat.” Ez túl személytelen, és még az sem feltétlenül derül ki belőle, melyik munkakörre jelentkezünk.
A másik véglet sem szerencsés: nem szükséges hosszú élettörténetet írni a levél törzsébe. A részletes szakmai hátterünk az önéletrajzban, a motivációnk pedig szükség esetén a motivációs levélben kapjon helyet.
Kerüljük továbbá:
- a túl közvetlen vagy szlenges megfogalmazást;
- a csupa nagybetűs szöveget;
- a sok felkiáltójelet;
- a helyesírási hibákat;
- valamint a nem professzionális e-mail-címről történő jelentkezést.
Hivataloskodó és magyartalan fordulatok
A hivatalos szövegben gyakori a meg lett oldva, csatolva lett küldve forma - ez német mintát követ. Magyarosabb és határozottabb a cselekvő alak: megoldottuk, mellékelten megküldöm.
A „kért adat csatolva lett küldve” helyett használjuk ezt: „a kért adatot mellékelten megküldöm”.
Kerüld a „lett”-es szenvedő germanizmust. A hivatalos szövegben gyakori a meg lett oldva, csatolva lett küldve forma - ez német mintát követ.
Helyesírási buktatók
- A megszólítás szavai nagybetűsek: Tisztelt Igazgató Úr!
- Az e-mail kötőjeles (e-mailben, e-mail-cím), nem email.
- A keltezés: Budapest, 2024. május 3. - az évszám és a nap után is pont, a hónap kisbetűs.
- Küldés előtt olvasd át, vagy futtasd le a szövegellenőrzőn - egy elgépelés is ronthatja a benyomást.
A „Szia!” és a „Helló!” hivatalos levélben kerülendő. A „Tisztelt Hölgyem/Uram!” megfelelőbb.
A „tisztelt kovács úr!” csupa kisbetűs forma helyett ezt használjuk: „Tisztelt Kovács Úr!”
A „Légyszi nézzétek már át…” tegező, bizalmas fordulat helyett használjuk ezt: „Kérem, szíveskedjenek átnézni…”
A hivatalos levél tartalma és hangvétele
Talán elsőre nehéznek tűnik egy igazán jó hivatalos levél megfogalmazása, de valójában nem egy nagy ördöngösség.
Tartsd a mértéket! A mértékletesség a tartalmat és a levél hosszát illetően is igen fontos. A levél ne legyen se túl rövid, se túl hosszú, a lényeget tartalmazza.
Előfordulhat, hogy olyan esetben kell hivatalos levelet írnod, amikor érzelmileg érintett vagy, ám még ekkor is törekedned kell a tárgyilagosságra.
Kerüld a hétköznapi beszélt nyelvet! Napjainkban nagyon sokat kommunikálunk írásban olyan módon, mintha beszélgetnénk, például chaten, e-mailben és különböző appokon keresztül.
Hozzászoktunk, hogy írásban is alkalmazunk szlengszavakat, beszélt nyelvi kifejezéseket, ezért egy hivatalos levélnél fokozottan oda kell figyelni a szabatos, választékos megfogalmazásra.
Vázlat és bevált fordulatok
Készíts vázlatot - akár kézzel is! Mielőtt belevágsz a levélírásba, gondolatban szedd össze, hogy mit szeretnél közölni. Ha ezt pontokba szedve felírod egy papírra, máris megvan a szöveged vázlata - ezután nincs más dolgod, mint hivatalos formába átültetni.
Használj bevált fordulatokat! Jó néhány olyan szófordulat van, amelyet felhasználhatsz egy hivatalos levélhez, így nem is kell gondolkodnod azon, hogy mit írj.
Kezdhetsz például ezzel: „Ezen levelemmel…” vagy „Ezúton értesítem/kérem, hogy…”, esetleg „Azzal a kéréssel fordulok Önhöz…” stb.
Hasonló paneleket használhatsz az elköszönéskor is: „Segítségét előre is megköszönve, tisztelettel: X. Y.” vagy „Válaszát előre is köszönöm, tisztelettel: X. Y.”.
A hivatalos levelezés különböző formái
Az írásbeli kommunikáció felgyorsult, napi szinten írunk e-maileket, váltunk gyors üzeneteket, de hivatalos levéllel ritkábban van dolgunk.
Ha mégis olyan helyzetbe kerülünk, hogy hivatalos iratot kell fogalmaznunk, néhány szempontot szem előtt kell tartanunk.
Természetesen most is vannak olyan hivatalos ügyek, amelyeket hagyományos módon, papíralapon kell intézni. Mégis elterjedtebb, hogy online formában, például csatolmányként kérnek tőled hivatalos levélmellékletet.
Vannak olyan felületek, ahol megadott minta segít a levél megírásában, ezt mindig érdemes megnézni, hiszen nagy segítség lehet.
Ügyintézés közben találkozhatsz olyan esettel is - például hibabejelentéskor -, hogy egy formanyomtatványba kell beillesztened a megfelelő adatokat - ez már tényleg csak ujjgyakorlat.
Hivatkozás és visszajelzés
Ne felejts el visszajelzést kérni! A hivatalos levélre mindig választ várunk. Ezt az elköszönéskor akár nyomatékosíthatod is, sőt azt is megfogalmazhatod, hogy pozitív és negatív eredmény esetén egyaránt számítasz a visszajelzésre.
A levél fejlécében érdemes a saját elérhetőségeidet is megadni, hiszen a boríték elkallódhat.
Hivatkozz szakszerűen! Ha valamilyen hivatalos előzményre hivatkozol, akkor mindenképp hivatkozz az iktatószámra, hogy az illetékesek vissza tudják keresni az ügyet.
Emellett azt is írd le, hogy ki volt a korábbi ügyintéző, akivel leveleztél.
Bánj óvatosan az internettel! Ha egy állásra pályázol, esetleg egy ösztöndíjat szeretnél elnyerni, akkor érdemes ellenőrizned, hogy milyen információk találhatók meg rólad a világhálón.
Ma már bárki könnyűszerrel utánanézhet, hogy mi jelenik meg rólad a közösségi médiában. Ügyelj arra, hogy ne kompromittálódj!
A legfontosabb tanácsot a végére hagytuk: soha ne hagyd az utolsó pillanatra a levél megírását, hogy legyen időd végigmenni a listán!
tags: #leveliras #tisztelt #mellekletben #kuldom