Angol levelezés megerősítése: hivatalos és magánlevelek szabályai

Az angol levelezés megerősítéséhez elsősorban a levél célját, a címzettet, a megfelelő hangnemet és a levél formai felépítését kell pontosan meghatározni. A hivatalos levél szabályosabb, személytelenebb és udvariasan tömör, míg a magánlevél közvetlenebb, személyesebb és kötetlenebb nyelvhasználatot enged meg.

A hagyományos üzleti levél sokkal szabályosabb formát követel meg, mint modern megfelelője. Míg a papír alapú levél esetén elsősorban a fegyelmezettség a követelmény, addig a digitális forma esetén egyre inkább előtérbe kerül a hatékonyság.

Az angol levél általános felépítése

Az angol levél felépítésének alapja a világos, logikus sorrend. A levél részei általában a saját cím, a dátum, a címzett adatai, a tárgy vagy a levél céljának megnevezése, a megszólítás, a bevezetés, a részletes kifejtés, az esetleges kérés, a záró sorok és az elköszönés.

1. Saját cím a levél jobb felső sarkában.
2. Egy sor kimarad.
3. A teljes dátum a saját cím alatt.
4. A címzett neve és beosztása a bal oldalon, a saját címnél lejjebb, ha ismert.
5. A címzett címe a címzett neve és beosztása alatt.
6. Megszólítás.
7. A levél céljának rövid megnevezése.
8. Kifejtés: tények és részletek.
9. Esetleges kérések vagy további lépések.
10. Záró sorok és elköszönés.

MINDEN GONDOLATI EGYSÉG KÜLÖN BEKEZDÉS! A gondolatok megfelelően vannak összerendezve és logikailag követik egymást, ezáltal a szöveget könnyű követni és megérteni.

Hivatalos angol levél külalakja

Saját cím a jobb felső sarokban

A jobb felső sarokban helyezkedik a levelet küldő címe. Tehát, ha te küldöd a levelet, akkor a jobb felső sarokba írd a saját vagy céged címét.

A feladó címe a levél tetején, bal oldalon helyezkedik el, és az alábbiakat tartalmazza: Név (pl. Mr. John Smith), valamint cím (házszám, majd utcanév, város, irányítószám, ország).

A téma szerinti forma azonban a saját címet név nélkül, a levél jobb felső sarkában helyezi el. A címzésben szerepeljen a házszám, az utca neve, az irányítószám és a város.

Az angol hivatalos levélforma szerint sorrendileg a következőket kell írnod: a) Házszám és utcanév - egy sorba és a magyarral ellentétben nincs a házszám után pont. b) A következő sorba írod a kerületet. c) Az ez utáni sorba a város neve kerül. d) Majd az utolsó sorba a postai irányítószám.

Ne lepődj meg akkor sem, ha a várossal egy sorban látod az irányítószámot. Továbbá angoloknál post code néven találkozhatsz vele, míg az amerikaiaknál zip code a neve.

Az angol hivatalos levél címzésekor ne feledd a küldő címét jobbra zártan írni, tehát a fenti felsorolt elemek a levél jobb oldalán helyezkedjen el.

Dátumozás

A dátum a feladó címe alá kerül. A dátum a feladó címe alá kerül. Az angol nyelvű dátumozás eltér a magyarban használttól, formátuma többféle lehet, attól függően, hogy brit vagy amerikai stílust használunk.

Az angol dátum írása szintén jobbra zártan történik és a levél küldőjének címe alá. Figyelj arra is, hogy az angol levél dátumozása a következő sorrendben van: NAP/HÓNAP/ÉV, pont fordítva, mint magyarul.

A 2025. május 15. brit angolban: 15 May 2025, az amerikai angolban pedig May 15, 2025. Egyik esetben sem teszünk semmilyen írásjelet az évszám mögé!

Továbbá angol dátum írásakor elegendő az évnek az utolsó két számjegyét kiírni, tehát 2017-ben csak azt, hogy 17.

A címzett adatai

A címzett nevét, beosztását, ha ismert, a bal oldalra, a saját címünknél lejjebb írjuk. A címzett címét szintén a levél bal oldalán, a címzett neve és beosztása alatt kell feltüntetni.

A címzett címe a dátum alá kerül, szintén bal oldalon. A címzett címe a dátum alá kerül, szintén bal oldalon.

Az angol hivatalos levélforma szerint sorrendileg a következőket kell írnod: a címzett neve, beosztása, cégnév, házszám és utcanév, valamint a város neve.

Ez már az előzőekkel ellentétben balra zártan kell írni és lehetőleg az első sora essen a dátum alá.

A címzett nevét és címét hivatalos levélben fel kell tüntetni, ha a levél postai címzésként vagy teljes üzleti levélként készül. Ha azonban a feladat kifejezetten csak a címzett nevét és beosztását kéri, a címzett címét nem kell beleírni.

Tárgy

Bár nem kötelező, de gyakran adnak meg a hivatalos levelek esetében tárgyat egy külön sorban a címzett után, a megszólítás előtt. Érdemes a tárgyat valahogy elválasztani a levél többi részétől, ehhez használhatjuk a „Subject: . ” kifejezést, vagy egyszerűen szedjük dőlt, vagy nagy betűkkel a tárgyat.

Az angol hivatalos levél esetében nincs tárgy mező, mint az emailnél, így itt az elején meg kell fogalmaznod, mi az üzleti levél tárgya, miért írsz az adott illetőnek.

Erre a következő kifejezéseket használhatod: regarding; in reference to; concerning; in relation to… majd ez után leírod leveled fő célját 1-2 mondatban.

Hivatalos levél és magánlevél összehasonlítása

Hivatalos angol levél stílusa

A hivatalos levelek idehaza általában kilométer hosszú, bikkfanyelven megfogalmazott mondatokat jelentenek. Szerencsére az angolok más utat követnek: egy hivatalos irományban nyugodtan törekedhetsz rövidségre és tömörségre.

Ugyanakkor a szabályok kapcsán ebben az esetben nincs akkora szabadságod, mint egy baráti levél esetében. Ha egy hivatalnak, intézménynek, szolgáltatónak írsz, bizonyos formulák alapelvárásnak számítanak.

Ne használj köznyelvben használt kifejezéseket, inkább tényszerűen közöljük az információkat.

Semmiképp se írj olyat, hogy kirúgta a plafont a részvényárfolyam, inkább azt írd, hogy a cég részvényeinek értéke elérte a 21.3$-os szintet.

Az üzleti levél, főként angol nyelven, a tiszteletkörök megtartásáról is szól. Sokkal nehezebben fogod elérni, hogy az üzleti partner komolyan vegyen, ha komolytalan hangnemet követsz.

A lazaság mindenképpen eleme a digitális kornak, de semmiképp ne vidd túlzásba. Óvatosan a humorral.

Nem mindenki nyitott a poénkodásra/viccelődésre az üzleti életben, és ezt tartsd is tiszteletben. Az üzleti levél célja mindig az, hogy megtaláld a közös hangot az üzletfelekkel, akiket valószínűleg még nem ismersz közelről, nem tudod, hogyan reagálnak.

Az üzleti levél formája egyfajta védelmet nyújt, hiszen ha követed az egyébként íratlan szabályokat, azzal senkit sem sértesz meg és mindenképpen pozitív benyomást fogsz kelteni.

Összevont alakok és rövidítések

Hivatalos levélben ne használj összevont alakokat, rövidítéseket és többszavas igéket. Hivatalos szövegben az I am, do not és we are alakokat használd az I’m, don’t és we’re helyett.

Míg a baráti levelekben bátran bevetheted az összevont formulákat (I’m, don’t, we’re stb.), a hivatalos iratokban ezeknek nincs helye: I am, do not, we are.

Formális szókincs

Ne használjunk hétköznapi kifejezéseket, kötőszavakat használjunk formális nyelvezetet. A hivatalos levelek általában személytelenek és pusztán információközlést szolgálnak.

A szenvedő szerkezet pedig remekül illik ehhez a hangnemhez, így ahol csak lehet, próbáld alkalmazni.

Talán nem kell hangsúlyozni, hogy egy hivatalos levélben a szlengnek sincs helye, ezeket tartogasd a barátaidnak, akik viszont értékelni fogják.

Ugyanígy kerülnöd kell a hétköznapi kifejezéseket és az idiómákat is. Míg a nem hivatalos levelek esetében ezek színesebbé teszik írásodat, a hivatalok könnyen félreérthetik vagy udvariatlannak találhatják.

Mondatszerkezet és pontosság

Az angol igeidők ismerete is elengedhetetlen, hiszen jelentősen befolyásolják a mondandódat, ezáltal pedig hatással vannak az ügyintézésre is.

Ne korlátozzuk magunkat kizárólag egyszerű nyelvtani szerkezetek használatára annak reményében, hogy hibátlan szöveget adjunk be. B2-es szinten aránylag sok szerkezetet, igeidőt kell tudnunk használni.

Kerüljük az igeidők következetlen használatát. Gyakori hiba, a mondatok túlkomplikálása, amikor egy mondat több mint három tagmondatból áll.

Néhány példa, a B2-es szinten elvárható nyelvtanról: bővítő és szűkítő vonatkozói mellékmondatok, present perfect simple and continuous, past perfect, used to, passive, zero, 1st, 2nd, 3rd conditional, causative use of have and get, valamint reported speech with a range of tenses.

Megszólítás hivatalos levélben

A hivatalos angol levél megszólítása attól függ, hogy ismered-e a címzett nevét.

Ha a címzett neve ismert

Ha a címzett neve ismert, a megszólítás a Dear, a megfelelő titulus és a vezetéknév használatával készül:

• Dear Mr Smith,
• Dear Mrs Smith,
• Dear Ms Smith,
• Dear Miss Smith,

Amennyiben ismered a címzett nevét, megszólításként írd azt, hogy: Dear + Mr (ha férfi) / Mrs (ha nő) + Családnév.

Ha felmerülne kérdésként, melyik a családnév az angolban, akkor mindig az utolsó, mert az angoloknál az “első név” a keresztnév.

Továbbá az angol megszólítás után vesszőt teszünk és nem felkiáltójelet, mint magyarul. A Mr / Mrs megszólítás után nem teszünk pontot az angol nyelvben.

Ha a címzett neve ismeretlen

Ha a címzett neve ismeretlen, használd a Dear Sir/Madam vagy a Dear Sir or Madam megszólítást, és a végén a Yours faithfully elköszönést.

• Dear Sir/Madam,
• Dear Sir or Madam,

Ennél egy sokkal hasznosabb második verzió angol hivatalos levél megszólításakor a Dear Sir or Madam. Ezt akkor használhatod, ha nem ismered a címzett nevét.

Manapság ez a leginkább használatos ilyen esetben, azonban érdemes említést tenni egy sokkal formálisabb és személytelenebb megszólításról is: To whom it may concern.

A To whom it may concern egy túlzóan hivatalos megszólítási forma, így csak akkor használd, ha direkt ilyen hangvételben szeretnéd a leveled írni.

A megszólítás írásjele

A magyar levelekkel ellentétben angolban vesszőt teszünk a megszólítás végén felkiáltójel helyett, majd a következő sorban nagybetűvel kezdjük a szöveget.

Se a megszólításnál, se az elköszönésnél ne tegyél felkiáltójelet: ide ugyanis vesszőt raknak az angolok.

A hivatalos levél tartalmi felépítése

1. Üdvözlés

A megfelelően megválasztott megszólítás után a bevezetésben röviden ismertessük a levél célját.

Fontos, hogy a megszólítás után habár vessző van, a bemutatkozó szöveget mégis nagy betűvel kezd.

2. A levél célja

A levél elején egyértelművé kell tenni, miért írsz. A hivatalos levél célja lehet például információkérés, jelentkezés, panasz, megerősítés, időpont-egyeztetés vagy korábbi kommunikáció folytatása.

Ezután nincs is egyszerűbb és egyértelműbb bemutatkozási forma egy hivatalos levélben vagy emailben, minthogy: My name is ………………

Ez teljesen elegendő, esetleg kiegészítheted azzal, hogy milyen pozícióban és melyik cégnél dolgozol.

Ezen kívül még előfordulhat, hogy valaki más, például egyik főnököd nevében kell megírnod egy angol hivatalos levelet.

Ekkor a következőt használd bemutatkozásnál: My name is Gareth White and I am writing to you on behalf of ………

3. A levél kifejtése

Ezután leírod részleteiben, mit is szeretnél leveleddel, emaileddel. Lehet az egy árajánlatkérés vagy egy panaszlevél, ez teljesen tőled függ.

Az angol levél tárgyalási része, vagyis a fő tartalom fontos, hogy világos, lényegre törő és megfelelő hangvételű legyen.

Fogalmazzunk világosan és tömören, használjunk rövid bekezdéseket, kerüljük a túl hosszú vagy bonyolult mondatokat.

A legfontosabb információval érdemes kezdeni, majd haladni a részletek felé.

4. Esetleges kérések

A kéréseket udvarias, pontos és egyértelmű formában érdemes megfogalmazni. A cél az, hogy a címzett pontosan értse, milyen választ vagy intézkedést vársz tőle.

• I would like to…
• Could I…?
• Could you…?
• Would it be possible to…?
• I would be grateful if you could…

Ez az utolsó a legudvariasabb és leghivatalosabb kifejezés, amit levélben vagy emailben használhatsz a legtöbb esetben.

Például gyakran használt így: I would be grateful if you could forward the documents.

5. Záró sorok és válasz kérése

Ebben a részben összefoglaljuk és emlékeztetjük a címzettet, hogy miért is írtuk levelünket. Röviden, tömören, lehetőleg egy mondatban.

Gyakran használt kifejezés ilyenkor, hogy I hope that you have the time to…

Azért, hogy a hivatalos leveledre mindenképp kapj választ érdemes ezt szavakban is kifejezni.

• I look forward to receiving your reply.
• I look forward to hearing from you soon.
• I look forward to meeting you in person.
• Please reply/respond at your earliest convenience.

Az “I look forward to + ige ING-es alakja” a leggyakrabban használt kifejezés ilyenkor.

Ez egy udvarias és kellően személyes megfogalmazása annak, hogy valamilyen folytatásra, legtöbbször válaszra várunk a címzettől.

6. Elköszönés és aláírás

Ha ismerjük a címzett nevét, a hivatalos levél végén a Yours sincerely, elköszönést használjuk.

Ha nem ismerjük a címzett nevét, a megfelelő elköszönés a Yours faithfully,.

Vitathatatlanul kétféle elköszönés lehetséges hivatalos üzleti levél esetén. Yours sincerely - akkor használatos, ha ismered a címzett nevét. Yours faithfully - ez pedig akkor használatos, ha nem ismered a címzett nevét.

Végül írd alá a levelet. Ne feledd fordítva írni a neved “angolosan”, tehát először keresztnév és utána a családnév/utónév.

Hivatalos levélben a teljes nevet írjuk alá, például: Yours sincerely, John Smith.

Hasznos hivatalos kifejezések

A levél kezdése és céljának megnevezése

• I am writing to enquire…
• I am writing to you regarding…
• I am reaching out to inquire about…
• I would like to express my interest in…
• I am contacting you on behalf of…
• I would like to formally introduce myself…
• Further to our previous correspondence…
• I am writing to you in response to your previous email…
• I am writing to you in connection with yesterday’s meeting…
• I am writing to you regarding our telephone conversation last week…

Hivatkozás korábbi levélre vagy beszélgetésre

• Thank you for your letter of December 3rd giving me information about …
• Further to your conversation with my assistant, I would like to confirm our meeting on Friday.
• I am writing to you in response to your previous email…
• I am writing to you in connection with yesterday’s meeting…

Hirdetésre adott válasz

• With reference to your advert in the current issue of …
• I have read your advertisement in the July issue of …
• In your advertisement you state that ….
• Could you confirm that …

Részletek megerősítése

• I am writing to confirm my telephone order of this morning.
• I would like to order …
• I would like to confirm my booking of (one double room) for (three) nights, arriving on (Thursday 15th July), and leaving on (Sunday 18th).

Információkérés

• I would like to be informed of…
• Could you please send me further information about it?
• Would you mind sending me some information about…?
• Would it be possible to inform me about….?
• May I ask you to send me more information about the ….?
• I was wondering if I could receive further information about…
• I would be grateful if you could inform me about …
• We would be glad to know whether there is ….
• I would like to know if …
• I would be very obliged if you could let me know whether…
• We would be glad to hear/receive more details about ….
• We are really interested in …
• We would need a …., could it be possible?
• Any information would be greatly appreciated.

Direkt és indirekt kérdések

Az angolban nemcsak úgynevezett direkt kérdéssel lehet kérdeni, hanem indirekt kérdéseket is fogalmazhatsz.

A direkt kérdés direktbe rákérdezek valamire, kérdőmódban, normál fordított szórenddel, ahogy tanultad.

Az indirekt kérdések esetében nem fordított szórenddel fogsz kérdezni, ahogy megszoktad, hanem egy összetett mondatot fogalmazol meg, aminek az első felében egy kijelentő állítással indítod el a kérdésedet, amit a 2. tagmondatban fogalmazol meg.

Emiatt viszont NEM KELL fordított szórendet használnod az ilyen típusú kérdésekben, hanem egyenes szórenddel kell építened a mondatot.

Az ideális az lenne, ha egy érdeklődő levélben mindkét típusú kérdést használnád, váltogatnád!

Kérés és segítségkérés

• I would be grateful if you could…
• I would be grateful if you would send me a …
• Could you possible send me …
• Should you require any further information do not hesitate to contact me.
• I would appreciate it if you could review the attached document.
• Please let me know if you require any additional information.
• Should you have any questions, feel free to contact me.
• I appreciate your assistance in this matter.

Tanácsadás

• I would appreciate your advice on my case.

Köszönetnyilvánítás

• I would like to thank you for letter dated the 4th of November.
• Thank you once again for your help.
• I would like to thank you for …
• Thank you for …
• Thank you for your time and consideration.

Jelentkezés állásra

• I would like to apply for the post of full-time teacher at your school.
• I would like to express my interest in…
• I would be happy to attend an interview at your convenience.

Panasz

• I am writing to complain about …
• Last week I bought a … . It is not working and I would like to return it for a full refund.

Jó és rossz hír közlése

• I am very pleased to tell you that your application to our position was successful.
• Unfortunately, I must tell you, that our company cannot offer you the job.
• I regret to inform you…

Bocsánatkérés

• I would like to apologize for my behavior on the meeting.

Gratuláció

• I would like to convey my congratulations to your promotion.

A magánlevél felépítése és stílusa

A baráti levél természetesen sokkal kötetlenebb, mint a hivatalos, így aztán sokkal kevesebb szabályt is kell ismerned.

Idővel egyébként egy üzleti levelezés is átválthat lazább hangnemre, érdemes erre is figyelned, és igazodnod a válaszokhoz.

Persze a baráti levelek között is van eltérés: egész más egy egyetemi évfolyamtársadnak írni, mint mondjuk a szerelmednek.

Saját cím és dátum

A magánlevél esetében a saját cím a levél jobb felső sarkában szerepelhet, név nélkül, a házszám, az utca neve, az irányítószám és a város feltüntetésével.

A dátum egy baráti levél esetében fakultatív, odabiggyesztheted az írás végére, de abból sem lesz harag, ha esetleg lemarad.

Megszólítás

Ami a megszólítást illeti, a legelterjedtebb megoldás a Dear, ami után szintén vessző következik.

• Dear Suzy,
• Dear John,
• Hi John,
• Hello John,

Mind itt, mind az elköszönésnél használd a címzett keresztnevét: Dear John, illetve a levél végén Your/Love from/Best wishes, István.

Informális nyelvhasználat

A közvetlen hangnem kötetlenebb nyelvhasználatot tesz lehetővé. A baráti levélben nyugodtan csillogtathatod a tudásod szlenggel és idiómákkal.

Ha például sikerült valami, nem kell mereven a success szóhoz ragaszkodnod. Írd azt: I nailed it!

Az összevont formulák is helyet kapnak, sőt ettől lesz igazán élő, valódi a leveled.

Amúgy is érdemes úgy gondolnod ezekre a levelekre, mintha egy baráti beszélgetést folytatnál. Ami élőszóban jó lenne, itt is jó lesz.

Ugyanakkor csak óvatosan! Ha angol anyanyelvűvel levelezel, biztosan érteni fog minden szlenget, szófordulatot, kifejezést.

Ha azonban a másik fél sem anyanyelvű, bábeli zűrzavar alakulhat ki, ha az angolotok nincs egy szinten. Senki nem szeret értelmező kéziszótárral levelet olvasni.

Arra is ügyelned kell, hogy a fogadó amerikai vagy brit. Egy-egy kifejezés ugyanis teljesen mást jelent a két országban - ami az angoloknál jófejségnek számít, az USA-ban sértésnek is minősülhet.

Magánlevél bevezetése

• I’m writing to …
• I hope you're doing well and everything is going great for you!
• It's been such a long time since we last spoke, and I wanted to catch up!
• I was just thinking about you and wanted to say hi.
• How have things been with you lately? I miss hearing from you!
• Just a quick note to share what’s been going on with me and hear about your news!
• I hope this letter brings a smile to your face!

Magánlevél kifejtése és lezárása

• We could meet when you can make it.
• I’ll let you know about…
• Do you think you could….?
• Write back soon.
• Keep in touch.
• Take care and write back soon!
• Looking forward to hearing all your news!
• Let’s catch up soon-it’s been too long!
• Sending you lots of love and good vibes!
• Talk soon-miss you already!

Magánlevél elköszönése

Baráti levelekhez egy közvetlenebb és melegebb stílus illik.

• Yours,
• Love from,
• Best wishes,
• Take care,
• All the best,
• Love,
• Cheers,
• Catch you later,

Az aláírás például így nézhet ki: Take care, Emily.

Ha pedig igazán jó viszonyt ápoltok, a három x is szóba jöhet elköszönésként.

Angol hivatalos email és hagyományos levél

A hagyományos üzleti levél sokkal szabályosabb formát követel meg, mint modern megfelelője. Míg a papír alapú levél esetén elsősorban a fegyelmezettség a követelmény, addig a digitális forma esetén egyre inkább előtérbe kerül a hatékonyság.

Persze meg kell különböztetnünk a baráti és az üzleti email üzenetet. Néhány szabályt érdemes betartani itt is, de jellemzően több a mozgásterünk.

Az email címzettjei

Fontos, hogy jól használd az email címzettjeinek státuszát. A levél címzettje legyen az, akinek a konkrét üzenet szól.

Ha valakinek még értesülnie kell a levelezés tényéről, de nem vesz részt aktívan a beszélgetésben, kerüljön másolatba a címe.

A címzettek között pedig véletlenül se szerepeljen olyan, akinek nincs köze a levelezéshez.

A további címzettek bármikor válaszolhatnak, mert lehet hogy nem értik, miért kapták ezt a levelet, ami egy kommunikációs zűrzavarhoz fog vezetni.

Készülj úgy, hogy az esetleges kérdéseket ugyanarra a levélre válaszolva fogjátok megvitatni a későbbiekben is.

Email tárgysora

Maga a tárgysor jelentősen eltér a hagyományos üzleti levéllel szemben, itt egy mondatban fogalmazzuk meg, mi is vár a címzettre ha megnyitja a levelet.

Legyen egyértelmű és írja körül, miről is fog szólni a levél. A tárgysor jelentősen eltér a hagyományos üzleti levéllel szemben, itt egy mondatban fogalmazzuk meg, mi is vár a címzettre ha megnyitja a levelet.

Ugyanakkor maradjon figyelemfelkeltő is, hiszen a másik fél valószínűleg sok levelet kap, amelyek egy részére nem fog válaszolni.

Használjunk egyértelmű státuszokat:

• Changes to [szolgáltatás, szerződés pontos megnevezése]
• Fix it! [javítandó hiba összefoglalása]
• Reminder: [mire kell emlékeznie a másik félnek]
• Information: [miről kap információt a másik fél]

Az email esetén bejön egy plusz elem a tárgysor. Itt nevezed meg, miről szól értelemszerűen az emailed, amit általában levél esetében az első mondatok egyikében egyébként, amúgy is le szokás írni.

Annyi még a különbség, hogy angol hivatalos email esetén nem szükséges a tárgysorban a kerek egész mondat, elég annyi például a fenti levél minta alapján, hogy: Job Application - Gareth White.

A lényeg az email tárgyásoránál, hogy az üzenet fő mondandóját, célját a lehető legjobban sugallja.

Email címzés és dátum

Az emailben nem kell saját címedet részletesen feltüntetni. Vagy ha ezt meg akarod tenni, akkor is az aláírásba szokás beletenni általában az email végére.

Az email-ben ez a rész lesz egyszerűen a te email címed, amelyet a FROM mező jelöl.

Az angol dátumozásra sem kell itt neked ügyelned, hiszen ezt az email kezelő szoftvered automatikusan elvégzi.

Végül az email címzése is sokkal egyszerűbb a levélhez képest, hiszen csak az email címét kell megadnod annak, akinek küldöd az emailt a TO sorba.

Email megszólítása

Az angol üzleti email felépítése ugyanazt a formát követi, mint egy normál email, mégis jobban kell ügyelni az egyes elemekre.

Azonban az angol hivatalos email esetében is - különösen az első kapcsolatfelvételkor - érdemes követned az angol hivatalos levél által támasztott protokolláris követelményeket.

Angol nyelvű email megszólításakor, az első kapcsolatfelvételkor használd a Dear Gareth megszólítást.

Csak az első emailezések után válts üzleti partnereddel egy könnyedebb, barátságosabb hangvételű megszólításra az angol emailekben, amennyiben látod, hogy nyitott erre.

Ilyen esetekben használhatod a Hello Gareth / Hi Gareth megszólításokat.

Email tartalma

Jusson eszedbe, hogy a másik fél valószínűleg elfoglalt, nincs ideje hosszú eszmefuttatásokat olvasni, ezért a leírtak legyenek lényegre törőek, tömörek, és egyértelműen derüljön ki belőlük, hogy a másik félnek van-e teendője.

A levélnek inkább összefoglaló, összesítő jellege legyen.

Ami közös a papíralapú és az elektronikus hivatalos levelek között, hogy a lényegre kell törekedned és közérthetően kell fogalmaznod.

A kisregényeket hagyd meg a barátaidnak, az ügyintézésnél a hatékonyság a fő szempont.

Ebbe ugyanakkor sok minden belefér: felsorolások, kiemelések, listázások. És persze a mellékletek.

Ha csatolsz valamit, erre mindig hívd fel a másik figyelmét: see attached, attached below stb.

Email elköszönése

Az emailt sokan nem tekintik kellően hivatalosnak, ezért sokszor találkozhatsz a következőkkel:

• Best Regards,
• Kind Regards,
• Kindest Regards,
• Regards,

Ezek mind használatosak az üzleti életben, azonban ezek kevésbé hatnak hivatalosan, mint a Yours sincerely / Yours faithfully elköszönések.

Ha szigorúan hivatalos emailről van szó, akkor mindenképp ez utóbbiakat használd, minden más esetben nyugodtan vegyítheted a fentiekkel.

Az e-mail végén mindig szerepeljen a teljes neved és az elérhetőségeid is.

Ha egy szervezet nevében írsz, annak a nevét is tüntesd fel, a könnyű kommunikáció érdekében pedig beírhatod a telefonszámodat vagy a postai címedet is.

Amennyiben pedig egy hosszabb e-mail-folyamban veszel részt, amiben esetleg többen is érintettek, mindig jelöld pontosan és érthetően, melyik levélre és kinek válaszolsz.

Angol levélírás értékelési szempontjai

A nyelvvizsgán számos pontot szerezhetsz, ha tudod, hogy mire kell odafigyelned. Nem elég a jó fogalmazó képesség, ha nem használsz megfelelő szintű nyelvtant, változatos szavakat, kifejezéseket vagy éppen nem megfelelően használod a szöveg összekötő elemeket.

Nyelvtan

A nyelvtan három szempont alapján kerül pontozásra: skála, szabatosság, pontosság.

Fontos: Az, hogy egy szövegben nincs, vagy nagyon kevés nyelvtani hiba van, nem azt jelenti, hogy automatikusan a legmagasabb pontszámot kapja a megoldó.

Azt is figyelembe kell venni, hogy milyen változatos a nyelvtan használat.

Szóhasználat

A szóhasználat három szempont alapján kerül pontozásra: mennyire változatos a szókincs használata, mennyire pontos és megfelelő az adott szavak használata, valamint a helyesírás alapján.

Fontos: Az, hogy egy szövegben nincs vagy nagyon kevés helyesírási hiba van, az nem azt jelenti, hogy automatikusan a legmagasabb pontszámot kapja a beküldő.

Néhány példa a B2-es szinten elvárható szóhasználatról: „nice” helyett: charming, understanding, delightful, marvelous; „bad” helyett: poor, unsatisfactory, faulty, harmful, awful, shocking, dreadful; „interesting” helyett: fascinating, exciting, entertaining, appealing, engaging; „go” helyett: travel, move, leave, make one’s way.

Gyakori hiba a túlságosan is általános, alap szóhasználat, ahelyett, hogy kifinomultabb szinonimákat használnánk.

Kerüld a szavak és kifejezések ismétlését. A szöveg újbóli átnézése segíthet felismerni és kijavítani ezt a hibát.

Szövegösszekötő elemek

Használjunk összekötő kifejezéseket, mint például az alábbiakat:

• Moving on to the next point…
• Let me now address…
• Turning our attention to…
• In addition to that…
• Furthermore…
• Another important aspect is…
• However…
• On the other hand…
• Nevertheless…
• To sum up…
• In conclusion…
• This brings us to…

Nem kell minden egyes mondatot kötőszavakkal teleltűzdelni. Ott és akkor használjuk őket, ahol és amikor helyük van.

Gyakran látni informális szövegekben, formális kötőszavakat: firstly, secondly, furthermore, nevertheless, as far as my humble opinion is concerned.

A vizsgázótól elvárt, hogy feladat leírása, a stílus, és a műfaj alapján képes legyen kiválasztani a megfelelő kifejezéseket.

Feladat végrehajtása

Itt határozzuk meg, hogy mennyire sikerült megfelelni a feladat elvárásainak, valamint hogy a megadott szempontok mennyire érvényesültek a szövegben.

Fontos: A megfelelő műfajt, stílust, rendeltetést és célközönséget a feladat leírásából kell leszűrni.

Gyakori hiba a nem megfelelő hangnem használata, például sok formális kifejezés használata baráti levelekben.

Ha a beadott szöveg 50%-al hosszabb, vagy rövidebb a meghatározottnál, az 1 pont levonással jár.

Szöveg felépítése

Szövegkoherencia + szövegkohézió + központozás = szöveg felépítés.

Itt értékeljük, hogy a szöveg, hogy van összerakva. Van-e kísérlet arra, hogy a gondolatok össze legyenek kapcsolva, paragrafusok használatával.

Figyeljünk, hogy egy cikknek adjunk címet! Egy bekezdés legalább 2 mondatból áll.

Gyakori hibák az angol levélírásban

Nem megfelelő hangnem

Hivatalos levélben ne használj szlenget, túl közvetlen megszólítást, hétköznapi idiómákat vagy összevont alakokat.

Baráti levélben viszont gyakori hiba a túlzottan formális hangnem, amely távolságtartónak és természetellenesnek hat.

Nem megfelelő elköszönés

Ha a címzett nevét ismered, Yours sincerely, formát használj. Ha nem ismered a nevét, Yours faithfully, a megfelelő választás.

Nem világos cél

A levél első részében derüljön ki, miért írsz, mit szeretnél megtudni, mit szeretnél megerősíteni vagy milyen intézkedést vársz.

Túl hosszú és rendezetlen szöveg

A gondolatokat külön bekezdésekben rendezd, és használj megfelelő átvezetéseket.

A másik fél valószínűleg elfoglalt, nincs ideje hosszú eszmefuttatásokat olvasni, ezért a leírtak legyenek lényegre törőek, tömörek, és egyértelműen derüljön ki belőlük, hogy a másik félnek van-e teendője.

Az indirekt kérdések helytelen szórendje

Az indirekt kérdésekben a második tagmondatban egyenes szórendet használj. Emiatt viszont NEM KELL fordított szórendet használnod az ilyen típusú kérdésekben, hanem egyenes szórenddel kell építened a mondatot.

A melléklet megjelölésének hiánya

Ha csatolsz valamit, erre mindig hívd fel a másik figyelmét: see attached, attached below stb.

tags: #angol #levelezes #megerosites