Az előző részben letisztáztuk, hogy melyek azok a közös pontok, amelyekre érdemes odafigyelni, akár baráti, akár hivatalos levelet írunk angolul. A forma és a felépítés legtöbb esetben azonos mindkét esetben (ezekre itt már nem térek ki, ha átismételnéd ezt, olvasd át itt az első részét ennek a blogsorozatnak), a stílus viszont teljesen más. Első gondolatként fontos leszögezni, hogy egy üzleti levél is íródhat informális (mondhatjuk baráti) stílusban abban az esetben, ha már kialakult egy közvetlenebb kapcsolat a levelezés/partnerség/együttműködés során.
Ez nem azt jelenti, hogy a baráti levelek bratyizós stílusban íródnak, vagy szlenggel lennének teletömködve, hanem egy lazább, kevésbé hivatalos stílus jellemzi, amiben az udvariasság ugyanúgy adott. A közvetlenség azonban a kulcs. Ez át kell jöjjön már a megszólításban, az első mondatban, de ugyanúgy a levél zárásában és az elköszönésben egyaránt. Ha nyelvvizsgára készülsz és feladatként egy baráti/informális levél írását kapod, ott is ezek a „szabályok” lesznek érvényesek.
Ezek a levelek ellenben ugyanúgy valamilyen célzattal íródnak, mint a hivatalos levelek, csak itt a központban nem egy panasztétel, érdeklődés, vagy kapcsolatfelvétel áll, hanem a mesélés, a sztorizás, a segítségkérés vagy a segítség felajánlása és hasonló lazább témák. Ennek a célnak különben ugyanúgy az első bekezdésben benne kell lennie: meg kell fogalmaznunk, hogy miért is írjuk a levelet a címzettnek, és ugyanúgy a végén egy cselekvés felhívással vagy gondolattal zárjuk ezeket a típusú leveleket is.
Megszólítás és nyitó bekezdés - hogyan adjuk meg a hangot
A bevezető bekezdést természetesen sokféleképpen indíthatjuk a levél céljától függően. „Thank you very much for your letter. It was lovely to hear from you.” = Nagyon köszönöm a leveledet! „How have you been recently? Are you doing okay?” = Hogy vagy mostanság? „It’s been a long time since we talked. How is everything with you?” = Már rég nem beszéltünk. „It’s been a while since I’ve heard from you. Where have you been?” = Már egy ideje nem hallottad felőled.
A bevezetés után természetesen nem nagyon vannak sablon mondatok, amikkel dolgozhatunk, mert ez az a rész, ahol mesélünk, kérdezünk, kifejtünk, információt adunk át. Itt arra figyeljünk oda, hogy kössük a gondolatainkat akár kötőszavakkal, akár logikai elemekkel (pl. az összevont alakok használata, rövidítések (pl. az elliptikus mondatok: azaz megengedett a lazább nyelvhasználat és kihagyhatóak a mondatból amúgy kötelező elemek, pl. a mondat alanya, segédige a kérdésben).
A baráti/informális levélben pedig előnyben részesítheted a lazább, köznyelvi nyelvhasználatot: például a phrasal verb-ök és összevont formák használata segít barátságos hangulatot teremteni. Az elköszönés és az aláírás is ugyanolyan fontos része az ilyen leveleknek.
Bevezető formulák és példák
„Dear Mr./Mrs Smith.” - ha tudod a címzett nevét, használhatod. Ha ismeretlennek szánod a levelet, a magyarból is ismert Tisztelt Hölgyem/Uram megoldás megállja a helyét: „Dear Madam or Sir.”
„Yours sincerely” vagy „Yours faithfully” - a megszólítást követő, záró formulák közül a megfelelő választás a címzett személyiséhez igazítva. Az összevont formákat (I’m, don’t, we’re) hivatalos iratokban nem ajánlott használni; helyettük az alapformákat (I am, do not, we are) érdemes alkalmazni.
A baráti levelekben viszont természetesen megengedettek a lazább formák, a szleng és a hétköznapi kifejezések is, amik élőbbé teszik a szöveget. Így például a helyzethez igazítva használhatod az olyan megoldásokat, mint az „I nailed it!” az öröm kifejezésére.
Írási stílus és mondatszerkesztés - mit érdemes követni
A dátum és a címzés is megmarad a formális kereteken belül, de a baráti levélben a dátum lehet, hogy fakultatív. A közvetlen hangnem kötetlenebb nyelvhasználatot tesz lehetővé, és ha például ismered a címzettet, használhatod a keresztnevet a megszólításban (Dear John, …).
Az összefoglalók és a tanácsok ugyanúgy fontosak: meg kell fogalmazni, miért írjuk a levelet, és a végén egy cselekvésre felhívó mondat vagy gondolat zárja a levelet. Például: „I would like to thank you for letter dated the 4th of November.” vagy „I would be grateful if you could inform me about the details.”
Példák gyakorlati kifejezésekkel
Általános formulák: „I would appreciate your advice on my case.”, „I am pleased to offer you Mr. István Kovács for the position.”, „I would like to apply for the post of full-time teacher at your school.”, „I would like to convey my congratulations to your promotion.”, „I am writing to complain about the cleanness of your hotel room.”
Problémamegoldó és közléssel kapcsolatos fordulatok: „Further to your conversation with my assistant, I would like to confirm our meeting on Friday.”, „I look forward to your early reply.”
Gyakori hibák és kerülendő elemek
A baráti levélben bátran használhatod a csillogó angol kifejezéseket és a legegyszerűbb nyelvi megoldásokat, míg a hivatalos levelekben kerüld a hétköznapi kifejezéseket, idiómákat és a szlenget. A fogadó amerikai vagy brit jellegére is figyelni kell, ugyanis ez befolyásolhatja a formális vagy informális tónus kiválasztását.
Tippek a hatékony angol levelezéshez
- A cél és a szükséges információk egyértelmű megfogalmazása a levél elején és végén is.
- A rövidebb, tömöttebb mondatok előnyben részesítése hivatalos kontextusban, hosszabb, részletezőbb megfogalmazás a baráti levelekben.
- A mellékletek feltüntetése szükség esetén.
- Ha szervezet nevében írsz, tüntesd fel a nevet és megadhatod a telefonszámodat vagy postai címedet is a könnyebb kommunikáció érdekében.
Gyakorlati minták összefoglalva
Dear Mr. Smith, - Kedves Mr. I would like to thank you for letter dated the 4th of November. I would be grateful if you could inform me about the details. I hope I can ask your help for further information.
Az ügyintézés útvesztőjében könnyen elveszhetsz, egy jó tanáccsal azonban visszatalálhatsz a helyes útra. I would appreciate your advice on my case. Ajánlhatod magadat, barátaidat vagy akár egy szolgáltatást, terméket is másoknak. I am pleased to offer you Mr. István Kovács for the position.
Téged ért valami öröm, amivel eldicsekednél ismerőseidnek, esetleg valakit felvettetek a céghez. I am very pleased to tell you that your application to our position was successful. I look forward to your early reply.