Hivatalos levélírás: a „Várjuk Önöket” udvarias és szabályos megfogalmazása

A „Várjuk Önöket” fordulat hivatalos levélben akkor használható, ha több címzetthez intézzük a levelet, és udvariasan jelezni szeretnénk, hogy számítunk a megjelenésükre vagy részvételükre. A hivatalos szövegben a nagy kezdőbetűs „Önök” megkülönböztetett tiszteletet fejez ki, de a kis kezdőbetűs írás sem számít helyesírási hibának.

A hivatalos levél legyen udvarias, tárgyilagos, választékos, lényegre törő és áttekinthető. A levél szövegrésze rövid bevezetésből, részletesebb kifejtésből és tömör befejezésből álljon, a levél végén pedig egyértelmű, udvarias elköszönéssel és aláírással zárjuk a közlést.

A hivatalos levél legfontosabb részei

A hivatalos levél első benyomást kelt, ezért a forma és a stílus ugyanolyan fontos, mint a tartalom. A pontos megszólítás, a magázódó, választékos hang és a hibátlan helyesírás azt üzeni: komolyan veszed a címzettet és az ügyet.

Az alábbi felépítés a hagyományos hivatalos levélre és a modern e-mailre egyaránt érvényes - a kettő között főleg a formaiság foka a különbség.

A levél alaki részei

Fejrész és feladó

A cégfelirat (fejléc, feladó) a levél küldőjét tünteti fel. Általában előrenyomott cégjelzéses levélpapírt használunk, amely tartalmazza a cég nevét, postai címét, egyéb elérhetőségét (telefonszám, fax, e-mail cím, weblap), és ha van, akkor a cég logoját is.

Az üzleti levelezésben szerepelhetnek még egyéb hivatalos azonosító adatok is (adószám, számlakezelő bank neve, stb.), ezek célszerűen eloszthatók vagy az elérhetőséggel együtt a lap tetején, vagy a lap alján. Ha nem áll rendelkezésre céges levélpapír, akkor nyomtatottan vagy bélyegzőnyomattal jelöljük a feladót.

Magánember által készített hivatalos levélen nem kell külön feltüntetni a feladót, ebben az esetben a feladó elérhetősége az aláírás alá kerül. A levél fejlécében érdemes a saját elérhetőségeidet is megadni, hiszen a boríték elkallódhat.

Ügykezelési utasítások és azonosító adatok

Az ügyirat kezelésére vonatkozó utasítás kiemelve, a jobb felső sarokba kerülhet. Csak akkor alkalmazzuk, ha a levél az általánostól eltérő ügykezelést igényel, például: Bizalmas, Szigorúan bizalmas, Szolgálati használatra, Titkos, Szigorúan titkos, stb.!

Az iratok kezelését könnyítő egyéb információk: keltezés, iktatószám, hivatkozási szám, ügyintéző neve, postai utasítás, tárgy megjelölése. Az iktatási és hivatkozási adatok tartalmazzák az iktatószámot, esetenként a hivatkozási számot és az ügyintéző megnevezését.

Az iktatási és hivatkozási adatokat a keltezés alá, jobboldali sorkizárással írjuk. Pontos feltüntetésük az ügyintézés és az iratok tárolása szempontjából fontos. Ha valamilyen hivatalos előzményre hivatkozol, akkor mindenképp hivatkozz az iktatószámra, hogy az illetékesek vissza tudják keresni az ügyet.

Keltezés

A keltezés a cégfelirat alatti sorba kerül, jobboldali sorkizárással. Feltüntetése kötelező, jelölése történhet helységnévvel vagy anélkül.

Az időpontra vonatkozó legcélszerűbb forma az arab számmal írt évszámjelölés, utána pont, majd a hónap feltüntetése akár betűkkel írva, akár számmal (pl. március, III., 03) majd a nap jelölése arab számmal. A hónapok, napok számmal történő jelölése esetén a számok végére pontot kell tenni.

A keltezés helyes alakja például: Budapest, 2024. május 3. Az évszám és a nap után is pont, a hónap pedig kisbetűs.

Postai utasítás és tárgy

A levélen szerepelhet postai utasítás is (Ajánlott! Elsőbbségi!), ezt - sorkihagyással - a cím alatt, a bal margótól kezdve kell feltüntetni.

A tárgymegjelölés olyan címszerű közlés, szó vagy szókapcsolat, amely a tartalomra utal (például: Megrendelés, Árajánlat kérése, stb.). A tárgy szerepelhet az iktatási és hivatkozási adatok alatt, de kerülhet a címzés alá is.

A tárgyat nagy kezdőbetűvel írjuk, és a végére nem kell pontot tenni. E-mailben a Tárgy mezőt se hagyjuk üresen, röviden foglaljuk össze üzenetünk témáját.

Címzés

A címzést a keltezéssel egy sorban, a bal margónál kezdjük úgy, hogy a keltezés előtt legalább 5 betűhelynek üresnek kell maradnia. A pontos adatokat mindig alaposan ellenőrizd!

Az intézménynevet és a címzett nevét nagy kezdőbetűvel, a kötőszavakat, a címzett beosztását, az intézményen belüli kisebb egységek megnevezését kis kezdőbetűvel írjuk. A címzett postacímében a helység nevét célszerű aláhúzással kiemelni.

Ha a cég neve alá írjuk a címzett nevét, akkor a levél a cégnek szól, és a címzetthez postabontás és iktatás után jut el. Ha előbb írjuk a személy nevét és alá a céget, akkor a levelet a címzett bontja fel, és hivatalos levél esetén ő adja ki az iktatónak ügyintézésre.

A hivatalos levél szövege

Bevezetés, kifejtés, befejezés

A levél szövegrésze 3 szerkezeti egységre tagolódjon! A bevezetés legyen rövid (20-25 %), utaljon levelünk céljára és az előzményre (ha van ilyen)!

A kifejtés (60-70 %) részben mondanivalónkat fogalmazzuk meg röviden és érthetően. Minden lényeges dologra térjünk ki, és a legfontosabb információkat emeljük is ki.

A befejezés (10-15 %) a levél tartalmának rövid összefoglalását tartalmazza és utalhat a következő lépésre (például: Várjuk mielőbbi válaszát! Igény esetén a továbbiakban is készséggel állunk rendelkezésükre!).

A tartalomnak személytelennek, tárgyilagosnak, lényegre törőnek és érzelemmentesnek kell lennie. Egy rövid levelet is érdemes a megszokott módon tagolni, azaz legyen bevezetés, tárgyalás és befejezés.

A bevezetésben érdemes ismertetni a levél célját, a tárgyalásban ezt bővebben - de nem túl hosszan - ki kell fejteni, majd a lezárásban meg lehet köszönni az esetleges közbenjárást, a levél témájától függően.

A „Várjuk Önöket” használata

A „Várjuk Önöket” mondat a levél befejezésében vagy a kifejtés lezárásában állhat. Akkor természetes, ha több címzettet szólítunk meg, például egy rendezvény, megbeszélés, tájékoztató vagy találkozó kapcsán.

A hivatalos levélben az „Önök” forma megkülönböztetett tiszteletet fejez ki. A nagybetűs írásmód fokozott tisztelet érzékeltetésére szolgál.

A személyes névmások alapvető írásmódja mindig kisbetűs: én, te, nekem, vele. Leggyakrabban a második személyű személyes névmásokat (te/Te, veled/Veled, ön/Ön) írjuk nagybetűvel a levelekben.

Hangsúlyozzuk azonban, hogy a kis kezdőbetűs írás nem számít nyelvi értelemben vett hibának. Ha egy hivatalos levélben kis kezdőbetűvel írjuk az ön szót, nem követünk el helyesírási hibát. Előfordul azonban, hogy a címzett udvariatlannak fog tartani bennünket.

A helyesírási szabályzat is csak a megszólított személyére vonatkozó névmásokat íratja nagy kezdőbetűvel, s azt sem kötelező érvényűen, csupán mint lehetséges opciót tünteti fel.

Megszólítás hivatalos levélben

A megszólítás történhet Tisztelt vagy Kedves jelzővel, néven vagy rangon (írásbeli megszólításnál a halmozás tilos!). A megszólítás nélküli levél udvariatlan, a megszólítás lehetőleg legyen személyes jellegű!

A megszólítást kettős soremeléssel a cím alá, baloldalra írjuk, minden szavát nagybetűvel kezdjük, kivéve a mellékneveket és kötőszavakat (például: Tisztelt Osztályvezető Asszony! Mélyen tisztelt Hölgyeim és Uraim!).

A megszólítás végére tehetünk felkiáltójelet, ekkor a szöveget nagybetűvel kezdjük. Ha a megszólítást vesszővel választjuk el az üzenettől, akkor az üzenetet a következő sor elején, kisbetűvel folytatjuk.

A hivatalos levélben a megszólítást felkiáltójel zárja, a szavakat udvariasságból nagy kezdőbetűvel írjuk, és a levél törzse alatta új sorban, nagybetűvel indul.

A címzett nevének vagy beosztásának használata

Ha ismerjük a címzett nevét vagy beosztását, használhatjuk azt a következőképpen: Tisztelt Juhász Úr! Tisztelt Szabó Tanárnő! Tisztelt Főosztályvezető Asszony!

Akkor van a legkönnyebb dolgod, ha tudod, kinek írsz, például: „Tisztelt Szabó Úr!” vagy „Tisztelt Pálkovics Tanárnő!” - a keresztnevet nem szokás hozzátenni.

Ha csak a titulust ismered, akkor a „Tisztelt Tanárnő!” vagy a „Tisztelt Osztályvezető Asszony!” a megfelelő megszólítás. Ebben az esetben is nagyon figyelj arra, hogy a pontos megnevezést használd.

Ne használjuk a Tisztelt+keresztnév megszólítást, például: Tisztelt János! A teljes néven való megszólítás (Tisztelt Vágási Ferenc!) gépies, de nem túl udvarias.

Ismeretlen címzett megszólítása

Ha nem tudjuk, hogy levelünket férfi vagy nő fogja-e olvasni (például egy ügyfélszolgálatra küldünk üzenetet), legjobb választás a Tisztelt Hölgyem/Uram! vagy Tisztelt Asszonyom/Uram! formula.

Ha nem tudod pontosan, hogy kit kell megszólítanod, akkor ezeket az általános formulákat használd: „Tisztelt Hölgyem/Uram!” vagy „Tisztelt Ügyintéző!”.

Kerüljük a Tisztelt Cím! forma használatát! A „Tisztelt Címzett!” kerülendő, mert modoros.

Asszony, kisasszony, hölgy, úrhölgy és úrnő

Nagyobb fejtörést okoz a megszólítás, ha a levél címzettje nő. Mivel nem mindig derül ki a vezetéknévből, ha egy nő férjezett, sokak attól félnek, megsértődik az illető, ha hajadonként leasszonyozzák - vagy fordítva.

A nők általános és semleges megszólítására alkalmazzuk az asszony vagy hölgy kifejezést. A kisasszonyt sokan régimódinak érzik, ritkán használatos.

Az úrhölgy és úrnő alakok leggyakrabban címzésben fordulnak elő, használatuk erőltetett és modoros.

A „Kedves” megszólítás

A Kedves… bevezetést leggyakrabban akkor használjuk, ha olyan személynek írunk, akivel közvetlenebb kapcsolatban vagyunk: szülők, barátok, ismerősök - velük általában tegeződünk is: Kedves Anyu és Apu! Kedves Ádám! Kedves Barátaim!

Nagy körültekintéssel akkor is használható, ha nem tegeződünk ugyan, de a hivatalosnál szorosabb kapcsolat, régóta fennálló ismeretség köt össze a címzettel: Kedves Tanárnő! Kedves Képviselő Úr!

Indokolatlan használata udvariatlan, bizalmaskodó lehet. A „Kedves X. Y.!” megszólítást hivatalos levélben nem illik használni, mert túl személyes hangvételű.

Kötetlenebb, angolos e-mail-stílusban a megszólítás után vessző is állhat, és a szöveg kisbetűvel folytatódik (Kedves Anna,) - ez azonban kevésbé hivatalos, mint a felkiáltójeles forma.

A doktori cím írása

Mondatkezdő helyzetben a Dr.-t nagy kezdőbetűvel, míg mondaton belül kis kezdőbetűvel írjuk. Ha alanyunk doktori címet visel, mondatkezdő helyzetben nagy betűvel írjuk, míg mondaton belül kis betűvel kezdjük a dr.-t.

Magázás és hivatalos stílus

Aranyszabály, hogy minden hivatalos levélben magázódunk, még akkor is, ha jól ismerjük a levél címzettjét. A hivatalos levél magázódó, választékos, mégis tömör.

„Kérem, szíveskedjék…”, „Szeretném kérni a szíves tájékoztatásukat…” - ne tegezz, és kerüld a bizalmas fordulatokat (légyszi, oké).

A hivatalos levelezésben az Ön megszólítási forma megkülönböztetett tiszteletet fejez ki, ezért nagybetűvel írjuk.

Tömör és tárgyilagos fogalmazás

Az első és talán legfontosabb szabály, hogy egy hivatalos levél mindig legyen udvarias. Ezt azt jelenti, hogy kérésedet, mondanivalódat ne nyersen, de ne is barokkos körmondatokban, hanem tényközlő, lényegre törő módon fogalmazd meg, nem rabolva az olvasó idejét.

Emellett mindig figyelj oda a választékos, szabatos fogalmazásra. A levél tartalmilag és formailag is feleljen meg az elvárásoknak - szerencsére ennek kötött szabályai vannak, így nehéz mellényúlni.

A tartalmi egység, a precizitás, az átgondolt stilisztika és természetesen a helyesírás, nyelvtanilag helyes megfogalmazás szintén alapkritériumok.

Egy bekezdés = egy gondolat. A címzett gyorsan akarja érteni, mit kérsz vagy mit közölsz - a lényeget tedd az elejére, a részleteket alá.

Kerüld a beszélt nyelvet és a szlenget

Kerüld a hétköznapi beszélt nyelvet! Napjainkban nagyon sokat kommunikálunk írásban olyan módon, mintha beszélgetnénk, például chaten, e-mailben és különböző appokon keresztül.

Hozzászoktunk, hogy írásban is alkalmazunk szlengszavakat, beszélt nyelvi kifejezéseket, ezért egy hivatalos levélnél fokozottan oda kell figyelni a szabatos, választékos megfogalmazásra.

A rövidítéseket (stb., ill.) is inkább írd ki.

A szenvedő szerkezet kerülése

A hivatalos szövegben gyakori a meg lett oldva, csatolva lett küldve forma - ez német mintát követ. Magyarosabb és határozottabb a cselekvő alak: megoldottuk, mellékelten megküldöm.

Elköszönés és zárórész

Az elköszönés egy-két üdvözlő búcsúzó szóból áll, ez mindig legyen udvarias, pozitív kisugárzású (például: Üdvözlettel, Tisztelettel, Köszönettel, vagy További munkájához sok sikert kívánok! Várjuk mielőbbi visszajelzésüket! Közreműködését előre is köszönöm!)

Hivatalos levelünk legyen áttekinthető és lényegre törő. A levél végén a Tisztelettel: vagy Üdvözlettel: kifejezés után teljes nevünket írjuk ki.

Vannak olyan formulák, amelyek bármely levél végére beilleszthetők, például a „Várom mielőbbi válaszát. Tisztelettel: X. Y.” vagy az „Előre is köszönöm válaszát. Tisztelettel: X. Y”.

Aláírás

Az elköszönést követi az aláírás, a levél bal oldalán gépelten és kézírással. A levél utolsó sora után kihagyunk néhány sort, odagépeljük az aláíró nevét, alatta kisbetűvel a beosztását, majd fölötte, kézírással hitelesítjük a levelet.

Többes aláírásnál kerülhetnek aláírások középre vagy a jobboldalra is. Elköszönéskor minden esetben írd ki a teljes nevedet.

A levél végén a Tisztelettel: vagy Üdvözlettel: kifejezés után teljes nevünket írjuk ki. Például: dr. Orosz Tamás.

Mellékletek

A mellékletek felsorolása (ha szükséges) - sorkihagyással - az aláírás alatt kerül feltüntetésre. Jelöli a levélhez csatolt iratok megnevezését, de szerepelhet benne az is, hogy a címzetten kívül még kik kapják a levelet.

Ha csatolsz mellékletet, akkor a levél alján ezt fel kell tüntetni, a mellékletek megnevezésével és az oldalak számával együtt.

A személyes névmások nagybetűs írása

A személyes névmások írásmódjával kapcsolatban több tévhit él az írásgyakorlatban: vannak, akik minden személyes névmást nagy kezdőbetűvel írnak, mások mindent következetesen kisbetűvel, és zavaró nyelvi jelenségnek tartják a névmások nagybetűs írásmódját.

Először is szögezzük le, hogy a személyes névmások alapvető írásmódja mindig kisbetűs: én, te, nekem, vele. Nemegyszer előfordul mégis - főként fórumhozzászólásokban -, hogy a személyes névmások nagy kezdőbetűvel szerepelnek, s nem csupán a második személyűek, hanem a harmadik és - horribile dictu! - az első személyűek: odaadtam Neki a könyvet; az Én házam stb.

Leggyakrabban a második személyű személyes névmásokat (te/Te, veled/Veled, ön/Ön) írjuk nagy kezdőbetűvel a levelekben. A nagybetűs írásmód fokozott tisztelet érzékeltetésére szolgál.

A személyes névmások nagy kezdőbetűvel írását az írásgyakorlat, a levelezési etikett hosszú időre visszanyúló hagyománya alakította ki.

Sokan azonban a többi névmást is nagybetűvel írják, mondván, egy harmadik személynek is megadható a tisztelet, vagy éppenséggel saját maguknak is. Az Én nagybetűvel írása azonban nem vet túl jó fényt írójára: egocentrikus, fontoskodó ember benyomását kelti.

Ami a harmadik személyű személyes névmások nagybetűs írásmódját jelenti: nem helytelen ugyan, de a legtöbbször fölösleges, és némileg modoros is.

A hivatalos levél és az e-mail különbségei

Az írásbeli kommunikáció felgyorsult, napi szinten írunk e-maileket, váltunk gyors üzeneteket, de hivatalos levéllel ritkábban van dolgunk. Ha mégis olyan helyzetbe kerülünk, hogy hivatalos iratot kell fogalmaznunk, néhány szempontot szem előtt kell tartanunk.

Természetesen most is vannak olyan hivatalos ügyek, amelyeket hagyományos módon, papíralapon kell intézni. Mégis elterjedtebb, hogy online formában, például csatolmányként kérnek tőled hivatalos levélmellékletet.

Vannak olyan felületek, ahol megadott minta segít a levél megírásában, ezt mindig érdemes megnézni, hiszen nagy segítség lehet. Ügyintézés közben találkozhatsz olyan esettel is - például hibabejelentéskor -, hogy egy formanyomtatványba kell beillesztened a megfelelő adatokat.

E-mailben a tárgy mezőt se hagyjuk üresen, röviden foglaljuk össze üzenetünk témáját. Az e-mail kötőjeles (e-mailben, e-mail-cím), nem email.

Hasznos hivatalos fordulatok

Mielőtt belevágsz a levélírásba, gondolatban szedd össze, hogy mit szeretnél közölni. Ha ezt pontokba szedve felírod egy papírra, máris megvan a szöveged vázlata - ezután nincs más dolgod, mint hivatalos formába átültetni.

Jó néhány olyan szófordulat van, amelyet felhasználhatsz egy hivatalos levélhez, így nem is kell gondolkodnod azon, hogy mit írj. Kezdhetsz például ezzel: „Ezen levelemmel…” vagy „Ezúton értesítem/kérem, hogy…”, esetleg „Azzal a kéréssel fordulok Önhöz…” stb.

Hasonló paneleket használhatsz az elköszönéskor is: „Segítségét előre is megköszönve, tisztelettel: X. Y.” vagy „Válaszát előre is köszönöm, tisztelettel: X. Y.”.

• „Ezúton értesítem, hogy…”
• „Ezúton kérem, hogy…”
• „Azzal a kéréssel fordulok Önhöz, hogy…”
• „Szeretném kérni a szíves tájékoztatásukat…”
• „Kérem, szíveskedjék…”
• „Kérem, szíveskedjenek átnézni…”
• „Segítségét előre is megköszönve, tisztelettel…”
• „Válaszát előre is köszönöm, tisztelettel…”
• „Várjuk mielőbbi válaszát!”
• „Várjuk mielőbbi visszajelzésüket!”
• „Igény esetén a továbbiakban is készséggel állunk rendelkezésükre!”

Hivatalos levél minta a „Várjuk Önöket” fordulattal

Tárgy: Tájékoztató megbeszélés

Tisztelt Hölgyem/Uram!

Ezúton tájékoztatjuk Önöket, hogy a megbeszélésre a korábban egyeztetett időpontban kerül sor.

Kérjük, hogy részvételüket előzetesen erősítsék meg, és amennyiben szükséges, jelezzék az egyeztetéshez kapcsolódó kérdéseiket.

Várjuk Önöket, és várjuk mielőbbi visszajelzésüket!

Tisztelettel,

Név
beosztás

Ellenőrzés küldés előtt

A kész levelet többször át kell olvasnod, hiszen mindig maradhatnak benne hibák. Ha tartasz attól, hogy valami felett átsiklasz, akkor kérj segítséget: egy friss szem olyasmit is észrevehet, ami a te figyelmedet elkerülte.

Ügyelj a mondatok felépítésére, a ragozásra, az igeidőkre. Ne feledd, hogy végig magázódnod kell!

Nézesd át olyannal, aki kompetens! Ha sok múlik a levélen, akkor nem biztos, hogy elég a „friss szem”. Ebben az esetben olyasvalakit kérj meg az átolvasásra, aki jó helyesíró, esetleg még a levél témájában is jártas, így nagy eséllyel nem marad hiba a szövegben.

Küldés előtt olvasd át, vagy futtasd le a szövegellenőrzőn - egy elgépelés is ronthatja a benyomást.

A hivatalos levélre mindig választ várunk. Ezt az elköszönéskor akár nyomatékosíthatod is, sőt azt is megfogalmazhatod, hogy pozitív és negatív eredmény esetén egyaránt számítasz a visszajelzésre.

Ne hagyd az utolsó pillanatra a levél megírását, hogy legyen időd végigmenni a listán!

tags: #varjuk #onoket #leveliras